アイピア

発注書と注文書の違いとは?使い分けや作成時のポイントを解説!

お客様との契約書もしくは発注書(注文書)はもちろん行っていると思いますが、取引先へ発注書(注文書)を送っていない企業はまだまだ多くいらっしゃいます。
取引先との関係を信用して口約束で済ましていると思いますが、発注金額と請求金額の差額を確認したことありますでしょうか?
取引先から送られてきた請求書通りに支払をしていると思っている以上に原価を圧迫してしていることがあります。

そこで、発注書は発行する際にしておきたい内容をまとめましたので、見ていきましょう。

発注書と注文書の違いとは?

発注書と注文書の違いについて迷われる方もいますが、結論から言うと、法的には発注書と注文書は違いはありません。
ですが、企業によって発注書と注文書を使い分けている場合もあります。

取引するモノによって使い分ける

材料や商品など形のあるモノを注文する際は注文書を使い、
何らかの加工や作業を伴うモノを注文する際は発注書を使う。
といったように取引するモノによって使い分けている場合があります。

例えば、木材を注文する際は注文書で依頼をします。
型番や数量や色や価格などをして指定して注文を行います。

対して、発注書の場合は、木材を使って机を作ってほしい。やバルコニーを作ってほしいなど、
作業が発生するモノの場合に使われることが多いです。

そのほかの例では、Tシャツ100着を注文する際は注文書で、
オリジナルTシャツ100着を注文する際は発注書といったかたちになります。

取引する金額によって使い分ける

○○円未満の場合は発注書、○○円以上の場合は注文書、と使い分けているところもあれば、
逆に○○円未満の場合は注文書、○○円以上の場合は発注書としている企業もあるようです。

取引を出し手と請け手によって使い分ける

「発注する」という意味から考えると、注文を出す側が発注書で注文を受ける側は注文書という考え方もあります。
取引先に注文を出すなら、発注書の方が正しいことになり、注文を受ける側が発注書なら、おかしい、ということになります。
「注文書」なら、出す側にも請ける側にも使えるでしょう。

上記の使い分けはあくまで参考例なので、使い分けの方法は企業によって変わってきます。
使い分けずに発注書か注文書のどちらかに統一している企業もいます。

発注書(注文書)として必須とされている項目

書類の形式が決まっているものではありませんが、国税庁で記載が義務付けられている項目があります。

①書類作成者の氏名又は名称
発注元の会社名や住所や電話番号などを記載します。
②取引年月日(発注日)
発注した日にちを記載します。会社の運用や取引条件によって異なりますが、発注書の発行日や締め日などを記載します。
③取引内容
発注する商品名や単価や数量など発注内容を記載します。
④取引金額(税込)
税込での発注金額の合計を記載します。目立つよう太字や大きめの文字にすることもあります。
⑤書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
発注書を送る相手(発注先)の会社名や住所や電話番号を記載します。
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

発注書の印紙について

商品の売買用の発注書(注文書)に印紙は必要ありません。
しかし、作業や業務などを依頼する場合、特に工事などの発注書で「見積書に基づくものである」と記載されている場合や、「基本契約書に基づく申し込み」とした場合は発注書も課税文書として認識されるため、印紙が必要です。

[請負に関する契約書]
工事請負契約書、工事注文請書、物品加工注文請書、広告契約書、映画俳優専属契約書、請負金額変更契約書など

記載された契約金額が
1万円未満 非課税
1万円以上100万円以下 200円
100万円を超え200万円以下 400円
200万円を超え300万円以下 1千円
300万円を超え500万円以下 2千円
500万円を超え1千万円以下 1万円
1千万円を超え5千万円以下 2万円
5千万円を超え1億円以下 6万円
1億円を超え5億円以下 10万円
5億円を超え10億円以下 20万円
10億円を超え50億円以下 40万円
50億円を超えるもの 60万円
契約金額の記載のないもの 200円
(注) 平成9年4月1日から平成32年(2020年)3月31日までの間に作成される建設工事の請負に関する契約書のうち、契約書に記載された契約金額が一定額を超えるものについては、税率の軽減があります(詳しくはコード7108 不動産の譲渡、建設工事の請負に関する契約書に係る印紙税の軽減措置をご利用ください。)
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7140.htm

まとめ

発注書について学んでいきましたが、いかがでしたでしょうか?
トラブルがなければ特に必要性を感じないかもしれませんが、トラブルが起きてからでは取返しのできない状態になる可能性もあります。
トラブルが起きないように事前準備として発注書をしっかりと発行してはいかがでしょうか?

見積書や発注書や請求書など書類作成に時間がとられていて困っている方は、見積・実行予算・発注書・請求書が一元管理できる基幹システム 「アイピア」をぜひ検討ください。
書類の作成時間の短縮や数値管理や分析が簡単に行えます。

おすすめ記事

  1. 情報共有 手段 業務改善 属人化
  2. コラボレーションツール 情報共有ツール 業務改善
PAGE TOP

最新の記事情報やオススメITツール情報をお届けします!
メルマガ登録はこちら