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時間管理のコツを学んで時間当たりの生産性を上げよう!

日々、お仕事に追われていませんか?
業種や業態に限らず、毎日を忙しく過ごしたり残業に疲れている方は多いものです。
忙しさにまみれていると、なかなか日々の振り返りやスキルアップをする気も起きませんよね。

でもこれが、ちょっとした時間管理のコツで改善できるとしたらどうでしょう?
毎日に余裕を持って、前向きになれる時間が増えるかもしれません。

今回は、日々のビジネスライフに余裕を持てる「デキるビジネスマンの基本」として
時間管理のコツをお伝えします。

時間管理(タイムマネジメント)とは

時間管理(タイムマネジメント)とは、日々の業務時間をしっかり管理して
「やるべきこと」と「やりたいこと」を両方行うための基礎知識です。

これがおろそかになっていると無駄な残業が増えてしまうばかりか、
その残業が「無駄なものかどうか」すら判断が付かない事態に陥ってしまいます。
そういった状態では仕事のパフォーマンスはなかなか上げられず、いつまで経っても悪循環から抜けられません。

時間管理はそもそも業務改善や生産性向上といった目的で行われますが、
それらに必要な「現状の課題を可視化する」「PDCAに則って日々を改善を繰り返す」といった行為も、時間管理なしには行えません。

時間管理とスケジュール管理は違う

ここで注意していただきたいのは、時間管理とスケジュール管理は異なるということです。

スケジュール管理は「やるべきこと」と「期限」を把握して抜け・漏れなく実施するための管理手法です。
業務の締め切り期限やお客様との約束を忘れないよう管理するのに必要なことではありますが、
着手日から締切日までの期間が適切かどうかを振り返ることは少ないものです。

これに対して時間管理は、使った時間が適切かどうかを振り返ることが前提です。
やることから逆算して計画を立て、計画に従ってやることを実施します。
スケジュール管理よりも能動的に、改善することを前提に仕組みを作るのが特徴です。

最適な時間管理のために、まずは「タスク管理」をマスターしよう!

時間管理は、アクション1つ1つにあたりどれほどの時間がかかっているかを図ることが必要です。

例えば、「お客様に提案書を提出する」というスケジュールがあったとしても
期限に間に合ったかどうかは分かるものの、何に時間がかかったのかの振り返りはできません。

しっかりと振り返りを行うために、スケジュールを作業手順ごとに細分化し「タスク」とします。
例えば先ほどの「お客様に提案書を提出する」という業務を細分化してみると・・・

【お客様に提案書を提出するために・・・】
1.提案内容を決めるために、お客様の要望と自社が提供できるサービスを整理する
2.お客様の要望を書き出す
3.自社が提案できるサービスを書き出す
4.自社サービスを使った場合の費用対効果を算出する
5.お客様の要望、自社サービス、費用対効果をまとめた表を作成する
6.競合他社の調査を行う
7.競合他社との比較表を作成する
8.パワーポイントを作成する
9.パワーポイントを先輩にチェックしてもらう
10.パワーポイントをPDFにして、お客様にメールする

こんな風になりました。
「お客様に提案書を作成する」というたった1つの予定でも、
作業として行うことは10項目もあったことが分かりました。
ここまで細分化したうえで、それぞれの作業にどれくらいの時間がかかっているかを確認していきましょう。

もし、「2.お客様の要望を書き出す」ことに時間がかかっているのあれば
お客様との打合せで聞くべきことが聞けていないのかもしれません。
もし、「9.パワーポイントを先輩にチェックしてもらう」ことに時間がかかっているのであれば
先輩がどんな提案書を作っているのかを普段あまり見れていないのかもしれません。

このように、業務を細分化しておく習慣をつけていれば振り返りがやりやすくなるだけでなく、
作業ごとの優先順位を決めることができるので、知らず知らずのうちに複数業務を並行して行う
マルチタスクが実現するようになります。

まずは、「時間を図る」ことに慣れよう!

とはいえ、自分の作業時間を図るというのも最初は面倒くさいものです。
まずは時間を図ることになれるために、簡単に管理ができるクラウドツールを使いましょう。

簡単に時間を図り、管理をするには「toggl」というツールがおすすめです。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

togglはボタンひとつで簡単にスタート・ストップができるうえに
計測するだけで時間が集計されて、振り返りが簡単にできるのが特徴です。

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1日あたり/週あたりの合計時間が分かるだけでなく、プロジェクト単位でどれくらい時間を使っているかもわかります。
例えば営業マンであれば商談や資料作成など、本来時間をかけたい仕事とすぐ終わるべき仕事を比較するなども可能です。

Togglを使うのポイントは、厳密になりすぎないことです。
あまり厳密に測りすぎると、時間を図ることにばかり注力してしまいます。
とりあえずざっくりと初めてみて、振り返りのための情報だと割り切って実施していきましょう。

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