見積書を英語で書くには？送付メールの書き方も解説【例文付き】

グローバル化に伴い、海外企業と取引する日本企業はかなり増加してきました。
建築業においても海外と取引をする企業は続々と増えています。

そこで本記事では、海外企業と取引をする際に必要な見積書を英語で書く方法を解説します。
加えて、建築業必須の英単語や、送付メールの例文についてもご紹介していきます。

見積書は英語でどう表す？

見積書は英語で「Quotation」、もしくは「Estimate」と言います。

Quotationは、すでに金額が確定した正式な見積りを表します。
Estimateは、まだ見積り金額が不確定である概算見積りを意味しています。

日本語だと、どちらの場合でも「見積り」と言いますが、英語だと明確に言葉が使い分けられるため留意しておきましょう。

英語での見積書の書き方

では、実際の英語での見積書の書き方について解説していきます。
以下では記載事項と照らし合わせながらご説明していきます。

必須項目

まずは見積書に必ず記載する項目から見ていきましょう。

タイトル

日本語の場合は「御見積書」と書くのが一般的です。

英語の場合は、前述の通り、見積金額が確定しているか否かで「Quotation」か「Estimate」か、記載する言葉が変わってきます。

発行日

見積書の発行日も記載します。
発行日はDateと表記し、続けて日付を記入します。

ここで注意すべき点が、日付の記載順が日本とは異なる点です。

アメリカ英語の場合は、MM（月）/DD（日にち）/YYYY（年）となり、
イギリス英語の場合は、DD（日にち）/MM（月）/YYYY（年）と表記します。

また有効期限を表記する際は、Vaild Until: 〇〇（日付）もしくはVaild for:〇〇というように記載します。

見積番号

取引記録をきちんと管理するためにも、見積番号は記載しておくと良いです。
見積番号は英語で「Quote No.〇〇」もしくは「Quote #〇〇」と表します。

どちらも同じ意味ですが、文化や地域によって好みが異なるため依頼主に合わせて作成すると良いでしょう。

自社名

送り元である自社の住所や、電話番号やメールアドレスといった問い合わせ先を記載します。
英語表記の場合は、住所の記載の順番が日本語表記とは逆になります。

例えば、弊社が送り主の場合を例に挙げて考えてみましょう。
弊社の住所を日本語で記載すると以下の通りです。

〒650-0031　兵庫県神戸市中央区東町123-1 貿易ビル503

こちらを英語表記にすると、

503 Boeki Building, 123-1 Higashi-cho, Chuo-ku, Kobe city, Hyogo, 650-0031, JAPAN

となります。

宛名

見積書の送り先を記載します。

会社名を記載する際、株式会社である場合は、Incorporated（Inc.）、有限会社である場合はLimited（Ltd.）というような表記をします。
英語表記の場合は、会社名の後にInc.やLtd.といった表記をつけることが一般的です。

金額

見積りの合計金額はTotal estmate、Total quoteもしくはTotalと表記します。

ちなみに、小計はSubotal、割引がある場合はDiscount、消費税率はTax rateと表します。

また、消費税は国内での商品・サービスのやり取りの際に発生するものであるため、国外取引の場合は発生しません。
ただし、海外法人の日本支社との取引の場合は、国内取引となりますので、消費税が発生しますので注意しましょう。

見積りの内訳

内訳も「Discription」と表記して記載します。
商品の名前（Item name）を記載し、続けて単価（Unit Cost）、数量（Qty/ Hr Rate）、合計（Amount）を記入しましょう。

以下では建築工事の見積書で頻出する商品名の英単語をいくつかご紹介していきます。

備考欄

補足事項がある場合には、備考欄に記載します。
Remarks（備考）や、Terms and Condition（取引条件）と英語では表記します。

備考欄に記載される内容は以下の様なものがあります。
なお、不要な場合は空欄にしておきましょう。

備考欄によく記載される文には、支払い方法に関するものが多いです。
実際に記載する英文をご紹介します。

例えば、手数料に関する文章は、

このように記載されることが一般的です。

見積書の送付方法

実際に英語で作成した見積書を取引先に送るには、どのような方法があるでしょうか。
最も一般的な方法は、メールでの送付です。

海外の企業へ送る場合には、メールを使うことで時間もコストも最小限に抑えられます。

見積書送付メールの例文

ここでは、見積書を送付する際に、どのようなメールを送ればいいのか、英語の例文とともにご説明していきます。

見積書の送付メールに必須の記入項目は、以下の5点です

宛名は担当者名か、役職名（例えば、経理部長宛てであれば、Dear Accounting Manager,）を書きます。
もしどちらも不明な場合には、To Whom It May Concernと書くこともできます。

また、署名の前には敬具や草々にあたる、「Sincerely yours,」を入れるようにしましょう。

Best Regardsも同等の表現にあたりますが、Sincerely yoursのほうが丁寧な表現のため、社外に向けたメールの場合はこちらの方が望ましいでしょう。

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まとめ

英語での見積書の書き方についてご説明してきました。

基本的な内容は日本語の見積書とさほど変わりません。
しかし日本語と同じように、英語にもビジネス特有の言い回しや表現があるため、留意して作成するようにしましょう。

今後、企業の規模に関わらず建築業も海外との取引は増加していくと言われています。
そうした時代の流れに対応できるように、英語の見積書の書き方をきちんと身に着けておきましょう。