発注書と注文書の違いとは?使い分けや作成時のポイントを解説!

発注書と注文書の違いとは?使い分けや作成時のポイントを解説!

お客様との契約書もしくは発注書(注文書)はもちろん行っていると思いますが、取引先へ発注書(注文書)を送っていない企業はまだまだ多くいらっしゃいます。

取引先との関係を信用して口約束で済ましていると思いますが、発注金額と請求金額の差額を確認したことありますか?
取引先から送られてきた請求書通りに支払をしていると思っている以上に原価を圧迫してしていることがあります。

そこで、発注書は発行する際に知っておきたい内容をまとめましたので、見ていきましょう。

発注書と注文書の違いとは?

発注書と注文書の違いとは?
では、発注書と注文書の違いは、どの点にあるのでしょうか。
ここでは、発注書と注文書の違いを法的観点からご紹介します。

発注書と注文書、「法的な違い」は無い

発注書と注文書の違いについて迷われる方もいますが、結論から言うと、表現の違いだけで法的には発注書と注文書は違いはありません。

企業間取引(BtoB)では購入する・依頼する側が作成・提出する書類として一般的ですが、企業によっては発注書と注文書を異なる書類として使い分けている場合もあるようです。

発注書と注文書の使い分け方

法的に違いのない「発注書」と「注文書」は、どのように使い分けたらよいのでしょうか。
2つの視点から、使い分け方をご紹介します。

取引するものが「加工されている」かどうか

一部企業では、素材・原料などをそのまま依頼する場合には注文書を使い、何らかの加工や作業を伴う場合には発注書を使う…というように、取引するものの状態によって使い分けている場合があります。

例えば、木材をそのまま注文する際は注文書で依頼をします。
型番や数量や色や価格などをして指定する場合でも、指定したものを「そのまま」もらうので注文書、という判断です。

一方、木材を机や椅子などに加工したうえで納品してほしい場合には発注書です。
素材に対して何らかの作業が発生するものの場合に使われます。

そのほかの例では、Tシャツをそのまま100着を注文する際は注文書で、Tシャツにオリジナルプリントを施して100着を注文する際は発注書といったかたちになります。

取引するものの「金額」によって判断

10万円未満の場合は注文書、○○円以上の場合は発注書のように取引する金額にとって使い分けるケースです。
定額・高額のどちらを注文書または発注書とするのかは各社異なりますが、金額によって注文書・発注書を分けている場合には高額なほうの書式にはより詳細な情報記載が求められます。

例えば10万円未満の注文書には最低限の情報を記載し、10万円以上で使う発注書では社内稟議の確認印などの情報が増えていることがあります。

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下請法が適用される会社には発注書の交付義務がある?

下請法が適用される会社には発注書の交付義務がある?発注書を作成していない会社も多くいますが、下請法が適用される会社には発注書を作成する義務があるのをご存知でしょうか?
公正取引委員会が公表している親事業者の義務として下記があります。

支払期日を定める義務下請代金の支払期日を給付の受領後60日以内に定めること。書類の作成・保存義務下請取引の内容を記載した書類を作成し,2年間保存すること。遅延利息の支払義務支払が遅延した場合は遅延利息を支払うこと。

書面の交付義務発注の際は,直ちに3条書面を交付すること。
支払期日を定める義務下請代金の支払期日を給付の受領後60日以内に定めること。
書類の作成・保存義務下請取引の内容を記載した書類を作成し,2年間保存すること。
遅延利息の支払義務支払が遅延した場合は遅延利息を支払うこと。

参照:親事業者の義務(公正取引委員会)

下請法が適用される場合とされない場合で、書類の項目や保管期間など変わってきますので、注意が必要です。

発注書(注文書)として必須とされている項目

書類の形式が決まっているものではありませんが、国税庁で記載が義務付けられている項目があります。
内容は請求書と同じですので、一度確認をしてみるとよいでしょう。

書類作成者の氏名又は名称

発注元の会社名や住所や電話番号などを記載します。

取引年月日(発注日)

発注した日にちを記載します。会社の運用や取引条件によって異なりますが、発注書の発行日や締め日などを記載します。

取引内容

発注する商品名や単価や数量など発注内容を記載します。

取引金額(税込)

税込での発注金額の合計を記載します。目立つよう太字や大きめの文字にすることもあります。

書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

発注書を送る相手(発注先)の会社名や住所や電話番号を記載します。
また、必須ではありませんが、あると管理や内容把握が分かりやすくなる項目もありますのでご紹介いたします。

発注番号

一意の番号(重複しない番号)を振ることで、発注書の管理がしやすくなります。

納期

商品やサービスの納期の期日を記載します。書面に記載することで納期の遅れや漏れ防止につながります。

支払条件

支払条件を記載します。

また、公正取引員会が公開している書面の交付義務(第3条)は下記になります。

親事業者は,発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務があります。

【3条書面に記載すべき具体的事項】

(1) 親事業者及び下請事業者の名称(番号,記号等による記載も可)
(2) 製造委託,修理委託,情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
(3) 下請事業者の給付の内容(委託の内容が分かるよう,明確に記載する。)
(4) 下請事業者の給付を受領する期日(役務提供委託の場合は,役務が提供される期日又は期間)
(5) 下請事業者の給付を受領する場所
(6) 下請事業者の給付の内容について検査をする場合は,検査を完了する期日
(7) 下請代金の額(具体的な金額を記載する必要があるが,算定方法による記載も可)
(8) 下請代金の支払期日
(9) 手形を交付する場合は,手形の金額(支払比率でも可)及び手形の満期
(10) 一括決済方式で支払う場合は,金融機関名,貸付け又は支払可能額,親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払う期日
(11) 電子記録債権で支払う場合は,電子記録債権の額及び電子記録債権の満期日
(12) 原材料等を有償支給する場合は,品名,数量,対価,引渡しの期日,決済期日,決済方法
参照:親事業者の義務(公正取引委員会)

発注書の印紙について

商品の売買用の発注書(注文書)に印紙は必要ありません。

しかし、作業や業務などを依頼する場合、特に工事などの発注書で「見積書に基づくものである」と記載されている場合や、「基本契約書に基づく申し込み」とした場合は発注書も課税文書として認識されるため、印紙が必要です。

[請負に関する契約書]
工事請負契約書、工事注文請書、物品加工注文請書、広告契約書、映画俳優専属契約書、請負金額変更契約書など

記載された契約金額が
1万円未満 非課税
1万円以上100万円以下 200円
100万円を超え200万円以下 400円
200万円を超え300万円以下 1千円
300万円を超え500万円以下 2千円
500万円を超え1千万円以下 1万円
1千万円を超え5千万円以下 2万円
5千万円を超え1億円以下 6万円
1億円を超え5億円以下 10万円
5億円を超え10億円以下 20万円
10億円を超え50億円以下 40万円
50億円を超えるもの 60万円
契約金額の記載のないもの 200円
(注) 平成9年4月1日から平成32年(2020年)3月31日までの間に作成される建設工事の請負に関する契約書のうち、契約書に記載された契約金額が一定額を超えるものについては、税率の軽減があります(詳しくはコード7108 不動産の譲渡、建設工事の請負に関する契約書に係る印紙税の軽減措置をご利用ください。)
参照:印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで(国税庁)

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発注書・注文書を電子化・システム化するメリット

発注書を手書きやExcelのテンプレートで作成している場合、手間と時間がかかったり人為的なミスが発生することもしばしばあります。

また、取引先が多い企業ですと月に数百枚もの発注書や注文書を作成する必要があり、時間がかかり担当者の負担が大変大きくなります。

そのため、発注書や注文書を作成する際に、システムを活用する企業が増えています。
システムを活用することによって得られるメリットは以下の通りです。

メリット1 作成を効率化できる

発注書や注文書をシステムで作成することによって、発注書を作成、印刷、切手の添付、郵送にかかる時間を省くことが出来ます。
システムでは、あらかじめ入力形式が決められているため、Excelのシートのように1から作成する必要がありません

また、システムの中には、過去に入力下データを反映し、自動で出入力してくれるものもあるため、発注のたびにエクセルのように入力する必要がありません。

発注書や注文書の作成をシステムで行うことによって、大幅に時間の短縮につながるのです。

メリット2 ペーパーレス化によって一元管理できる

システムを導入することによって、今まで紙で作成し郵送していた発注書を、PDF化してメールで送ることが出来ます。
そのため、紙代や印刷代、郵送費などの作業コストカットにも役立ちます。

また、データ化することによって、過去の取引先の発注データを一元管理することが出来ます。
例えば、Excelで管理していた場合、発注データが増えてくると過去のデータを探すのに大変時間がかかります。
システムですと、検索機能によりワンクリックで検索タを参照することが出来ます。

メリット3 下請法の遵守が可能

先ほどお伝えした通り、下請法が適用される会社には発注書を発行する義務があります。
下請法が適用されるためには、記載項目が定められており、それに従って発注書を作興する必要があります。

下請法に従って作成されていない場合、罰金が科せられたり、企業名や違反事実が公表される恐れがあり、会社の信用にも関わります。

システムで発注書を作成することによって、下請法に対応した発注書を作成できる機能があるため、会社の信用にかかわるリスクを回避することが出来ます。

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まとめ

発注書にまつわるトラブルは、起きてからでは取返しのできない状態になる可能性もあります。
トラブルが起きないように事前準備として発注書をしっかりと発行してはいかがでしょうか?

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執筆者情報

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