見積書をうっかりミスしてしまった、そんな時は焦るのではないでしょうか。
見積書は、取引のきっかけになるものです。
記載ミスや計算ミスがあると信頼を失い、発注が受けられなくなるおそれがあります。
そこで今回は、見積書でミスをしてしまったらどうすれば良いのか、見積書の訂正方法とお詫びメールの書き方を例文付きで解説していきます。
見積書を訂正する方法
見積書を訂正する方法を、次の4つのケースに分けてご紹介します。
- 提出前にミスを発見した場合
- 提出後にミスを発見した場合
- 取引先からミスを指摘された場合
- やむを得ずその場で訂正する場合
提出前にミスを発見した場合
提出前にミスを発見したら、すぐに訂正を行い、見積書を作成し直してから提出しましょう。
移動途中や提出する場面でミスに気づいた場合には、すぐにその旨を伝え、作成し直してから提出することに了承をいただきます。
とりあえず渡してほしいと先方から言われた場合は、まず、どこにミスをしたのかを伝え、訂正するとどうなるかを説明しましょう。
その後で、改めて正しい見積書を渡すことを伝えましょう。
提出後にミスを発見した場合
提出後にミスを発見したら、発見次第、電話またはメールで相手に連絡します。
丁重にお詫びをした後、正しい見積書をすぐに発行することを伝えましょう。
取引先からミスを指摘された場合
取引先からミスを指摘された場合は、すぐにお詫びをして、ミスの箇所を確認します。
指摘を受けた箇所に加え、全体を改めて見直し、正しい見積書を提出し直しましょう。
やむを得ずその場で訂正する場合
なかには、やむを得ない理由で再発行ができずその場で訂正する必要がある場合もあるでしょう。
その場合は、「二重線+印鑑」で訂正をします。
見積書に押してあるものと同一の印鑑、または担当者印を使用してください。
ただし、見積書は取引の判断上重要な書類ですので、可能な限りその場で訂正しないで済むようにしましょう。
万が一「二重線+印鑑」で訂正をした場合も、あとで必ず再発行したものを届けるようにしてください。
見積書の書き方に関する記事はこちら
見積書に訂正が必要な場合のお詫びメールの書き方
見積書に訂正が必要な場合のお詫びメールの書き方を見ていきましょう。
お詫びメールのポイント
お詫びメールを書く際には、以下の点に注意するようにしましょう。
- 簡潔で伝わりやすい文章にする
- クッション言葉を使用する
- 誤字脱字がないようにする
相手に誤解を与えず、反省の意が十分伝わるよう、余計なことは書かず分かりやすい文章を書くことが大切です。
また、「恐れ入りますが」「誠に申し訳ございませんが」といったクッション言葉を用いて、やわらかい表現を心がけると良いでしょう。
お詫びのメールはどうしても硬い文章になりがちですが、誠実さを失うことなく気持ちも十分に伝わるような文章作成が大事です。
また、誤字脱字があると、「十分に反省していない」「社内の確認体制が不十分なのでは」と思われ、さらに信頼を落としかねません。
送信する際は誤字脱字がないよう十分に気を付けましょう。
お詫びメールの要点
お詫びメールに含めるべき内容も確認しておきましょう。
謝罪
見積書に訂正が必要な場合のお詫びメールは、まず最初に謝罪することが欠かせません。
原因の報告
謝罪の後に、訂正が必要になったミスの原因を報告しましょう。
自分の勘違いである、確認ミス、計算ミスなど概要を報告します。
言い訳がましくならないようにミスを認め、簡潔にまとめましょう。
再発防止の意志
そして、今後このようなことを起こさないように反省の弁を述べることも大切です。
そのうえで、正しい見積書を添付し、確認していただくようお願いすることが必要です。
ケース① 記載ミスをした場合
商品や工賃などの単価や資材の数量ミス、記載する項目のズレなどで計算が合わなかった場合などの文例をご紹介します。
文例①
この度は、見積書の記載を誤ってしまい、大変申し訳ございません。
××の商品の数量を15と記載すべきところ、入力ミスで5と記載して計算してしまいました。
今後このようなミスを起こさないよう、十二分に注意してまいりますので、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
改めて訂正した見積書を送らせていただきますので、恐れ入りますが再度のご確認をお願いいたします。
見積内容にご不明点などございましたら、ご連絡ください。
ケース② 確認不足だった場合
顧客が依頼した内容を間違って受け取ってしまった場合や、自分の勘違いで見積書を作成したようなケースの文例をご紹介します。
文例②
この度は、私の勘違いにより、誤った見積書をお送りしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
●●様より、商品番号××10点の発注依頼を受けましたが、誤って商品番号×××10点で見積もりをしておりました。
商品番号××は単価が12,000円、商品番号×××は単価が13,000円であったため、見積額が異なることになり、大変失礼いたしました。
今後はこのようなことがないよう十二分に注意し、しっかりと確認を取らせていただきますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
ご依頼いただいた商品番号××10点で見積書を改めて作成し、送付いたしますので、お忙しいところ申し訳ございませんが、どうぞご確認ください。
見積内容にご不明点などございましたら、ご連絡ください。
見積書のメールに関する記事はこちら
見積書の再提出を減らすためには？
見積書のミスが多く再提出ばかりしていては、取引先の信頼を失い、発注してもらえなくなったり担当を変えられたりするおそれがあります。
何より、手間がかかり時間の無駄です。
業務の生産性を高めて業績を上げていくためにも、見積書の再提出を減らすための対策をしっかり講じていきましょう。
取引先としっかりコミュニケーションを取る
取引先との認識の違いや確認のミスは、見積書のミスにつながりやすいです。
どの工事をどんな工法で依頼されたのか、どの資材をどのグレードで希望しているのかなど、しっかりと確認を取ることが必要です。
- いくらの建材をいくつ依頼されたのか
- どんな仕様なのか
- オプションはどうするか
- 希望の予算
など、細かい部分までお互いの認識をすり合わせましょう。
「工事一式」と書かない
「工事一式」のように依頼内容を一括して書くと、細かい費用を省いてしまうので、取引先との認識ズレに気付かなかったり、単価や工賃、数量などのミスをしたりしがちです。
費用の内訳や、資材や建材一つひとつの項目と単価を記載していくようにすれば、手間はかかりますが、ミスは防げます。
万が一ミスをした際も、どこで誤ったか見直しやすくなります。
積算を見直す
建設業の場合は、積算を見直すことも考えましょう。
積算とは、工事にかかる総費用を計算することで、見積書のベースとなるものです。
積算とあまりにかけ離れた金額になっている場合、見積書で何かミスをしているおそれがあるので、見直しが必要になります。
資材価格の動向を把握する
取引先に口頭で目安の見積額を伝えた時から資材の価格が大きく変動した場合、最新の見積書にその価格を反映させないと利益が出ません。
赤字になっては困りますし、場合によっては取引先と価格の変動について改めて打ち合わせすることが必要です。
見積書を出してから資材価格の変動を知り、慌てて訂正することがないよう、常時資材価格の動向を把握し、最新の見積書に反映できるようにしましょう。
ダブルチェックを実施する
忙しい、急いでいることを理由に、自分だけで見積書を提出してしまうのではなく、必ずダブルチェックを実施しましょう。
ダブルチェック側も、形式的なチェックでは見逃すリスクがあります。
チェックシートを作成する、よくミスが起こる箇所を入念にチェックするなど、見積書の再提出を防ぐための体制づくりも欠かせません。
見積書発行システムを導入する
見積書発行システムを導入することで、人的ミスを防ぐことができます。
紙の見積書よりもダブルチェックも楽になります。
人手不足の企業や、ミスが多く業務が非効率になっている企業には、見積書発行システムの導入がおすすめです。
見積書発行システムに関する記事はこちら
まとめ
見積書に訂正が必要とわかったら、すぐに取引先に連絡し、再発行するようにしましょう。
お詫びメールを書く際は、簡潔で伝わりやすい文章、クッション言葉を用いること、誤字脱字がないことがポイントです。
また、謝罪の言葉、ミスの原因報告、再発防止に努める旨をメールで記載しましょう。
見積書の再提出を減らすためには、取引先としっかりコミュニケーションを取り、費用項目を細かく記載するようにしましょう。
積算を見直すことや、資材価格の動向を把握すること、ダブルチェックを実施することも大切です。
見積書発行業務をよりスムーズに行いたい場合、システムを導入することも検討しましょう。
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