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8月 2018アーカイブ

請求情報

請求情報

概要:案件情報に紐付く「請求情報」を管理します

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請求情報を登録する方法

案件情報に紐付く「請求書」の情報を「取引先」ごとに登録します。
1)請求登録のプルダウンから「取引先」を選択します。※業種から取引先名の絞込みができます
2)案件に紐付く未請求の発注情報のうち、選択している「取引先」の発注情報が「発注書一覧」に表示されます。
3)届いた請求書に紐づく「発注書」を選択します。※発注書がない請求書を登録できます
4)選択した発注書の明細が表示された請求登録画面が開きます。
5)発注書の明細と請求情報を確認して「登録」ボタンを押します。
6)登録した請求情報が「請求一覧」に表示されます。

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発注書がない請求書情報も登録できます

「発注書がない請求登録」ボタンから発注書と紐付かない請求情報を登録できます。
「請求一覧」には発注Noが空欄の状態で登録されます。

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「請求一覧」の初期値には、全ての取引先の請求情報が表示されています。

「請求一覧」の初期値には、案件に紐づく全ての「取引先」の請求情報が表示されています。
「発注書一覧」と「請求一覧」を「取引先」で絞り込みたいときは、「請求登録」から「取引先」を選択します。
※請求登録「空にする」ボタンで、取引先の絞り込みがリセットされ、全ての「取引先」の請求情報が表示されます。
※経理メニュー(請求・支払)からは全ての案件に関する発注と請求情報を確認できます

経理メニュー「請求登録」ページから登録した請求情報も表示されています。

経理メニュー「請求登録」ページでは全ての案件に紐づく請求情報を登録することができます。
経理担当者が登録した請求書情報を案件情報から担当者が確認できることで、請求・支払い漏れを未然に防ぐことができます。

「請求残承認」ボタンはどのような時に利用する機能でしょうか?

一つの発注書の発注金額より少ない請求金額を登録すると、
発注金額に対する未請求残額分が(請求残※)として発注書一覧に表示されます。
このような請求残※)に対して追加の請求書が発生しない場合に、「請求残承認」処理をすることで
「請求完了」となり発注書一覧に表示されなくなります。

取引先への支払いが完了している請求情報は編集できません。

支払が完了した請求情報は「請求一覧」の処理欄が「詳細」ボタンに変わり編集ができなくなります。

 

 

 

 

請求一覧

請求一覧

概要:取引先からの請求情報を取引先ごとに表示しています

 

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「請求取引先一覧」に表示されている条件

「請求登録」ページから登録された「請求情報」が取引先別に一覧表示されています。
「請求日※」を基準に任意の期間を指定し検索ができます。
※取引先から届いた請求書の請求日(請求登録時に登録します)

取引先名をクリックすると請求情報の詳細を確認できます

取引先名をクリックすると取引先ごとの「請求情報」が一覧表示されています。
支払処理済みの請求は、「詳細」ボタンになり編集できません。
支払が未処理の請求は、「編集」ボタンになり編集・削除が可能です。

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請求登録

請求登録

概要:取引先から届いた請求書情報を登録します。

 

請求の登録手順

取引先から届いた請求書を登録する際に、アイピアに発注情報がある場合と、無い場合で入力手順が変わってきます。

発注書がある請求書を登録する操作手順

①左メニューの「請求・支払」をクリックします。
②請求書が届いた取引先を選択します。
③届いた請求書に紐づく発注書の「選択」をクリックします。
④請求登録の入力フォームが開きます
⑤選択している発注書の明細が表示されます
⑥内容を確認して、「登録」をクリックすると請求書が登録されます。(変更もできます)
※「請求残承認」ボタンでは請求書は登録できません。
詳しい内容は下部の「請求残承認ボタンはどのような目的で使いますか?」をご覧ください。

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発注書が無い請求書を登録する操作手順

⑦「発注書がない請求登録」ボタンをクリックします。
⑧請求書が届いた取引先を選択します。※業種から絞りこめます(近日リリース)
⑨請求書の案件を検索します。
⑩請求情報を手入力し、「登録」をクリックすると請求情報が登録されます。
※登録された請求情報は各案件情報の「請求情報」ページからも確認できます。

 

発注書一覧に表示されている情報は?

「請求登録」で選択している取引先の「発注書」のうち、請求情報が未登録のものが表示されます。
案件が「締め処理」済みの「発注書」も表示されますが、請求登録はできません。

請求一覧に表示されている情報は?

「請求登録」で選択している取引先の登録済の請求情報のうち、請求日が検索期間に含まれている情報が表示されています。
「請求一覧」ページの「請求取引先一覧」からも「取引先」ごとの請求情報が確認できます。

「請求残承認」ボタンはどのような目的で使いますか?

請求・支払い情報を登録する必要が無い「発注書」に対して「請求残承認」を行うことで
検索結果が「発注一覧」に表示されなくなります。
例えば、未請求の金額(請求残※があるが、追加の請求書が発生しない「発注書」情報に対して
「請求残承認」処理を行います。

「請求残承認」処理を行うと、「請求登録」ページの検索結果として「発注一覧」に表示されなくなります。
「請求残承認」を取消したいときは、「発注一覧」ページから「請求完了日」を入力し検索後、「完了取消」処理を行います。

原価情報

原価情報

概要:工事の種類や内容ごとに階層を設けた原価情報を作成できます

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原価情報に階層を設定できます

原価情報に「階層数」を設定することで、業種や目的毎に分類されたきめ細かな原価明細を作成することができます。
「階層数」は5層まで設定できます。「階層」が不要な明細には「0階層」を設定できます。
※マスタに、階層数の初期値を設定できます。

原価情報の作成方法

●新規で作成したいとき

明細の作成手順を以下にまとめています

<手順> <登録方法> <備考>
1)階層を設定する 作成する原価情報に適した「階層数」をプルダウンから選択し「登録」します 一つの「原価情報」に異なる「階層数」の明細を作成することはできません
2)最上位の「分類名」を追加する 「階層TOP」を選択した状態で「分類追加:」のテキストボックスに「分類名」を入力します 登録した「分類名」の並びは「上/下」ボタンで変更できます
「分類名」はダブルクリックで編集できます
3)2階層以下の「分類名」を追加する(5階層まで) 登録したい「分類名」を選択した(黄色になる)状態で「分類追加:」のテキストボックスに次の階層となる分類名を入力します 登録した「分類名」の並びは「上/下」ボタンで変更できます
「分類名」はダブルクリックで編集できます
4)原価の明細を登録する 指定した階層数の最下位の「分類名」を選択(黄色になる)すると、「原価一覧」に明細作成フォームが表示されます。
必要な項目を入力し登録します
最下位の「分類名」にのみ、明細の作成が可能です
「原価一覧」の「切替」ボタンから、明細の一括編集ができます

 

●既存の原価情報を活用したいとき

既に登録されている「見積情報」を検索し、「原価情報」だけを取込むことができます

見積検索取込 「原価一覧」にある「見積検索取込」ボタンから、別の案件情報で作成済みの見積情報の検索と原価明細の取込ができます 検索時に「階層数」は考慮されていません

見積マスタに登録されている「見積情報」を検索し、「原価情報」だけを取込むことができます

マスタ検索取込 「原価一覧」にある「マスタ検索取込み」ボタンから見積マスタに登録済みの見積情報の検索と原価明細の取込ができます 検索時に「階層数」は考慮されていません

見積情報タブで作成した原価を引き込むことができます

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同じ案件情報で作成している見積情報から原価を取込むことができます。
※「契約」進捗を登録時に「見積情報」を選択している場合は、プルダウンの初期値にセットされています

見積明細取込 同じ案件情報の「見積情報」に登録されている見積明細を、「見積明細取込」ボタン横のプルダウンから選択し取込むことができます 階層数が一致する見積書のみ引き込むことができます。
※階層数の初期値にはマスタ設定が反映されていますが、変更できます。(原価情報作成後は変更できません)

複数の明細をまとめて編集したいときは?

画面を切り替えることで、内容の一括編集と更新ができます

登録した明細を一括編集したいときに、画面を切り替えます 切り替わった画面から、登録済の明細をまとめて編集し更新できます
原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です
登録した明細をまとめて削除できます チェックボックスに✓をした明細だけを簡単に削除できます
原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です

登録した明細の並び順を変更できます チェックボックスに✓をした明細の並び順を上下ボタンで自由に移動できます

税表示の切り替えについて

税抜・税込ボタンで表示の切替えができます。
各明細ごとの価格は、全て外税計算になっています。
税抜と税込の表示を切り替えても計算方式は変わりません。
単価×数量=税抜価格(税抜)
税抜価格×税額=税込価格(税込)※税込単価×数量ではありません

価格の背景が黄色になっているのは?

「税込金額」から入力した「金額」と、税抜金額+税額の合計金額に差異がある場合に、黄色で表示されています。
例:¥20000を税込から入れた場合→税抜金額¥18519+税額¥1481=20000となる。
¥18519  を税抜から入れた場合→税抜金額¥18519+税額¥1482=20001となる。(※税額は四捨五入しています)

発注書の作成方法を教えて下さい

1)原価一覧に登録されている明細(右端)にチェックを入れます。(※複数選択可)

2)「発注書作成」ボタンをクリックします。

3)発注書登録フォームにチェックした明細が表示されます。
(※ここから明細の追加もできます)

4)業種を絞込み取引先を選択します(近日リリース)
(※発注登録時に取引先名を変更すると、原価情報も上書きされます※発注書作成後の変更では更新されません)

5)「発注登録」ボタンを押すと、発注書一覧に登録されます。

6)「編集」ボタンから作成済みの「発注明細」を更新できます。

 

発注書作成時に、「業種」から「取引先名」を絞り込むことができます(※マスタ設定)

発注書作成時に「業種」から「取引先名」を絞込めるようになりました。
マスタ設定「会社情報」から業種絞込機能を設定し、取引先情報に「業種」を登録することで絞込が可能になります。
取引先情報に「業種」を登録することで絞込が可能です。
※業種名は項目マスタ「業種」に登録します

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原価一覧の「No」欄の背景色が「グレー」になっているのは?

発注書が作成されている原価明細です。
「編集」ボタンが「詳細」ボタンに変わり、更新と削除が不可になります。

発注書一覧の「印刷」マークの背景色が「グレー」になっているのは?

発注書が印刷されている明細です。

発注書のプルダウンリストに、非表示を設定できます

マスタ設定「帳票」から、発注書の種類ごとに表示・非表示を設定することで、
不要な帳票をプルダウンリストから省くことができます

 

見積情報(簡易版)

見積情報(簡易版)

概要:案件情報ごとに見積書の明細を作成できます基幹システム

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見積書の明細の作成方法を教えてください

はじめに「新規見積書」ボタンを押し、見積表紙を作成します

次に、見積明細を登録します

見積書が複数必要な場合は、新規に見積表紙を作成し明細を登録します

状況に応じて、様々な方法で簡単に素早く明細を作成できます

 

<目的> <登録方法> <便利な使い方>
1.見積明細から作成する 見積の明細を一から作成したいとき ①見積明細一覧にあるテキストボックスに情報を入力し登録します よく使う「取引先」はマスタ設定「取引先情報」に登録しておくことで、プルダウンから選択できます。
2.原価から作成する 原価情報をもとに作成したいとき ①原価情報ページで原価明細を登録する

②見積情報ページの「原価明細取込み」ボタンから原価明細を取込む

③取り込んだ「原価明細」の内容を必要に応じて編集する

「原価明細」を取込むときに「粗利率」または「原価掛率」の比率を設定すると「見積明細」の金額から自動計算され登録できます
3.見積マスタから作成する よく利用する標準的な明細を作成したいとき ①事前に見積マスタに汎用性の高い見積明細情報を登録しておく

②「見積マスタ取込」ボタンから見積マスタを検索し取込みます

問合せの多い「見積書」を正確に素早く作成できます
4.既存の見積から作成する 既に登録済みの明細を活用したいとき ①「見積検索取込み」ボタンから見積情報を検索し取込みます

②既存の見積明細情報をもとに、「編集」ボタンから項目名や単価、数量などの変更も自由にできます

見積検索では「作成日」「見積名称」「契約番号」「案件名」などの条件で絞り込み検索ができます

取引先や金額なども、取り込んだ後に自由に変更できます

複数の明細をまとめて編集できますか?

画面を切り替えることで内容の一括編集と更新ができます

登録した明細の一括編集ができる画面に切り替わります 切り替わった一括編集画面から情報をまとめて更新できます

原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です

登録した明細をまとめて削除できます チェックボックスに✓をした明細だけを簡単に削除できます

原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です

登録した明細の並び順を変更できます チェックボックスに✓をした明細の並び順を上下ボタンで自由に移動できます

税額の表示はどうなっていますか?

税抜・税込ボタンで表示の切替えができます

入金情報

入金情報

概要:案件情報と紐付く「入金情報」を管理します

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入金一覧の登録方法

下部のテキストBOXに「項目名」「入金予定日」「入金予定金額」などの情報を入力し、「登録」ボタンを押すと一覧に追加されます。
「件名」の初期値は、案件情報から「案件名」を引き込み表示しています。
「入金予定金額」の初期値は、「受注金額」を表示しています。
「入金予定金額」を分割し登録する場合は、「受注金額」と登録済みの「入金予定金額」の差額が自動計算され表示します。
編集ボタンから情報の更新と削除ができます。

Noの背景が「ピンク」になる意味は?

請求書が未発行(印刷していない)の入金項目Noの背景色が「ピンク」になります。
請求書を印刷すると、「請求書発行日」に印刷した日付が登録され、Noの背景色が「白」に変わります。
※アイピアでは、請求漏れの防止を重視しています。

入金情報に任意の日付を登録できます

入金項目の「編集」から「入金情報更新」フォームを開き、任意の日付を登録することができます。
入金情報へは反映されませんが、請求書へは表示されます。

入金情報を更新できます。

「編集」ボタンから入金情報を更新できます。
マスタ設定「請求備考」に登録された文言を、「選択」ボタンから引き込めます。
マスタ「会社情報」項目初期値に登録した定型文言が、「支払い条件」「備考」欄の初期値に登録されています。
「請求書取消」ボタンで、発行済み請求書の取消しができます(発行履歴が残ります)

 

入金情報の編集は権限者に限られています

入金情報を編集できるのは、案件情報の担当者・経理権限・管理者権限・経営者権限のみです。

請求書の印刷方法は?

入金一覧で「見積名称」と「帳票種類」を選択し「印刷」ボタンを押すと請求書が印刷できます(PDFが表示)。
請求書の「件名」には初期値に案件名を表示していますが「入金情報更新」画面から変更することができます。
※見積書を選択し登録すると、請求書に紐づく案件名と見積名が履歴に登録されます。(未選択の場合は空欄になります)
※請求書が発行済みの入金情報は削除できません。
※削除する場合は「請求書取消」後に「編集」ボタンから削除をしてください。

請求書に担当者印を引き込み、印刷することができます

「入金一覧」に登録している入金項目ごとに、担当者印を登録し請求書を印刷できます。
マスタ設定の「社員情報」に印影を登録している社員のみ、担当者印を引き込むことができます。
※初期設定では、担当印欄は非表示になっています。
担当者印の機能を表示したい場合は、事前に弊社へお問合せ下さい。

請求書のプルダウンリストに、非表示を設定できます

マスタ設定「帳票」から、請求書の種類ごとに表示・非表示を設定することで、
不要な帳票をプルダウンリストから省くことができます

請求書に引き込まれているデータについて

請求書のヘルプを確認⇒こちらへ

請求書の重複や再発行への対策

【請求書の更新】:請求内容を更新し再発行(印刷)する場合は、同じ請求番号で発行され履歴に登録されます。
【請求書の取消】:発行済みの請求書の取消処理をした後に再発行(印刷)する場合は、新しい請求番号で発行され、履歴に登録されます。

入金実績

入金実績

概要:案件情報に登録されている「入金実績」を一覧表示しています

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入金実績一覧に表示されている条件は?

案件情報の「入金情報」に登録されている「入金一覧」の中で、「入金済み」の入金情報が項目ごとに一覧表示されています。

アクセス制限はありますか?

アクセス「権限」を持つ社員がログインした時のみ、画面に「経理メニュー」ボタンが表示されます。

権限者以外は経理メニュー「入金実績」の閲覧や編集は不可となっています。

権限はマスタ設定「社員情報」ページから社員ごとに設定できます。

ピンク色に表示されるのはどのような場合ですか?

入金予定金額と入金金額が異なる場合に、背景色がピンクで表示されます。

入金実績一覧の項目について

<項目名> <内容> <備考>
No 連番 検索結果を入金日の昇順で表示しています
編集 入金情報更新フォームが開きます 入金情報の更新と削除ができます(請求書発行後は削除不可)
詳細 案件情報を締め処理後は「詳細」ボタンが表示します 入金情報の更新と削除はできません
案件名 案件情報・案件顧客名 案件名のリンクから「案件情報」を確認できます
顧客名 顧客情報・顧客名 顧客名のリンクから「顧客入金情報」を確認できます
項目名 入金情報・入金一覧・項目名  入金項目のリンクから案件情報「入金情報」を確認できます
請求日 入金情報・入金一覧・請求日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金日 入金情報・入金一覧・入金日 「編集」ボタンから入金日を更新できます
入金予定金額 入金情報・入金一覧・入金予定金額(税込) 「編集」ボタンから入金予定金額を更新できます
入金金額 入金情報・入金一覧・入金金額(税込) 「編集」ボタンから入金金額を更新できます

 

入金情報を更新できます。

「編集」ボタンから入金情報を更新できます。
マスタ設定「請求備考」に登録された文言を、「選択」ボタンから引き込めます。
マスタ「会社情報」項目初期値に登録した定型文言が、「支払い条件」「備考」欄の初期値に登録されています。
入金済みですので削除できません。

入金予定

入金予定

概要:案件に登録済みの「入金情報」を案件の入金項目別に表示しています

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入金予定一覧に表示されている条件は?

初期値は、締め処理されていない全案件の未入金の入金予定を表示しています。
・入金済みは「入金済みも表示する」に☑を入れて検索できます
・締め処理済みは「締め済みも表示する」に☑を入れると検索できます
・並び順は請求予定日の昇順で表示されています。(請求予定日が未登録は上部に表示)
入金予定日や請求予定日、請求日から絞り込み検索ができます。(未登録は非表示)
「工事種別」や「入金方法」で絞り込み検索もできます。
※入金予定金額より入金済の金額が少ない場合(入金残額があるケース)も、「未入金」として一覧に表示されています。
※入金予定日が空欄かつ入金金額が「0」の場合は表示されません

アクセス制限はありますか?

アクセス「権限」を持つ社員がログインしている場合のみに、「経理メニュー」ボタンが画面に表示されます。
権限者以外は「経理メニュー(請求・入金)」ページの閲覧や編集は不可となっております。
権限はマスタ設定の「社員情報」ページから社員ごとに設定できます。

入金予定一覧の背景色が「ピンク」の意味は?

「請求書」が未発行(印刷されていない状態)の入金項目は、背景色がピンクで表示され、請求書発行日は空白で表示されます。
「請求書」が発行済の(印刷している状態)の入金項目は、背景色は白く表示され、請求書発行日に印刷した日付が表示されます。※請求書の発行漏れ防止機能です。
請求書が未発行の入金項目は「項目名」のリンクから案件情報「入金情報」タブの入金項目を確認し、請求書を印刷してください。
※請求書の発行を取り消したいときは、案件情報「入金情報」タブの入金一覧「編集」ボタンから「請求書取消」処理を行ってください。

入金予定一覧の表示項目について

※「入金予定日」が空欄の場合は最上位に表示されています。

<項目名> <内容> <備考>
No 連番 検索結果を入金予定日の昇順で表示しています
編集 入金情報更新フォームが開きます 入金情報の更新と削除ができます(請求書発行後は削除不可)
詳細 案件情報を締め処理後は「詳細」ボタンが表示します 入金情報の更新と削除はできません
案件名 案件情報・案件顧客名 案件名のリンクから「案件情報」を確認できます
顧客名 顧客情報・顧客名 顧客名のリンクから「顧客入金情報」を確認できます
項目名 入金情報・入金一覧・項目名  入金項目のリンクから案件情報「入金情報」を確認できます
請求日 入金情報・入金一覧・請求日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金予定日 入金情報・入金一覧・入金予定日 「編集」ボタンから入金予定日を更新できます
入金予定金額 入金情報・入金一覧・入金予定金額(税込) 「編集」ボタンから入金予定金額を更新できます
入金金額 入金情報・入金一覧・入金金額(税込) 「編集」ボタンから入金金額を更新できます

入金情報を更新できます。

「編集」ボタンから入金情報を更新できます。
マスタ設定「請求備考」に登録された文言を、「選択」ボタンから引き込めます。
マスタ「会社情報」項目初期値に登録した定型文言が、「支払い条件」「備考」欄の初期値に登録されています。
請求書が発行済みの場合は削除できません。

 

問合一覧

問合一覧

概要:稼働中の問合案件情報の一覧

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問合一覧に表示されているアイコンと色について

進捗状況が一目で把握できるようにアイコンや色で表示されています。

・最新の稼働中案件:案件情報を新規登録した「発生日」から10日以内の案件
・発生から暫く稼働していない案件:案件の「発生日」から11日~60日経過した案件
・発生から暫く稼働していない案件:案件の「発生日」から11日~60日経過した案件
ピンク色 ・次回予定日が空欄または過去の日付の案件
黄色 ・次回予定日が当日の日付の案件

 

問合一覧の並びの基準は?

マスタの「進捗情報」に登録されている「進捗名」の並び順で表示されています

「進捗」が同じ場合は、入力されている「次回予定日」の「昇順」で表示されています

「次回予定日」が空欄の場合は最上部に表示されます

進捗名の追加や変更はできますか?

マスタ設定「進捗情報」から、業務内容に合わせた「進捗名」を追加することができます

商談、契約、着工を基準として、業務の流れに合わせたステータスを設定できます

進捗ごとの日付の意味を教えてください

商談 日付 ・案件情報を登録した「発生日」/案件情報ページの「発生日」
商談 次回予定日 ・案件情報「打合履歴」で登録した「次回予定日」/「打合日」が最新の打合履歴の「次回予定日」が優先される
(同日に進捗を複数登録した場合は、後から登録した日付が表示されます)
見積提出 日付 ・案件情報を登録した「発生日」/案件情報ページの「発生日」
見積提出 次回予定日 ・案件情報「打合履歴」で登録した「次回予定日」/「打合日」が最新の打合履歴の「次回予定日」が優先される
※追加した進捗名 日付 ・案件情報を登録した「発生日」/案件情報ページの「発生日」
※追加した進捗名 次回予定日 ・案件情報「打合履歴」で登録した「次回予定日」/「打合日」が最新の打合履歴の「次回予定日」が優先される

休日設定

休日設定

概要:社員の勤務日や休日が確認できます

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各社員が個別に休日の設定・変更をすることができます。

休日を反映する為には、承認権限者に休日設定の承認が必要です。

 

色:ピンク 全社休日設定で反映した休日、もしくは承認された個別の休日
色:水色 休日の申請中の日付
アイコン: 出張先で宿泊することを表します。
アイコン: 出張を表します

 

休日の申請方法

申請ボタンから休日の申請を行う事ができます。

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必要カ所を入力します。休日申請の「申請日」「承認予定者」を選択して申請ボタンから

休日の申請を行います。

申請中の日付は背景色が水色に変わります。

申請中の日付が承認されると背景色がピンク色に変わります。