Aippear（アイピア）建築業向け管理システム

Google Drive初期設定②ドライブ作成・アイピアの連携手順

Google Drive初期設定②ドライブ作成・アイピアの連携手順

Google Drive初期設定②ドライブ作成・アイピアの連携手順

この記事は初期設定②です。まずは初期設定①の記事をご確認ください。

初期設定①
Google Drive初期設定①Googleアカウント作成

Google Drive初期設定①Googleアカウント作成

設定の前にアイピアとの連携でできることについてこちらをご確認ください。Googleドライブとは？アイピアとの連携でできることGoogleWorkspace（共有ドライブ）アカウントの取得方法共有ドライブを使用する場合は、BusinessStanda…

Googleアカウントの登録が終わりましたら、アイピアとの連携に移ります。
➊共有ドライブ（有料のGoogle Workspaceアカウントの場合）
➋個人ドライブ（無料のGoogle アカウントの場合）
どちらの場合も下記方法にて連携可能です。

ステップ１：フォルダの作成

  1. 作成したGoogleアカウントでログインします。
    （ログインしているアカウント名がアイコンで表示します）
    ▶Google Driveへのログインはこちら
  2. 共有ドライブを右クリックし、「新しい共有ドライブ…」から共有ドライブを作成します。
    ドライブ名は自由に設定可能です。
    ※無料アカウントの方は「マイドライブ」で作成します
  3. 新しいドライブが作成されます。

ステップ２：メンバーの追加とアクセス権の付与方法

★この後フォルダを作成していきますが、このまま作成すると後からメンバーを追加しなくてはいけなくなり手間がかかりますので、この段階でドライブにアクセスするメンバーを追加しましょう。

  1. 左上のメンバー人数をクリックし、メンバーのメールアドレスを入力します。
  2. 追加するメンバーの「権限」を設定し、「送信」をクリックします。
  3. 送信後、メンバーへ「あなたをこの共有ドライブに追加しました」というお知らせメールが届きます。
    メール内の「共有ドライブを開く」をクリックすることでメンバー追加が完了となります。

ステップ３：ドライブの中に「資料」「顧客」「案件」の3フォルダを作成

アイピアで管理できるGoogle Driveのフォルダは「資料」「顧客」「案件」の3種類あります。
▶詳しくはこちら

  1. ステップ１で作成した共有ドライブを開き、画面左側の「新規」をクリックして共有ドライブ内にフォルダを作成します。
  2. ①の作業を繰り返し、下記画像のように「資料」「顧客」「案件」３種類のフォルダを作成します。

ステップ４：マスタ設定「会社情報」にGoogle Driveの情報を入力

  1. アイピアにログイン後、マスタ設定「会社情報」をクリックします。
  2. 会社情報＞「オプション」よりGoogle Driveの使用をONにします。
    ・添付資料「使用」
    ・GoogleDrive設定「使用」
    ※共有ドライブの場合は「共有」　個人ドライブの場合は「個人」を選択
  3. 次にGoogleDriveの情報を入力します。「会社情報編集」をクリックします。
  4. Google Driveの情報を入力する5か所（下記画像の赤枠部分）を入力します。
  5. Google Driveを開き、該当のURLをコピーし、アイピアの「会社情報編集」にペーストします。
    各項目とコピー元は以下のとおりです。

    ①Google Drive URL

    ステップ３で作成したGoogle Driveの「資料」「顧客」「案件」フォルダのURLのうち、～～Folders/までを入力。
    【例】
    「案件」フォルダのURLがhttps://drive.google.com/drive/folders/1WLQ△□□kN5HDY8aUX7WUrv9B0I5f0_S_の場合、folders/までを指している赤字部分

    ※GoogleDriveURLは、「資料」「顧客」「案件」フォルダのどれからURLを取っても構いません。

    ②連携フォルダトップ(GoogleFileID)

    ステップ１で作成した共有ドライブのURLのうち、～～Folders/以降を入力。
    【例】
    共有ドライブのURLがhttps://drive.google.com/drive/folders/0AGdz◆u7Y_Uk9PVAの場合、folders/以降を指している赤字部分

    ③資料(GoogleFileURL)

    ステップ３で作成したGoogle Driveの「資料」フォルダのURLすべてを入力。
    【例】
    「資料」フォルダのURLが
    https://drive.google.com/drive/u/0/folders/15fo〇〇△〇FsPKfIzq_j0nae_wZfRe4dFivの場合、URL全て

    ④顧客(GoogleFileID)

    ステップ３で作成したGoogle Driveの「顧客」フォルダのURLのうち、～～Folders/以降を入力。
    【例】
    「顧客」フォルダのURLが
    https://drive.google.com/drive/folders/1wHE〇□〇〇ShPFoivLGM-xruma4nOPcnSdh の場合、folders/以降を指している赤字部分

    ⑤案件(GoogleFileID)

    ステップ３で作成したGoogle Driveの「案件」フォルダのURLのうち、～～Folders/以降を入力。
    【例】
    「案件」フォルダのURLがhttps://drive.google.com/drive/folders/1WLQ△□□kN5HDY8aUX7WUrv9B0I5f0_S_の場合、folders/以降を指している赤字部分

  6. 5か所すべての情報がアイピアの「会社情報編集」に入力後、「登録」をクリックすると連携設定は完了です。

ステップ５：許可設定

Googleの仕様変更により2024年8月より、各情報の「添付」タブからフォルダの作成を行う際、閲覧の許可をする作業が必要になりました。

許可設定の方法

➀「参照設定」をクリック
➁表示されているフォルダ「顧客」「案件」を選択
➂「select」をクリック
上記の手順は、各社員（Googleアカウント）毎に行う必要がございます。
※許可の手順を行うのは、1社員につき1回です。毎回行う必要はございません。

アイピア連携後のご利用方法

上記で連携設定は完了になります。
連携後の操作方法についてはこちらをご参照ください。

【FAQ】現場写真を保存・共有したい
【FAQ】現場写真を保存・共有したい

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Googleドライブを紐づけることで、保存共有が可能です。※別途、Googleアカウントの取得が必要です。※Googleworkspaceをご利用になる場合は、別途Googleドライブの使用費用がかかります。《標準メニューに「資料」の表示がない方》Go…

連携がエラーになってしまう場合はこちらをご参照ください。

【FAQ】GoogleDrive連携ができない・よくある質問
【FAQ】GoogleDrive連携ができない・よくある質問

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最初に連携方法に関してはこちらをご確認ください。GoogleDrive連携方法について連携設定したがエラーになる場合エラーの原因は大きく3つあります。連携設定したURLのどれかが間違っているログインしているGoogleアカウントに、GoogleDri…

ご不明点などは、弊社サポートへお問い合わせください。

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