Google Drive初期設定②ドライブ作成・アイピアの連携手順

Google Drive初期設定②ドライブ作成・アイピアの連携手順

この記事は初期設定②です。まずは初期設定①の記事をご確認ください。

Googleアカウントの登録が終わりましたら、アイピアとの連携に移ります。
➊共有ドライブ(有料のGoogle Workspaceアカウントの場合)
➋個人ドライブ(無料のGoogle アカウントの場合)
どちらの場合も下記方法にて連携可能です。

ステップ1:フォルダの作成

  1. 作成したGoogleアカウントでログインします。
    (ログインしているアカウント名がアイコンで表示します)
    ▶Google Driveへのログインはこちら
  2. 共有ドライブを右クリックし、「新しい共有ドライブ…」から共有ドライブを作成します。
    ドライブ名は自由に設定可能です。
    ※無料アカウントの方は「マイドライブ」で作成します
  3. 新しいドライブが作成されます。

ステップ2:メンバーの追加とアクセス権の付与方法

★この後フォルダを作成していきますが、このまま作成すると後からメンバーを追加しなくてはいけなくなり手間がかかりますので、この段階でドライブにアクセスするメンバーを追加しましょう。

  1. 左上のメンバー人数をクリックし、メンバーのメールアドレスを入力します。
  2. 追加するメンバーの「権限」を設定し、「送信」をクリックします。
  3. 送信後、メンバーへ「あなたをこの共有ドライブに追加しました」というお知らせメールが届きます。
    メール内の「共有ドライブを開く」をクリックすることでメンバー追加が完了となります。

ステップ3:ドライブの中に「資料」「顧客」「案件」の3フォルダを作成

アイピアで管理できるGoogle Driveのフォルダは「資料」「顧客」「案件」の3種類あります。
▶詳しくはこちら

  1. ステップ1で作成した共有ドライブを開き、画面左側の「新規」をクリックして共有ドライブ内にフォルダを作成します。
  2. ①の作業を繰り返し、下記画像のように「資料」「顧客」「案件」3種類のフォルダを作成します。

ステップ4:マスタ設定「会社情報」にGoogle Driveの情報を入力

  1. アイピアにログイン後、マスタ設定「会社情報」をクリックします。
  2. 「会社情報編集」をクリックします。
  3. Google Driveの情報を入力する5か所(下記画像の赤枠部分)を入力します。
  4. Google Driveを開き、該当のURLをコピーし、アイピアの「会社情報編集」にペーストします。
    各項目とコピー元は以下のとおりです。

    ①Google Drive URL

    ステップ3で作成したGoogle Driveの「資料」「顧客」「案件」フォルダのURLのうち、~~Folders/までを入力。
    【例】
    「案件」フォルダのURLがhttps://drive.google.com/drive/folders/1WLQ△□□kN5HDY8aUX7WUrv9B0I5f0_S_の場合、folders/までを指している赤字部分

    ※GoogleDriveURLは、「資料」「顧客」「案件」フォルダのどれからURLを取っても構いません。

    ②連携フォルダトップ(GoogleFileID)

    ステップ1で作成した共有ドライブのURLのうち、~~Folders/以降を入力。
    【例】
    共有ドライブのURLがhttps://drive.google.com/drive/folders/0AGdz◆u7Y_Uk9PVAの場合、folders/以降を指している赤字部分

    ③資料(GoogleFileURL)

    ステップ3で作成したGoogle Driveの「資料」フォルダのURLすべてを入力。
    【例】
    「資料」フォルダのURLが
    https://drive.google.com/drive/u/0/folders/15fo〇〇△〇FsPKfIzq_j0nae_wZfRe4dFivの場合、URL全て

    ④顧客(GoogleFileID)

    ステップ3で作成したGoogle Driveの「顧客」フォルダのURLのうち、~~Folders/以降を入力。
    【例】
    「顧客」フォルダのURLが
    https://drive.google.com/drive/folders/1wHE〇□〇〇ShPFoivLGM-xruma4nOPcnSdh の場合、folders/以降を指している赤字部分

    ⑤案件(GoogleFileID)

    ステップ3で作成したGoogle Driveの「案件」フォルダのURLのうち、~~Folders/以降を入力。
    【例】
    「案件」フォルダのURLがhttps://drive.google.com/drive/folders/1WLQ△□□kN5HDY8aUX7WUrv9B0I5f0_S_の場合、folders/以降を指している赤字部分

  5. 5か所すべての情報がアイピアの「会社情報編集」に入力後、「登録」をクリックすると初期設定は完了です。

ステップ5:許可設定

Googleの仕様変更により2024年8月より、各情報の「添付」タブからフォルダの作成を行う際、閲覧の許可をする作業が必要になりました。

許可設定の方法

➀「参照設定」をクリック
➁表示されているフォルダ「顧客」「案件」を選択
➂「select」をクリック
上記の手順は、各社員(Googleアカウント)毎に行う必要がございます。
※許可の手順を行うのは、1社員につき1回です。毎回行う必要はございません。

アイピア連携後のご利用方法

上記で連携設定は完了になります。
連携後の操作方法についてはこちらをご参照ください。

連携がエラーになってしまう場合はこちらをご参照ください。

ご不明点などは、弊社サポートへお問い合わせください。

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