ワークフローとはどういう意味?システム導入でできる改善

システム導入でよく聞かれる言葉である「ワークフロー」。

「ワークフロー導入でペーパーレス化!」
「ワークフロー導入で業務改善」

など、各システムのホームページには当たり前のように
記載されていますが、そもそも「ワークフローってなに?」と
思ったことはありませんか?

今回は、ワークフローの意味を確認していきましょう。

そもそもワークフローとは

ワークフローは、「Work(仕事)」と「Flow(流れ)」という2つの言葉から
成り立っていて、「仕事の流れ」「業務フロー」などを指す言葉です。

一言に「仕事の流れ」と言っても、企業全体で見るのか、
営業部署の働き方で見るのか、バックオフィスの働き方で見るのか、
視点によって様々な流れが存在します。

例えば社内の申請・承認の流れも1つのワークフローです。
稟議・報告書・届出申請の承認手続きなどは紙資料の作成や押印など
手間が多いので、このワークフローをシステム化して効率化する事があります。

この決裁申請・承認システムのことを「ワークフローシステム」と呼ぶ事が多く、
それらのシステム提供元が「ワークフロー導入で効率化」と声高に叫ぶので
誤解が生まれやすいのです。

そもそもワークフローは「業務の流れ」なのだから
どんな会社のあらゆる場面に存在するものです。
「ワークフローを導入」と言われるとなんだか新しい何かを導入するようですが
要するに、そのシステムが持つ操作手順通りに業務をこなせば
効率的に仕事がすることができますよ、という「ワークフロー改善」ということです。

ワークフローは、「複数の登場人物が関わる」ほどに複雑化する

ではなぜ、世間一般で「ワークフローシステム=バックオフィス業務や決裁処理」
という認識がされているのでしょうか?

それは、バックオフィス業務や決裁処理が「業務の煩雑化」を生みやすいからです。

組織の中で行われる業務は、たいていのものが
「誰がどのように始めて、どんな判断のもとで、誰が完了させるか」という流れがあります。

例えばこれが「営業活動」なら、営業マンの視点で見れば
当然、それぞれの業務のやり方についてブラッシュアップすることはありますが
関わる人数は少なく、ワークフローそのものはシンプルです。

それでは、これが「消耗品発注」というバックオフィス業務だとどうなるでしょう。
消耗品の購買申請をし、それを承認し、承認を受けた書類をもとに総務担当者が発注する…など
登場人物が多く、その分申請・承認の数も、発注までに作る書類の数も増えていきます。

こういったバックオフィスのワークフローは、処理する件数が増えれば増えるほど
ひとつひとつの対応に抜け・漏れが生じやすくなります。

事務担当者がうっかり1つの工程を忘れてしまっていたり、
稟議承認のために複数部署に書面を回すために、最終承認に何週間もかかってしまったり
そういった「改善できるポイント」が多いこともあって
バックオフィス業務を中心とした「ワークフローシステム」が多いのです。

システムを使えば、ワークフローがどんなふうに改善できる?

システムを使えば、既存のワークフローを「効率的なワークフロー」に変えることが出来ます。

  • 業務の属人化を解消できる
  • 意思決定のスピードアップを図ることができる
  • ペーパーレス化によって、紙印刷のコストや入力等の時間的コストを削減できる

大きく分けると、以上のような3点が挙げられます。

①業務の属人化を解消できる

とくにバックオフィス業務は、「普段やっているその人しか知らない」方法で
業務が遂行されていることも少なくありません。
そうなると、その方が業務を開示しない限り状況が分からなったり
万が一その方が退職した場合に業務がストップしてしまう可能性があります。

システムを活用することでワークフローを「見える化」できれば
その業務の進捗状況が分かるようになったり、
申請・承認手続きが関わるものでも、申請書が今誰のところで止まっているのか
という進捗が分かるようになり、業務の停滞を防ぐことができます。

②意思決定のスピードアップを図ることができる

申請・承認のワークフローをシステム上で行うことができれば
パソコンを使って手軽に申請・承認を行うことが出来ます。

また、モバイル対応されていれば外出先からも利用できるので
「承認者が外出していて押印が来週になる」という事態が減り、
申請から決裁までの時間を大幅に短縮することができます。

③ペーパーレス化によって、紙印刷のコストや入力等の時間的コストを削減できる

業務に必要な書類を印刷しなくても、
すべてシステム上で入力できるようになるので
プリント代や郵送費などの削減ができるうえに
「あの書類どこいった?」が無くなります。

処理済みのデータも、わざわざ印刷してファイリングしなくても
しっかりシステム上に残ってくれるので、書類紛失の心配をせずに
過去文書の検索もカンタンになります。

まとめ

今回は、「ワークフロー」の意味と
システムを活用したvワークフローの改善について紹介しました。

1点ご注意いただきたいのは、
こういったシステムは、「導入すればワークフローが改善する」ものではありません。
それぞれのシステムが理想としているワークフローには違いがあって
それが必ずしも御社にマッチするとは限りません。

システムを導入する前に、まずは現状の自社のワークフローを明確にしましょう。
可能なら、GROWモデルを用いた「現状と理想のギャップ」を
整理したうえでシステム選定を行うのが理想です。

参考記事:

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