【例文付き】見積の進捗確認メールの書き方！作成のポイントをご紹介

見積もりを依頼したのにいつまでの返事が届かないと、「もしかして忘れてるのでは」と気になってしまうことでしょう。
そんな時には、進捗確認メールを送るのも一つの手です。
そこで、本記事では、進捗確認の必要性、メールを送る時のポイント、例文などをご紹介していきます。

進捗確認とは

ビジネスにおける『進捗状況』とは、仕事や作業などの進み具合のことです。
『進捗確認』は、『進捗状況』を確認することを意味しています。

進捗確認の必要性

ビジネスシーンでは、進捗確認が欠かせません。
プロジェクトのメンバー同士、あるいは取引先や顧客などの間で定期的に進捗確認を共有しておかないと、誰がどんな作業をしているのかがわからなくなってしまいます。

相手の仕事がどこまで進んでいるのかが把握できないと、次の工程にも影響が出てしまうこともあるでしょう。
ビジネスを円滑に進めていくためには、お互いの進捗状況をしっかりと確認し合うことが必要です。

進捗確認の際に意識すること

進捗確認を行う際には、相手への配慮をすることが大切です。
連絡のタイミングや回数についても気を付けたほうが良いでしょう。

ここでは、進捗確認時に意識すべき3つのポイントをご紹介します。

確認であることを意識し、相手に配慮する

進捗確認をする際には、『確認』であることを意識して対応したほうが良いでしょう。
丁寧な対応で確認しないと、相手は「対応の遅れを責められた」、「進捗確認を疑われている」と不安になってしまうかもしれません。

そういった意図はなく、あくまで確認のためだと伝えておけば、誤解を招くのを防げることでしょう。
うっかり対応を間違ってしまうと、今後の関係にひびが入ってしまうおそれもあります。

ずっと良好な関係を築いていくためにも、進捗確認時には相手への配慮を忘れないようにしましょう。

余裕を持って連絡する

進捗確認のタイミングにも、注意が必要です。
締め切りが迫っている状況で連絡をすると、その後のスケジュールに影響が出てしまうおそれがあります。

早めに確認して状況を把握しておけば、スケジュールの変更や調整などの対応も取りやすくなることでしょう。
ギリギリになってから連絡をすると、相手にプレッシャーをかけてしまうことにもなりかねません。

進捗確認を行う際には、余裕を持って連絡するように心がけることが大切です。

しつこく何度も連絡しない

進捗状況が気になって、何度も連絡を入れたくなることもあるかもしれません。
しつこく連絡をすると、相手の負担となってしまう可能性があります。

連絡の入れ過ぎが進捗の妨げになることもあります。
何度も連絡をすると、相手は「急かされている」と受け止めてしまうかもしれません。

連絡の頻度は控えめにしたほうが良いでしょう。
急ぎで進捗確認をしたい時には、電話で連絡を取ってみるのも手です。

進捗確認メールを送る時のポイント

進捗確認の方法は、口頭、電話、電子メール、ファックスなどさまざまです。
ここでは、進捗確認メールを送る際のポイントを6つご紹介します。

丁寧な表現を心がける

電子メールでは、お互いの表情や声のトーンがわからないため、文面には十分な配慮が必要です。
相手に対して「催促された」という誤解を与えないように、柔らかいフレーズを用いて丁寧な文面を心がけなくてはなりません。

進捗確認メールを送信する前に、高圧的な印象を与えるような文面になっていないかをチェックしておくと良いでしょう。

進捗確認だとわかる件名にする

進捗確認メールを送る際には、件名を忘れずに入力しておきましょう。
たとえば、「〇〇見積もりの進捗確認」といったように、わかりやすい件名を入れておけば、受け取った相手は本文を読まなくても、内容を把握することができます。

一目で進捗確認だとわかる件名を付けるのがポイントです。

本文はなるべく簡潔にする

進捗確認メールの本文は、簡潔にするのがポイントです。
本文が長すぎると、読むのに時間がかかってしまい、返信が遅れてしまうかもしれません。

不要な文章はできるだけ省いて、伝えたいことのみを簡潔にまとめるようにしましょう。

行き違いの可能性を考える

行き違いの可能性があることも、考慮したほうが良いでしょう。
進捗確認メールの本文には、「もしも行き違っておりましたら、大変申し訳ございません」といったフレーズを入れておくと、丁寧な印象を与えることができます。

改めて期限を提示する

相手が期限を忘れている、もしくは、日時を勘違いしている可能性も考慮しておいたほうが良いでしょう。
進捗確認メールを送信する際には、「進捗状況を○月○日の〇〇時までにご共有いただけますと幸いです」といった文面を加えて、改めて期限を提示しておくのがポイントです。

返信を促す一文を付ける

進捗確認メールを送信しただけでは、相手から返信がもらえないこともあるかもしれません。
確実に返信が欲しい時には、進捗確認メールの本文に返信を促す一文を加えておくと良いでしょう。

返信を強要するような文面は避けて、「○○日までにご返信いただければ幸いです」といったように、ソフトな表現を心がけるのがポイントです。

進捗確認メールの例文

最後に、見積もりの進捗確認メールの例文を3つご紹介します。
どんな文面にしたら良いのかで悩んだ時は、次にご紹介する例文を参考にして、文面を考えてみると良いでしょう。

進捗確認だけをする場合

進捗確認だけを行いたい場合は、シンプルな文面にしておくと良いでしょう。

■件名：◯◯（見積もりの内容）の進捗確認について

■本文
株式会社〇〇
〇〇事業部（部署名）〇〇様

平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇部の〇〇です。

先日ご連絡させていただきました◯◯の進捗状況はいかがでしょうか。
期限が〇〇月〇〇日でございますので、確認のためにご連絡させていただきました。

もし行き違っておりましたら、大変申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

以前も連絡したが返信がない場合

すでに連絡済みにもかかわらず返信がない場合は、行き違いになっていることも考慮したうえで、催促メールを送ると良いでしょう。

■件名：◯◯（見積もりの内容）の進捗状況について

■本文
株式会社〇〇
〇〇事業部（部署名）〇〇様

平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。

○月○日に◯◯の見積もりの件について、進捗状況の確認メールを送付させていただきました。
まだ、お返事をいただけておりませんでしたので、改めてご連絡させていただいた次第です。

お忙しいところ恐縮ではございますが、〇〇月〇〇日までにご確認いただければ幸いです。
もしも、届いていない場合、再送いたしますのでお申し付けくださいませ。

ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

当初の期限が過ぎている場合

期限を過ぎている場合には、相手が忘れている可能性もありますので、できるだけすぐに早めに進捗確認メールを送信したほうが良いでしょう。
状況に応じて電話で確認することや代替案を提示するのも手です。

■件名：◯◯（見積もりの内容）の進捗状況について

■本文
株式会社〇〇
〇〇事業部（部署名）〇〇様

平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。

◯◯の見積もりの進捗状況はいかがでしょうか。
◯月◯日が期限でしたが、現時点で確認できておりませんでしたので、ご連絡をさせていただきました。

お忙しいところ恐縮ではございますが、至急お返事をいただければと存じます。
何卒、よろしくお願いいたします。

まとめ

ビジネスを円滑に進めていくためには、進捗確認が必要です。
進捗確認メールを送る際には、催促だと思われないように『確認』であることを伝えて、丁寧な文面を心がけるようにしましょう。

行き違いの可能性を考慮しておくことがポイントです。
期限が遅れている場合には、進捗確認メールで新たな期限を提示するのも手です。

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