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Google Driveとは
Google Drive（グーグルドライブ）は、Googleが提供するオンライン ストレージサービスです。
インターネット上にファイルを保存できるため、パソコンやスマートフォンなど複数の端末から同じデータにアクセスできます。
また、共有機能を利用することで、社内外のメンバーと簡単にファイルをやり取りできるのも特徴です。
マイドライブと共有ドライブの違い
Google ドライブには『マイドライブ』と『共有ドライブ』があり、利用目的や管理方法が異なります。
主な違いをまとめました。
| マイドライブ | 共有ドライブ 🚩アイピア推奨 | |
| 容量 | 15GB | 30GB~5TB 契約するプランによって変動 |
| 費用 | 無料 | Google Workspaceの契約が必要 料金表（月額課金） |
| 所有権 | アップロードしたユーザー ※アップロードしたユーザーがアカウントを削除した場合、アップロードされたデータも削除されます |
ドライブ（組織）が所有 ※メンバーが退職してもデータが残ります |
| 権限設定 | ファイルごとに個別で共有設定 | ドライブ単位でメンバー権限を設定 （閲覧・編集・管理など） |
| メリット | 無料で手軽に使える | 組織でデータを一元管理できる 担当者が変わってもデータが残る |
| デメリット | 容量が限られる 個人依存のため引き継ぎが難しい |
契約コストがかかる |
※アイピアでは、セキュリティや容量の面からを共有ドライブ（GoogleWorkspace）を推奨をしております。
Google Driveとアイピアの関係
アイピアではGoogleドライブと連携することで、アイピアの顧客・案件情報とGoogleドライブのファイルを結びつけての管理が可能です。
連携でできること
- アイピアの画面からGoogleドライブのフォルダを新規作成できます。
【POINT①】アイピアの顧客・案件情報から自動でフォルダ名を設定できるため、入力ミスを防げます。
【POINT②】現場写真・契約書・見積 などいつも作成するフォルダを１クリックで自動作成できるため、作成漏れを防げます。 - 作成後は、「GoogleDriveを作成する」ボタンから「GoogleDriveを開く」ボタンへ変わります。
Googleドライブ内でフォルダを検索をしなくても、アイピアの顧客・案件ページから該当のドライブへ飛ぶことができます。
- 連携できるページは下記の3種類です。
➊顧客情報：「添付」ページ
➋案件情報：「添付」ページ
➌標準メニュー：「資料」ページ ※会社全体のフォルダのイメージ顧客情報「添付」
案件情報「添付」
左メニュー「資料」
設定方法
アイピアとGoogleドライブを連携する方法については下記記事をご参照ください。
【アカウント未作成の方はこちら】初期設定①アカウント作成編
【アカウント作成済みの方はこちら】初期設定②アイピア連携編
※Google社によって画面や登録手順などが変更される場合がございます。
予めご了承ください。