賃貸管理業務は入力や確認の必要な情報が多く、入力ミスや入金・送金処理が滞る、操作の不便さによるストレス、あなたも経験ありませんか。
管理物件が増えると、エクセルなどの限られたソフトやツールでの作業には限界があります。
賃貸管理ソフトを導入し、賃貸管理における膨大なデータを一元管理し、業務の効率化を図りませんか？
本記事では、数多くある賃貸管理ソフトの選び方を、メリット・デメリットを踏まえたうえで、詳しく解説します。
目次
賃貸管理ソフトとは
賃貸管理ソフトとは、入居者管理から家賃管理、退去までのあらゆる情報を一元管理することで、業務を効率化できるシステムです。
賃貸管理は、オーナー様の所有する物件を管理する業務であり、家賃や物件形態によっては膨大な情報を入力しなければいけません。
そのため、エクセルなどの表計算ソフトでは、大量かつ複数の処理に耐えきれないことや保存できるデータ量に限界があるため、入力ミスや記入漏れが発生することも珍しくはありません。
しかし、賃貸管理ソフトでは、入力したデータがすぐにサーバーへ反映されるため、表計算ソフトのようにデータを保存して他社へ送る必要がなく、業務の効率化を図れます。
また、賃貸管理ソフトの動作環境には、オンプレミスとクラウドの２種類があります。
賃貸管理ソフトの機能について
エクセルでのミスを防ぎ、業務の効率化するには賃貸管理ソフトの活用がおすすめです。
では、管理ソフトにはどのような機能があるのでしょうか。賃貸管理ソフトを導入することで使用できる基本機能の一例を、以下に紹介します。
◇契約者管理
必要情報を入力するだけで、契約書や重要説明事項書類等を作成することが可能になります。
◇契約更新業務
更新精算書・更新通知書・更新契約書を自動で作成でき、確実かつ迅速に更新を行うことができます。
◇物件情報管理
修繕・クレーム・点検などの対応履歴や見積書、写真をクラウドに保存できるため、迅速かつ確実な対応、収益の可視化にも繋がります。
◇解約精算管理
解約案内や解約合意書、解約精算書、退去清算書などの解約時に必要な書類を作成します。
◇各種契約書作成
入居計算書や紛争防止条例に基づく説明書、取引台帳といった賃貸借契約書に必要な書類を自動で作成してくれます。
賃貸管理ソフトを導入する3つのメリット
１ 業務の効率化
月末月初は管理物件の家賃入金、自社の経費精算などの業務が集中します。また、管理物件が増加すると、それに伴い情報量も増加するため、エクセルなどの表計算ソフトでは、入力ミスが生じやすくなります。
賃貸管理ソフトなら、契約書を自動で作成し、管理物件や入金情報を一元管理できるため、入力ミスを大幅に減らし、入出金事務などの業務を効率化することができます。
2 リスク対策ができる
賃貸管理ソフトでは、サーバー上にソフトウェアが存在するため、データの改ざんや盗難を防ぎ、データを安全に保管できます。
しかし、エクセルなどの表計算ソフトで管理物件の膨大な情報を管理していると、誤って関数や計算式を削除するなど、業務が滞ってしまう可能性があります。
また、エクセルは誰でも簡単にデータの改ざんや削除が行え、訂正する際においても、大量のデータとなると確認は難しく、信憑性のかけるデータとなってしまう場合もあります。
賃貸管理業務は入居者の個人情報などの重要なデータを取り扱うため、予期せぬ事態に対応できるリスク対策が求められているのです。
3 契約獲得率の上昇が図れる
賃貸管理ソフトの導入は、契約獲得率の上昇もメリットの1つです。管理物件の契約を増やすには、多くのポータルサイトで掲載され、必要があります。
多くの賃貸管理ソフトは、物件掲載のポータルサイトの仕様に対応しており、出稿連携をしています。
よって、賃貸管理ソフトを導入することで、簡単な登録手続きだけで、最新の物件情報を掲載することができます。
また、LPO・SEO対策などのサービスを提供している運営会社を導入すれば、ホームページの検索順位を上げることが可能になります。
このように上手く賃貸管理ソフトを活用することで、問い合わせを増やすことにつながり、契約獲得率の上昇にもつながります。
賃貸管理ソフトで注意すべき点
賃貸管理システムには多くのメリットがある一方で、注意すべき点もわずかながらあります。
例えば、一時的ではありますが、これまでエクセルや紙でデータを管理していた場合、業務効率が低下する可能性があります。
ここに何を入力し、知りたい情報はどこをクリックすればよいのか、こういった細かい作業に慣れず、最初は時間がかかってしまいますが、担当者がこのシステムに慣れるとこのデメリットはなくなるでしょう。
賃貸管理ソフトの選び方
ここまで賃貸管理ソフトの機能やメリット、デメリットを紹介してきました。
しかし、どのような賃貸管理ソフトでも業務の効率化を図れるわけではありません。では、どのようにして自社に合った賃貸管理システムを選べばよいのでしょうか。
賃貸管理ソフトの選ぶポイントは、以下の3つです。
１ 必要な機能の有無
2 自社に応じたコストで選ぶ
3 導入後のサポート体制
必要な機能の有無
賃貸管理ソフトを選ぶ際は、自社が求める必要機能が備わっているかチェックする必要があります。
まずは、自社が賃貸管理システムで実施したい業務をピックアップし、使用する目的を明確にしましょう。
自社に応じたコストで選ぶ
賃貸管理ソフトを導入する上で、費用がかかることは避けられません。長期的に利用することでかかるコストを、知っておくことが重要になります。
賃貸管理ソフトには、オンプレミスとクラウドの提供形態があります。一般的には、オンプレミス版は初期費用は高いですが、長期的なコストは抑えられ、クラウド版は、初期費用は安く抑えられますが、長期的にみると高くなる傾向が見られます。
導入後のサポート体制
賃貸管理ソフトを導入する上で、重要なのは導入後のサポート体制です。
不動産業界は、他業界に比べ、法改正の影響を受けやすいため、法律や税率の改正に応じた迅速なアップデートを必要とします。
導入後のサポート体制が整っているかの判断基準は、賃貸管理ソフトの公式ホームページの新着情報をチェックしましょう。一年ほど更新されていない場合は、サポート体制が不十分であるといえます。
法改正への対応が素早く、定期的に機能追加がされていればサポート体制は十分だといえるでしょう。
まとめ
賃貸管理ソフトは、管理物件におけるデータを一元管理できるシステムです。データを一元化することで、業務を効率化させ、データの紛失や盗難を防ぐリスク対策にも役立ちます。提供形態にはオンプレミスとクラウドがあり、クラウドタイプでは、サーバー運用が不要で災害・復旧にも強いため、人気が高まっています。
システムを導入する際は、「必要な機能の有無」「自社に応じたコスト」「導入後のサポート体制」を参考に、ぜひ御社に適した賃貸管理ソフトを選んでみてはいかがでしょうか。
