業務改善をする際に、営業の業務改善に目が向きがちですが、実は、バックオフィスも多くの課題を抱えています。
バックオフィスの課題に目を向け業務改善することで、企業全体の業務効率は大幅に向上していきます。
では、現場ではどのようなことが起きているのでしょうか？
実例をもとに見ていきましょう。
入金予定の管理を効率化
課題：入金予定を営業マンが把握していて、経理で把握できていない。
そのため、遅れていても担当者に確認することもできない。
入金予定の件数が多く、管理が煩雑になっていて入力をするだけで精一杯になっていて明日入金があるのかも正直分かっていない。
今後の入金予定が把握できないので、支払との調整が大変。何か良い方法ないかな？
回答：入金予定の管理でのポイントは入金予定を漏れなく把握する事と入金が遅れている場合に、すぐに分かる状態にすることです。
アイピアを導入することで、入金予定を漏れなく把握して、入金が遅れている案件を把握できます。
入金予定がアイピアで管理されるので、いついくら入金が入る予定なのかが一目で把握できるようになりので、経営が安定してきます。
請求書の突合せ業務を効率化
課題：業者さんから請求書が届いたら、まずは営業に内容の確認をしてもらって、その後に経理で入力をするのですが、内容に不備があるとまた営業に確認をしてからでないと入力ができない。
経理と営業のやり取りを何往復も行き来するので、手間と時間がかかる。
また、入力をした後に漏れやミスが無いかをダブルチェックをしているので、毎月、請求書の突合せに多くの時間を費やしている。
回答：そのお悩みアイピアで解決しませんか？
請求書の突合せを業務を効率化するポイントは大きく２つあります。
ポイント１
発注時に当社指定の請求書を一緒に送ることです。
請求書を当社指定にすることで、発注金額と請求金額の差異が起こらなくなります。
今まで、請求書が届いたら営業が請求金額が発注書通りに戻ってきたかを確認してから経理が入力していた流れを、当社指定の請求書で戻ってきた請求書を、経理で先に請求書入力をしてから、差異がある請求書のみ営業に確認をしてもらう流れに変えることです。
この流れにすることで、経理は営業のチェックを待つことなく、入力をしていくことができ、営業も発注書と請求書の突合せの数が減ります。
ポイント２
アイピアで発注書を作成することで、請求書の入力時間が激減します。
業者を選択するだけで、その業者に発注をしていて請求書が届いていないリストが表示するので、選択して登録するだけで突合せが完了します。
勤怠管理を自動化
課題：毎月のシフトの管理と勤怠管理の事務業務を軽減したい。
毎月営業に次月の予定を入力してもらって、集計をしているが、出勤表にするために転記をしている。
簡単な作業だが、時間はかなり取られている。
予定の変更や追加があった際も分からないのも困っている。何か良い方法はないかな？
回答：そのお悩みアイピアで解決できます。
アイピアでは勤怠管理も行う事ができます。
アイピアはクラウドシステムなので、各社員がアイピアに予定を入力することで、自動で集計しますので、転記を必要もありません。
パソコンからはもちろんのこと、スマホやタブレットと様々な端末から出勤・他社の登録ができます。
タイムカードを廃止することができ、手作業だった集計がシステム上で自動を行るようになります。
また、予定の変更や追加があった場合でも営業マンは外出先からスマホで予定を入力することができます。
入力した情報はリアルタイムに全社員に共有をされるので、予定が被るといった問題も起こりにくくなります
アイピアは、顧客管理・案件管理・営業管理・原価管理・タスク管理・書類共有・経営分析など、業務管理ができるクラウドERPです。
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