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純利益6%アップ!案件管理の手間解消、経営情報が「気が付けば蓄積される」手軽システムの正体とは?

IT 業務管理

兵庫県神戸市にてシステム・アプリ開発を手掛けるLIVE2LOVE JAPAN様。お問合せ数の増加に伴って、管理の手間や管理漏れに不安を感じていたそうです。そんなLIVE2LOVE JAPAN様がアイピアを通じて純利益4%アップを実現したポイントを詳しくお伺いします。

-御社のサービスと、田中様のお仕事について教えてください-

大谷氏:神戸でWebシステム開発会社を経営しております。開発依頼を請けるのは一般企業だけでなく製薬会社や防災施設、博物館など業種・職種を問わず様々です。それからスマートフォンアプリの開発もしておりまして、自社開発アプリの「Shuttle Sticker for LINEスタンプ・着せかえ作成」は販売後25万ダウンロードを超えてご好評をいただきました。

新しい知識を取り入れ続けることが最も重要だと考えています。今年度は「AIファースト」の年として、AIの新技術を取り入れた製品発表を目指しているところです。

 

付箋や安価な案件管理ツールは手間ばかり増え効果薄。開発スキルがあっても自分で「意義ある仕組み」を構築できるとは思えなかった

-アイピアへの相談前はどんな課題を抱えていたのでしょうか?-

大谷氏:口コミを通じてお声がけがかなり増えてきて、案件管理に手間を感じるようになったのがきっかけです。打合せなどのスケジュールやタスクだけでなく、契約後の入金漏れや支払い漏れは特に神経を尖らせていましたね。もともと一人経営から始めたこともあって、業務管理のノウハウに乏しかったのも大きいですね。

付箋を使ったり安価な管理ツールを導入したりしてはみたんですが不発ばかりで…。自社開発という手段を取るつもりは最初からありませんでした。開発スキルはあっても、効率的な業務管理などの業務コンサル的な知識には自信がありません。意義ある仕組みを構築できるとは思えなかったんです。せっかく管理ツールを導入するなら業務全体を丸ごと管理したいし、どうせなら売上や業務効率の上がりそうなものを入れたいなと思っていました。

画面・操作感が分かりやすく、初期設定の構築や操作感に慣れる時間や手間がほとんど無い

-アイピアにコンサルティングを依頼すると決断した決め手は何だったのでしょうか?-

大谷氏:1番の決め手は、「わかりやすいこと」でした。アイピアの画面はどこに何があるのか分かりやすい。案件の進捗が今どの段階にいるのか、次に何をすべきなのか分かりやすい。分かりやすさのおかげで、入力や確認を感覚的に行えるのは助かります。

他社システムだと必要な初期設定の構築や、操作感に慣れるまで使ってみる時間や手間がほとんど無いのも素晴らしい。仮にそれが一時的に必要な手間だったとしても、できれば業務効率の低下を一瞬たりとも感じたくないっていうのが経営者の本音ですよね。

気が付いたら情報が蓄積され、損益分岐点や売上推移を自動集計。Excelで何日もかかっていた情報が瞬時に出てくる喜びは想像以上

-アイピアのコンサルティングを実際に受けてみていかがですか?-

大谷氏:入金の記録を入力したりタスクを片づけたり…と日々の入力はとても気軽に行えています。毎朝ログインしたときに出勤記録が付けられるのも、ちょっとしたポイントですが助かっています。そんな調子で、特に何も意識することなく日々の記録をしていたのですが、気が付いたらいろいろな情報が蓄積されていたのには驚きました。

営業成績などは当然ですが、原価や固定費用などをもとにした損益分岐点の情報が当月実績と翌月以降の予測として自動的に算出されていたり、月別の売上推移や粗利推移などの経営分析に必要なあらゆる集計情報がすべてグラフ化されてひとつのページにまとまっていたりするんです。これまでExcelを使って何日もかけていた情報が瞬時に出る喜びは想像以上です。余計な面倒を感じずに落ち着いて経営分析の時間が取れるというのは良いですよね。

原価管理意識が高まり、売上が変わらないのに純利益4%アップ!

-具体的にどんな成果がありましたか?-

大谷氏:固定費が簡単にグラフ化できるようになったおかげで、原価管理意識が高まりました。

これまでも年間あたりの開発原価や固定費の集計は行っていたのですが、アイピアなら原価や固定費を簡単にグラフ化できるうえに、「仮にこの固定費を省いたらどれくらいの純利益が残るか」という情報もグラフの編集で簡単に見える化できたのが良かったです。

外注費用の見直しや、参加はするもののあまり利益に繋がっていなかった勉強会の退会など色々なところで決断が出来ました。そのおかげもあって、月々の売上はあまり変わっていないのに純利益が前年よりも約4%上がったんです。

それから、ベロシティ管理機能も便利です。作業時間や費用、利益などからタスクひとつひとつの重さを記録できる機能なのですが、これを通じて「2時間の会議にどれくらいコストがかかっているのか?」など普段何気なくやっていることにもコスト意識を持つことができるようになりました。まさに業務改善!って感じですよね。


社員ひとりひとりの見えない気持ちを汲み取れる職場環境を作り上げたい

-最後に、今後アイピアと共にやりたいことをお伺いできますか?-

大谷氏:アイピアを使って業務改善を行うことには慣れてきました。業務改善を行う視点もかなり養われてきたように思います。これからは業務内容だけでなく、社員の満足度向上に力を注ぎたいと考えています。

アイピアには出退勤管理、日報管理の中に「メンタル管理機能」が付いているので、これを活用して社員の気分と生産性にどのような関係があるのか?どういったときにどんな不安を抱えているのか?直接話す以上のことが汲み取れるかも!と楽しみにしています。

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