電子請求書とは？メリット・注意点・電子帳簿保存法まで徹底解説

働き方の多様化や業務のデジタル化が進む中で、請求書業務の効率化を目的に、電子請求書を導入する企業が増えています。

また、電子帳簿保存法の改正により、請求書をはじめとした帳票類を電子データで適切に保存・管理することが求められるようになり、関連システムの導入を本格的に検討している企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、電子請求書の基本から、導入するメリットや注意点、電子帳簿保存法の概要までをわかりやすく解説します。

電子請求書とは

紙の請求書をPDFなどの電子データに変換し、メールやクラウド上で送受信する請求書を「電子請求書」と言います。
紙の印刷や郵送が不要になるため、請求書の作成・送付・管理にかかる手間を減らすことができ、経理業務の効率化につながります。

以前は紙の請求書によるやり取りが一般的でしたが、IT化やDX化が進む近年では、請求書をはじめとした帳票類も電子化する企業が増えています。
特に法改正を背景に、電子請求書の導入は多くの企業にとって避けられない流れとなっています。

電子請求書は法律的には有効か

電子請求書も、一定のルールを守って運用していれば、法律上も有効な請求書として認められます。

税務調査などで請求書の提示を求められた場合でも、法令に沿って電子保存していれば、証拠書類として問題なく提出できます。

これまでは、電子請求書を受け取った場合でも、自社で紙に印刷して保存することが認められていました。
しかし、電子帳簿保存法の改正により、電子データで受け取った請求書は、原則として電子データのまま保存することが義務付けられています。

そのため、これまで紙で請求書を保管していた企業も、今後は電子保存に対応する必要があります。

電子請求書の送付方法

電子請求書の送付方法は、大きく分けて以下の3つに分類されます。

送付方法によって、利便性やセキュリティ、保存のしやすさなどが異なります。
それぞれの特徴を理解したうえで、自社に合った方法を選ぶことが重要です。

メールで送付する

請求書をそのままメールに添付にして送る方法です。
誰でも簡単に利用できます。

事前にシステムを準備する必要がなく簡単に使えますが、セキュリティ面は不安が残る方法です。
急遽、請求書を確認したいと言われても、検索が難しくメールの送付の場合は探すのが大変な点も留意しておきましょう。

電子帳簿保存法には未対応でペーパーレス化にはならず、請求書への押印も必要になるなど、ほかの送付方法に比べるとデメリットが多くなります。

相手にダウンロードしてもらう

作成した請求書をクラウド上にアップロードし、相手にダウンロードしてもらう方法です。

この場合、保存が数ヶ月可能なため、保管できている間は検索も簡単です。
またメール送付とは違い、セキュリティ面は安心なことに加え、取引先が受け取ったかどうかの把握も可能です。

しかし、電子保存に関しては、発行側よりも受取側の方が保存のハードルが高いというデメリットがあります。

電子データでやりとりする

電子データでのやり取りは、請求書の作成から、発行、受取までスムーズに行えます。

安全性にも力を入れているツールを使用すれば、セキュリティも担保されていて安心です。
いざ請求書を出してほしいと言われても、検索で簡単に出せます。
取引先の受取状況を容易に確認できるだけでなく、万が一確認していないことがわかったら、未確認の取引先だけ一括して催促も可能です。

電子帳簿保存法の要件にも対応しているため、ペーパーレス化ができて請求書への押印も必要ありません。
電子請求書の送付方法の中でもメリットが多いです。

電子帳簿保存法とは

これまで帳簿や請求書などの書類は、紙で保存されたものだけが正式な帳簿として認められてきました。
しかし、国税関係帳簿書類や国税関係書類について、一定の要件を満たせば電子データのまま保存することも認められています。
この制度を定めた法律が「電子帳簿保存法」です。

昭和・平成・令和とIT化やデジタル化が進む中で、実務に合わせる形で電子帳簿保存法はこれまで何度も改正されてきました。

2022年1月の法改正のポイント

2022年1月の法改正では、企業がよりスムーズに書類の電子化へ移行できるよう、制度の見直しが行われました。

主な改正ポイントは次の6点です。
ここからは、それぞれの内容を順番に解説していきます。

事前手続きの廃止

これまで電子帳簿保存やスキャナ保存を行うには、事前に税務署長の承認を受ける必要がありました。

しかし、今回の法改正によりこの事前手続きは廃止され、現在は税務署長の承認を得なくても電子帳簿保存やスキャナ保存を利用できるようになっています。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプについても要件が緩和され、付与期限は最長で約2か月に統一されました。
電子取引においても同様に要件が見直されており、実務上の負担が軽減されています。

検索要件の緩和

書類を電子保存する際には、これまで検索機能を確保するために細かな検索要件が定められていました。
今回の改正では、この検索要件が大幅に緩和されています。

取引年月日、取引先、取引金額のうち、一定の条件を満たして検索できれば、電子保存が可能です。

日付や金額の範囲指定ができ、複数の任意項目を組み合わせて検索できることが求められます。
また、税務調査などで電子データの提出を求められた際に、速やかに対応できる体制が必要です。

適正事務処理要件の廃止

これまでは、スキャナ保存の信頼性を確保するために「適正事務処理要件」が設けられていました。

具体的には、事務担当者とは別の担当者を配置したり、帳簿とスキャンデータの不備に対応できる体制を整える必要がありました。
しかし、今回の法改正により、これらの要件は廃止されています。

電子データでの保存の義務化

請求書などを電子データで受け取った場合、これまでは紙に印刷して保存することも認められていました。

しかし、法改正により、電子取引で受け取った書類は、原則として電子データのまま保存することが義務付けられています。

そのため、電子データでやり取りした請求書を紙で保存している企業は、電子保存へ対応する必要があります。

なお、2023年12月31日までは猶予期間が設けられていましたが、この期間を過ぎると紙保存は認められません。
体制が整っていない企業は、早めの対応が求められます。

罰則の強化

電子データとして保存した書類を改ざん・隠ぺいした場合には、罰則が科されます。
不正が発覚した場合には、重加算税が10％加重されるなど、厳しいペナルティが課される可能性があります。

この罰則は、令和4年1月1日以降に申告する国税から適用されています。

電子請求書のメリット

電子請求書には、業務効率化やコスト削減だけでなく、法令対応のしやすさといったメリットがあります。
紙の請求書を利用してきた企業にとっては不安もあるかもしれませんが、正しく導入することで業務負担の軽減につながります。

ここからは、電子請求書を導入することで得られる主なメリットについて解説します。

手間やコストを削減できる

請求書の発行には、作成・印刷・封入・発送といった多くの手間やコストがかかります。
取引先が増えるほど、その負担は大きくなります。

また、紙の請求書は法律により7年前後の保管が義務付けられているため、保管スペースの確保や管理コストも発生します。

電子請求書であれば、システムを活用して作成から送付までを一元管理できるため、作業時間を大幅に削減できます。
郵送が不要になることで、印刷費や郵送費もかかりません。

保管もパソコンやクラウド上で行えるため、物理的な保管場所に困ることもなくなります。

改ざんや紛失のリスクを回避できる

電子請求書をクラウド上で管理・やり取りすることで、請求書の改ざんや紛失のリスクを低減できます。
データの変更履歴が自動で残るため、不正が起きた場合も確認が可能です。

また、送信・受信の履歴が残るため、
「郵送したはずの請求書が届いていない」といったトラブルを防ぐことにもつながります。

紙での管理と比べて、信ぴょう性の高い運用ができる点も大きなメリットです。

承認・確認作業をスムーズに行える

紙の請求書の場合、上長の不在や出張などにより、承認作業が滞ってしまうことがあります。
承認が遅れることで、請求書の送付や入金確認が遅れてしまうケースも少なくありません。

電子請求書であれば、パソコンやスマートフォンから請求内容を確認できるため、
外出先やテレワーク中でも承認・確認作業が行えます。

その結果、請求業務全体のスピードが向上し、業務の停滞を防ぐことができます。

電子帳簿保存法への対応がしやすい

電子請求書は、電子帳簿保存法で定められている保存要件や検索要件に対応しやすい点もメリットです。
システム上で管理することで、取引年月日や取引先、金額などの条件で検索できる環境を整えやすくなります。

紙やメール添付での管理と比べて、法令に沿った形での保存・運用がしやすく、
税務調査の際にもスムーズに対応できます。

今後、電子データでの保存が前提となる中で、
電子請求書は法改正への対応を進めるうえでも有効な手段と言えるでしょう。

電子請求書を導入する際の注意点

電子請求書はメリットが多く、導入すれば業務の効率化やコスト削減を実感できるでしょう。
一方で、導入・運用にあたってはいくつか注意すべき点もあります。
事前にポイントを把握しておくことで、トラブルを防ぎ、スムーズに運用できます。

取引先と事前に話し合う

電子請求書を導入する際は、自社だけでなく取引先の対応状況を事前に確認しておくことが重要です。
取引先によっては、紙の請求書でのやり取りを前提としている場合もあります。

また、システムの都合や社内ルールにより、
電子請求書の形式や提出方法について指定があるケースも考えられます。
そのため、導入前に必ず取引先と認識をすり合わせておきましょう。

フォーマットを変更できるようにしておく

取引先によっては、
「文字が見えにくい」「自社の管理に合わない」などの理由から、
独自の請求書フォーマットを指定されることもあります。

こうした要望に柔軟に対応できるよう、フォーマットのカスタマイズが可能な電子請求書システムを選ぶと安心です。
将来的な取引先の増加にも対応しやすくなります。

セキュリティ対策を整える

電子請求書は紙に比べてセキュリティ性が高いものの、
より安全に運用するためには追加の対策が欠かせません。

不正アクセスやサイバー攻撃に備え、
通信データの暗号化やアクセス制限が整ったシステムを利用することが重要です。

また、万が一のトラブルに備えて、
データのバックアップ体制を整えておくことも忘れないようにしましょう。

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電子請求書に関するよくある質問

最後に、電子請求書に関するよくある質問に回答していきます。

電子請求書は法律的に本当に有効ですか？

はい。
電子請求書は、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、法律的にも有効な請求書として認められています。
税務調査の際も、適切に保存されていれば証拠書類として提出可能です。

電子請求書は紙に印刷して保存しても問題ありませんか？

いいえ。
電子データで受け取った請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。
電子帳簿保存法の改正により、原則として紙での保存は認められていません。

電子請求書は取引先の同意が必要ですか？

多くの場合、事前に取引先への確認・合意を取ることが望ましいです。
取引先によっては紙でのやり取りを指定しているケースもあるため、トラブル防止のためにも事前に相談しておきましょう。

電子請求書はメールで送るだけでも対応できますか？

PDFをメールで送付する方法でも、電子請求書として扱われます。
ただし、検索性やセキュリティ面に不安が残るため、クラウド型の電子請求書システムを利用する方が安心です。

電子請求書の保存期間はどれくらいですか？

電子請求書も紙の請求書と同様に、原則7年間の保存義務があります。
保存期間中は、検索要件を満たした状態で管理する必要があります。

電子請求書は中小企業でも導入できますか？

はい。
近年は中小企業向けに、低コストかつ操作が簡単な電子請求書システムも多く提供されています。
業務効率化やコスト削減の観点からも、無理なく導入できます。

まとめ

電子請求書の活用には、業務効率化やコスト削減など多くのメリットがあります。
改正された電子帳簿保存法により、帳票の電子データ保存も以前より導入しやすくなっています。

また、電子データで受け取った請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられているため、
法改正に対応できる体制をあらかじめ整えておくことが重要です。

電子請求書システムを活用すれば、請求書の作成から送付、管理までを一元化できます。
コスト削減や業務効率向上のためにも、電子請求書の導入を検討してみてはいかがでしょうか。