業務改善

社内Wikiで属人化を防ぐ仕組みを作る

Wiki 属人化 業務改善 情報共有

働き方改革の煽りを受けて、業務改善や属人化が注目を浴びています。
多くの企業で、すでに業務改善や属人化を防ぐ取り組みをしていると思います。
業務改善と属人化の両方でポイントになるのが、情報の共有です。
特に、属人化の解決策は情報共有です。

そこで、ふと思ったのが、情報共有の大切さは分かるが、実際、何で情報共有をすればいいのでしょうか?
顧客管理や案件管理など実務の部分は、クラウドのCRMやSFAやERPなど専用の管理システムがあるので、
システムで管理をしたとして、会社のルールやマニュアルやスクリプトなどの会社全体の事やノウハウや知識などは
どうやって共有をすればよいでしょうか?

そういった情報共有について「社内Wiki」を活用してみてはいかがでしょうか?
業務改善や属人化を防ぐためには、顧客や案件に紐づかない情報も共有する必要があります。

■■属人化に関連する記事■■
【属人化を防ぐ】活用シーンで見る営業の業務が見える化するアイピア活用
【属人化】長期的に見るとリスクがある業務のやり方の原因と対策方法
属人化体質を本気で変えたくなったときは管理システム

社内Wikiを使って属人化を防ぐ

属人化とは「あの人でないと分からない」「あの人でないと出来ない」といったように
人に依存してしまう事です。その主な原因としては、情報が共有されていない。やり方が分からない(情報的な問題と技術的な問題)です。 

しかし、属人化している人は自身の評価が高くなるようにあえて情報を隠している可能性もありますので、社内全体として情報を共有する取り組みが必要です。
ですが、情報を共有できる仕組みが無ければ、自分から共有することはありません。
そこで、簡単に情報共有ができる仕組みとしてWikiを活用すると良いでしょう。

 

 

社内Wikiのメリット

社内Wikiは多くの企業で利用されています。
まずは、社内Wikiのメリットについてみていきましょう。

情報が蓄積していく

過去の情報も社内Wikiに書くことで蓄積していくので、後からでも簡単に閲覧することができます。
例えば、年に1回しかやらない業務とかだとやり方を忘れてしまうことがあるので、
Wikiにやり方や注意点を書いておくことで、必要な時にすぐに閲覧することができます。
また、担当者以外の人でも閲覧ができるので、業務の引継ぎも簡単に行う事ができます。
その他では、新入社員が入社した際に、確認しておいて欲しいことをまとめたページを作ることで、
「このページの内容を確認しておいて」というだけで新入社員への指示が終わります。

閲覧・編集の権限を付けることができる

社内Wikiはユーザー名とパスワードを発行することで、ユーザーごとに閲覧の制限や編集の制限を設けることが可能です。
例えば、社員には見せても良い情報でもアルバイトには見せたくない情報だったり、
経理は閲覧できるが、営業には見せたくない情報といったことが可能になります。

欲しい情報を検索して簡単閲覧ができる

企業のルールや決まり事やマニュアルなど業務を行っていくとどんどん溜まってきます。
しかし、情報が多くなってくると欲しい情報を探すことが難しくもなってきます。
社内Wikiでは検索機能があるので、情報量が多くなっても欲しい情報を簡単に閲覧することができます。
使用する社内Wikiツールによってはタグ機能がついていることもあるので、様々な活用方法が可能です。

社内Wikiツール紹介

社内Wikiはオープンソースで無料を作ることもできますが、企業で活用するのであれば、
クラウドのWikiツールがあるので、そちらを使った方が、労力的にもパフォーマンス的にもいいです。オススメのWikiツールをご紹介いたします。

NotePM 「ほしい情報、すぐ見つかる」ドキュメント専用の情報共有サービス

https://notepm.jp/

特徴
・WEBで文書作成気軽に情報共有できる
・フォルダで階層化情報を整理しやすい
・ファイル全文検索ほしい情報が見つかる
無料版:なし
無料トライアル:あり
料金プラン:3ユーザー 1,000円~/月

Kibala ひとりのアイデアをみんなのチカラに

 

https://kibe.la/ja

特徴
・スタートアップから大企業までオープンな情報共有が可能
・個人的なBlogと共有用のWikiの2種類がある
・メンバーの顔と名前と得意が分かる
無料版:あり
無料トライアル:–
料金プラン:1ユーザー 540/月

DocBase 情報共有が、組織の成長を加速する。

https://docbase.io/

特徴
・同時編集ができる
・Markdown対応
・キーワード、タグ、グループ、メンバーから簡単に検索できる
無料版:なし
無料トライアル:あり
料金プラン:3ユーザー 900円/月

Confluuence ドキュメントは一緒にやればもっと良くなる

https://ja.atlassian.com/software/confluence

特徴
・プロジェクト設計書や動画や画像などに対応
・インラインや、ページ、ファイルに直接フィードバックができる
・Jiraと連携ができる
無料版:なし
無料トライアル:あり
料金プラン:10ユーザー $10/月

まとめ

社内Wikiを活用することで、業務改善と属人化を防ぐ手段になることは理解いただけたと思います。
社内Wikiがある企業は多くいると思いますが、きちんと活用している企業はそこまで多くありません。
理由としては社内Wikiが真価を発揮する為には、先に情報が入っている事が前提となります。

しかし、その情報がいれるのが手間でなかなか社内Wikiの整備ができていません。
なので、使いやすい専用の社内Wikiツールを使い、入力の手間を軽減することが重要です。
業務改善と属人化を防ぐ方法の1つとして社内Wikiツールを導入してみてはいかがでしょうか?
企業のルールや決まり事は社内Wikiで管理して、顧客や案件の情報はCRMやSFAやERPで管理しましょう。

弊社が提供するアイピアは、顧客管理・案件管理・営業管理・原価管理・タスク管理・書類共有・経営分析など、
業務管理ができるクラウド基幹システムです。

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