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必見!タスク管理のコツと有効な活用術~無料から始められるタスクツール3選もご紹介~

タスク管理は、ビジネスマンが仕事をする際に欠かせない重要なスキルです。
会社やチームによってさまざまな考え方や手法がありますが、やり方を間違えたり雑に管理していたりすると、業務を進める上で支障が出たり、仕事を効率的に回すことが出来なくなります。

現状のタスク管理の方法を見直し、より効率的な方法を探ってみてはいかがでしょうか?
本記事では、タスク管理の重要性と活用術、また実際に使えるツールについてもいくつかご紹介いたします。

タスク管理とは?

タスクは元々2つの意味があり、ビジネスシーンでは2番目の意味でよく使います。
① 「コンピュータで行う作業の1つの単位」
② 「一定の期間内に成すべき仕事、課題、職務」
つまりタスクとは業務上で自分のやるべき業務や仕事のことを言い、タスク管理とはどのタスクを誰がやるかを決めて、いつまでに実行するかを管理することを指します。

また、それらタスクの複合を「プロジェクト」と呼びます。複数プロジェクトが並行すると多くのメンバーが関わることになるため、タスク管理は自分自身のものではなく、複数人を交えて進捗状況を把握しておく必要が出てきます。

タスク管理の重要性

タスク管理を徹底して行うことで、目標を明確にし、情報を一元化することで効率よく業務を回せるようになります。
また、優先順位をつけて順序立てて取り組むことで、業務漏れや無駄を省けるというメリットもあります。タスクの達成によって、チームや社員のモチベーションを高める効果もあります。
さらに管理ツールを活用すれば、上司や同僚が案件の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになります。

タスクの作り方を具体的に紹介

タスク管理をこれから始めたい方も、今の方法を変えたいという方も、まずは今あるタスクをいったん大まかな形でまず洗い出し、さらに細分化して書き出す、という作業をやってみましょう。
例えばブログを書く、という仕事であれば、「題材を探す」「下書きをする」「清書する」「画像を探す」「加工する」「キーワードを設定する」・・・といったように細かくしていきます。
タスクを書きだす際は、以下のことに注意してみてください。

● できるだけ細分化する
●やるべきことが具体的にわかるように
●「完了」の条件をしっかり決めておく
●担当者と期限を明確に

次に、その細分化されたタスクを進めるために必要な条件をピックアップしましょう。
●所要時間
●優先度
●工期・納期
●担当者
●業務の重さ・量
●進捗状況(フェーズ)
●共有の有無
●承認の有無

などです。

ここまで完成したらあとは管理するためのツールを選定するだけです。
これらの情報は、適正な管理ツールを選ぶための指標にもなります。
例えば、他のメンバーとの共有や上長の承認が必須であれば共有機能や承認機能が必須ですし、チャット機能があればさらに便利です。
工期や期限が重要視されるタスクですとガントチャートやスケジュールに特化したツールを選択する必要があります。
といったように、自社のタスク管理に必要な機能が見えてきます。

タスク管理にはツールを選ぶと効率的!!

Excelや手書きなどのアナログな手法の場合、どうしても漏れや共有に制限があります。
そこでおすすめなのがクラウド型システムです。クラウド型システムとはインターネットを介してサービスを受けるもので、ネット環境さえあれば、オフィス以外の場所でもどこでも最新情報を確認することができます。
近年どんどん注目されており、タスク管理だけでも海外国内問わず多くのツールが増えてきています。
さらに、今まで別で管理していたであろう面倒なデータ処理も自動化され、集計してくれるものもあります。システムならではの利点ですね。

管理ツールの主な機能として、「タスク管理」「工程管理」「情報共有」の3つに大きく分けられます。
ツールを導入される際は自社のプロジェクトに合わせてどのツールが最適かをよく検討してください。

タスク管理におすすめの無料ツール5選

1. ふせん感覚で使える!タスク管理に優れた直感的な操作が◎「Torello」

https://trello.com/

◆概要
ふせん感覚でタスクを管理できる、かんばん方式のツールです。基本的な機能は無料ですべて使用できます。タスクの数だけカードを作成し、ふせんのようにカードを動かすだけで簡単にタスクを管理することが出来ます。

◆特徴
チームのタスクのすべてがかんばん方式で、一目でわかりやすい設計
動作が圧倒的に軽く、使いやすい
Gmailアカウントを持っていればすぐにログイン可能

◆価格

無料 最大10GB
Business Class $9.99/月/ユーザー
Enterprise $20.83以下/月/ユーザー

◆こんな方にオススメ
タスク機能を重点的に使いたい方
目標を達成できるチームを作りたい方

2. Torelloに近い操作感が人気!カード形式のシンプルな操作性でおなじみ「Jooto」

https://www.jooto.com

◆概要
無料で利用できる管理ツール(2名まで)で、作業画面はTorelloに似ており、
ホワイトボードのような直感的なインターフェースになっています。
タスク管理アプリの中では国内ナンバーワンのシェアを誇ります。

◆特徴
タスクをドラッグ&ドロップするだけの直感的な操作感
作業の進捗がリアルタイムに見れる
すべてのデバイスで利用可能

◆価格

無料 2ユーザー、100MB
スタートアップ 980/月    5ユーザー、5GB
ベーシック 1,780/月 15ユーザー、100GB、ガントチャート
アドバンス 3,280/月 30ユーザー、1TB、slack, chatwork, evernote連携
プロフェッショナル 7,980/月 100ユーザー、無制限

◆こんな方にオススメ
シンプルかつ分かりやすい操作性を求めている方
日本製で安心なツールを使いたい方

3.タスク管理をシンプルに使いたい人向けツール「Todolist」

https://todoist.com/?lang=ja

◆概要
個人向けのタスク管理ツールとしてリリースされたこのアプリ、のちに世界的に有名になったため、企業でも頻繁に使われるように。タスク管理ツールの中で最もシンプルな設計になっています。

◆特徴
100個のアプリケーションと連携できる
Google driveやDropboxとも連携可能。作業の効率化されよりクリエイティブな仕事に集中できる
自分の好きなようにカスタマイズすることも可能
オフラインでも利用可能

◆価格

無料 トライアルあり
TODOISTプレミアム(個人向け) 340円/月 (年払い)
TODOISTビジネス 558円/月/ユーザー (年払い)

◆こんな方にオススメ
多くの機能を求めず、タスク機能に特化したものが使いたい方
自分のアプリケーションと連携して使いたい方

注意!タスク管理で陥りやすい失敗とは

便利なツールを紹介しましたが、タスク管理を導入したての時の落とし穴として、
「とりあえずなんでもいいから始めてみよう」とすると、必ず失敗します。

1. 書き出しただけで満足する

せっかくツールを導入しても、タスクを入れただけで満足してしまい、継続されないパターンです。

2. 複数ツールを使いすぎて、どこになにを入れていたかわからなくなる

タスク管理ツールは一本化しましょう。
日々使用するツールですので、使いこなせるかどうかは非常に重要です。複数手を出すことで、学習コストがかかる上、業務効率も低下してしまいかねません。

3. 細かくしすぎて予定通りに終わらず、モチベーションが下がる

予定を決めるときはハードルをあげすぎず、余裕を持った現実的なスケジュールを組みましょう。バッファを設けることも大事です。ずれそうなときはタスクの見直し、担当者の再編成などを検討しましょう。

タスク管理がスムーズにいけばストレスから解放され、仕事も円滑にいきますが、
前もって自社のやり方とあってない方法で雑に進めてしまうと、中途半端にやって辞めてしまったり、進捗が無茶苦茶になってしまったりと、逆にストレスを貯める要因になってしまいます。
タスク管理はあくまで業務を円滑にこなすための手段であり、目的ではない、ということを理解してよく選定する必要があるのです。

まとめ

いかがでしたか?
タスク管理は業務を行う上で、非常に重要な、またなくてはならない存在です。
今回記事の中でご紹介したツールは導入実績の多いものがほとんどですので、気になった場合は無料トライアルなどで一度試してみてはいかがでしょうか?
これを機に今一度自社のタスク管理の方法を見直し、会社にとって業務効率を最大化できる最適な方法を探してみてはいかがでしょうか?

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