マネジメント

会議の進め方・ルールとポイントをご紹介

会議の進め方

1. はじめに

会議について、このままで良いのか疑問に思っている方は多いのではないでしょうか?

①不要な会議を行っている
②発言していない人がいる
③いつも時間通りに終わらない
④決定事項が共有されない
⑤事前共有がされていない

実は、このように会議が上手く進行できてない企業が多くあります。
最初にひとつポイントをお伝えします。

アジェンダ(会議の目的、趣旨)を事前に周知さえること!!
当たり前に思いますが、これが出来ていない企業が多いのではないでしょうか?
本記事では、このような会議のお話をさせて頂きます。

会議の目的と種類

会議の目的と種類は、大きく3つに分けることができます。
会議を始める前に、どの種類に当てはまるのかを考えて挑みましょう。

① 報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議

② 問題発見、意見、アイデア出し、振り返りの議論会議

③ 合意形成などの意思決定会議

これらの会議は種類によって、事前準備や、会議の進め方・ポイントが異なってくるため、理解しておく必要があります。

会議の進め方とポイント

①報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議

コミュニケーション会議では、各発表毎に時間を設定し、スムーズな進行を意識する事がポイントになります。

  1. 発表にかかる時間を前もって設定しておく
  2. 事前に資料を作成し配布しておく。スムーズな発表を心掛ける
  3. 発表された内容に対して、コメントする人(決定者)をあらかじめ決定しておき、時間を確保する
  4. 質問などは、発表が終わってから受けつける

② 問題発見、意見、アイデア出し、振り返りの議論会議

議論会議では、相手を尊重し、リラックスした環境で実施することがポイントになります。

  1. 決め方のプロセスを決める
  2. 各自が「考える」時間を設けてから、発言する
  3. 「選ぶ」よりも「まとめる」ことを重視する
  4. ホワイトボード等に意見を書き出す
  5. ポストイットなどを活用して、意見を書き出す
  6. 否定意見は避ける
  7. 相手の話をよく聞く
  8. 議題を前もって共有しておく

③ 合意形成などの意思決定会議

合意形成では会議前の準備がポイントになります。

  1. 決定すべき事項を明確にする
  2. 意思決定者を明確にする
  3. 会議での決定方法を明確にする
  4. 事前に資料を作成し議題を周知させる
  5. 必要最低限の人数を会議に招集させる
  6. 意思決定に必要な資料などの事前準備をする

④ 会議の上手な進め方ノウハウ

上記と重複する内容もありますが、会議全般で活用できるノウハウの紹介

  1. 関係者に事前に資料やアジェンダを共有する
  2. 会議の目的・論点・ゴールを明確にし共有する
  3. コンセンサスを得るための根回しをする
    ※コンセンサンス
    複数の人の合意や意見の一致
  4. それぞれが発言をしやすい雰囲気作りをする
  5. ファシリテーターを設置する
  6. 論点がずれた時は、軌道修正する
  7. 会議の途中で一旦まとめて整理する
  8. 各議題ごとに、時間を設定する

よくある会議マニュアル

当たり前のことも書いていますが、笑って流してください。
・発言するときは手を上がる
・人が話してる時は、最後まで聞く
・罵声を浴びせない、叫ばない
・話あった内容をまとめる
・議題に時間を設定する
・時間内に会議が終わらなかった場合、延長する限度を設定する
・全員が当事者として会議に参加する
・進行役、タイムキーパー、決定者など役割を決める
・フリーズワード禁止

ファシリテーションについて

会議をスムーズに進めるためには欠かせないファシリテーションについて少し触れたいと思います。

ファシリテーションとは?

会議、打ち合せの場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理・参加者の認識の一致を確認など、会議をスムーズに進める技術。
様々な技術が必要となります。コミュニケーションスキル、ルールの作成や共有・運用スキル、会議を進行するスキルなど。
また、公平な立場として、話し合いの場に介入して、ファシリテーションを行う者のことを、ファシリテーターと呼ぶことがあります。

さいごに

会議の進め方やポイントについてご紹介しましたが、ファシリテーションについて詳しく勉強するとスムーズな会議が出来るようになります。
進行役(ファシリテーター)だけではなく、参加者(従業員)も勉強しておくと、全員が共通の知識を持って会議に挑めるのでスムーズに進むようになります。
社内外研修などで、1日だけでもいいので参加することをお勧めします。

関連キーワード
ミーティング、司会、アイディア、ファシリテーター、ファシリテーション、ブレスト、ワークショップ

【ブレスト】
「ブレーンストーミング(Brainstorming)」の略。一つのテーマに対して、複数の人が、自由に意見を出し合う事で、新しい発想や問題の解決方法を導き出す手法です。

【ワークショップ】
具体的な技術を学ぶ集まりやセミナーのこを指します。

 

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