業務を効率化するためには、社内での情報共有はかかせません。
情報管理ツールを使用すれば、社内での情報格差によるトラブルを大幅に減らすことが可能です。
本記事では、情報管理ツールを導入するメリットや、おすすめのツールと選び方について解説します。
目次
情報管理ツールを導入する重要性
私たちは、日々業務を行う上で、多くの情報を取り扱い、保管をしています。
情報管理ツールを活用することで、情報の分散や削除などのトラブルを大幅に減らし、作業の効率化を図れます。
情報を１箇所にまとめて管理できる
紙の書類で保管している企業、USBで保管している企業、WordやExcelなどのファイルで保管している企業など、管理方法は様々だといえます。
これらの管理方法では、社内に情報が散らばっており、知りたい情報をすぐに取り出せなかったり、情報を紛失してしまう恐れがあります。
情報管理ツールを使用することで、社内の情報をひとまとめにできるため、情報の紛失や情報の分散を防ぐことができます。
情報格差をなくすことができる
昨今リモートでの業務が増えてきており、対面で情報を共有できる機会は減ってきています。
社内SNSなどのコミュニケーションツールを利用し、情報を共有しているという企業も多くありますが、情報共有ツールでは、情報が常に流れて行ってしまうので、見落としてしまう可能性があります。
「あれ？あの内容どうなったのかな。」「いつあの会議があるんだっけ」といったように情報の行き違いが起きることも少なくないでしょう。
情報管理ツールを活用することで、社外にいても簡単に情報の確認ができます。
リモートなどにおける社内外の情報格差をなくすことができ、これまで一部の人にしか共有されていなかった情報を、1箇所にまとめられていることで簡単に必要な人へ共有することができます。
主な情報管理ツールの種類とは？
単に情報管理ツールといっても、さまざまな種類があります。
自社に合う情報管理ツールを選ぶためにも、まずは種類を知っておくことが大切です。
情報管理ツールには、インストール型とクラウド型があります。
クラウド型のメリット・デメリット
＜メリット＞
PCやスマホなどインターネットにつながる環境があれば、場所を問わずどこでも利用することができます。
また、導入コストが小さいのもクラウド型のメリットの1つです。インストール型では、月額利用料ではありませんが、導入コストが高くなります。クラウド型は、一般的に初期費用＋月額利用料であるため、導入コストが抑えられ手軽に利用することができます。
＜デメリット＞
インストール型に比べるとセキュリティに関するリスクがあります。決してリスク対策が弱いわけではありませんが、サーバーを複数社で共有するため、限られた端末で管理するインストール型には、劣ってしまうのです。
インストール型メリット・デメリット
＜メリット＞
インストール型では、オフラインでも使用することができます。インターネット環境がなければ利用できないクラウド型とは違い、インターネット環境下にいなくても情報管理ツールを使用することができます。
＜デメリット＞
メリットでもあったオフラインで利用できる一方、インストール型では特定のデバイスでしか利用できません。
また、簡単なツールではインストールがしやすくなっていますが、インストールや初期設定が複雑になっている場合があり、特定の技術者でないとインストールができない場合があります。
情報管理ツールを選ぶポイント
「情報格差をなくしたい！」「情報をまとめて業務を効率化したい！」といっても、自社に合った情報管理ツールを利用しないと、「使い方がわからなかった」「余計に時間がかかってしまった」ということになりかねません。
ここでは、情報管理ツールを選ぶ際のポイントについて解説します。
・使いやすさ
導入する上で、一番重要になるのは使いやすさです。
社内の情報格差をなくすため、データを1箇所にまとめる情報管理ツールであるため、使いやすいツールにすることが重要になります。
また、自社が情報管理ツールでどのような業務を実施したいか洗い出し、必要機能が備わっているかをチェックすることで、使いやすいツールを導入することができるでしょう。
・利用可能ユーザー数
情報管理ツールには、利用人数の上限があるものもあります。
利用したい人数が上限を上回っていないか確認する必要があります。
・コスト
情報管理ツールを導入するには、コストがかかることは避けられません。長期的に利用するにあたって、無理のない範囲でツールを選ぶ必要があります。
一般的に、情報管理ツールは制限された機能を利用出来る無料版と、機能をすべて利用することができる有料版は分かれおり、利用人数によっても利用額が異なる場合があります。
・セキュリティ対策
情報管理ツールでは、あらゆる情報を閲覧することができるため、セキュリティが高いものを選ぶようにしましょう。クラウド型では、複数の会社が利用するため、限られたデバイスしか操作できないインストール型に比べると、セキュリティ対策は劣るでしょう。
そのため、パスワードや制限がかけられるものを選んでください。
おすすめ情報管理ツール3選！
ここまで情報管理ツールの種類や選び方について紹介してきました。
では、実際に導入する際におすすめのツールを紹介していきます。
▼情報共有ツールについて詳しく見るならこちら
『社内コラボレーションツール｜社内の情報共有を円滑にして業務改善』
Jooto
Jootoは、無料で手軽に利用できるタスク管理ツールです。
<Jootoの特徴>
・ユーザー管理機能や外部のツールとの連携機能がある。
・プロジェクトを支援する様々な機能があり、すべての機能の無料で利用することができる。
・PCとスマホを連動させることができるため、移動中や在宅でも情報を閲覧することができる。
OneNote
OneNoteは、Office 2020以降のパッケージ版を使っていれば、既にインストールされている方がほとんどです。無料でもインストールすることができるノート型の情報管理ツールです。
<OneNoteの特徴>
・すべてのファイルを一括で管理することができる。
・扱うファイルのサイズに制限もなく、オフラインでも使用することができる。
・PCやスマートフォンなど動機をすれば、だれでもいつでもリアルタイムに情報を共有することができる。
Trello
Trelloは、プロジェクト管理、タスクの整理をTrelloカードを使用し、視覚的に管理できる情報管理ツールです。
< Trelloの特徴>
・多数の外部ツールと連携したプラットフォームで、サービスが充実。
・多数のサービスが無料で利用できる。
・付箋を貼るように管理でき、プロジェクト毎の進捗が一目でわかる。
『建築業向け管理システム アイピア』で情報を一元管理
アイピアは、クラウド上で、建築業に必要な機能が揃った一元管理システム。
【アイピアで出来ること（一部）】
・顧客管理
・見積書作成
・請求書作成・入金管理
・原価管理（労務費管理も可能）
・発注書管理
・工程表作成
・案件進捗管理
・労務費管理（出面表)
・帳票（工事台帳、見積書など100種類以上）
・スクリーニング機能(分析機能）
まとめ
情報格差をなくし業務を効率化するためには、だれれでもいつでも情報を見ることができる環境を整える必要があります。これまでに紹介したポイントを参考にしつつ、情報管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
