【建設業向け】注文書の作成方法と注意点を解説 無料テンプレートあり

【建設業向け】注文書の作成方法と注意点を解説 無料テンプレートあり

注文書とは、商品を注文する証として、内容や条件を記載して送付する書類のことです。

基本的に、契約書からはじまり次に注文書、最後に注文請書を受け取ることで契約が成立します。

この記事では、注文書の書き方と作成時の注意点について説明します。

弊社が作成した無料テンプレートもあるので、ご自由にご活用ください。
建築業界(リフォーム・工務店向け)のエクセルテンプレート集【無料で使える!】施工管理システム アイピア

注文書とは?

注文書とは、商品を注文する依頼をするための書類で、企業間の取引における契約書のひとつです。
商品の名称や数量、単価などの注文内容と、希望する納期や支払方法を記載します。

注文書はビジネス書類としては比較的シンプルに書かれていることが多いです。
なぜなら、注文書を交わす相手とはそれ以前に基本契約書を交わしている場合が対象になることが多いためです。
基本契約書とは継続的に取引を行う場合に発行されるもので、取引の基本的なルールが記されています。

なので、注文書を提出する時には取引に対する細かいルールは記載せず、その時の注文内容だけを記載するのです。

  • 施工管理システム

注文書の作成方法

では、注文書の作成方法についてご紹介します。
注文書は、エクセルやワードのテンプレートを活用した作成方法、管理システムを活用した作成方法があります。
ここでは、弊社が作成しましたテンプレートをご紹介していますので、ぜひご活用ください。

エクセルで作成する

Microsoft Excelを利用し作成する方法です。
手書きやワードと比べ、計算式を利用できる為、時間の削減やより正確な注文書の作成が可能です。
またテンプレートを使うことで、誰でも簡単に作成できます。

エクセルテンプレート

エクセル形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。

こちらは弊社が作成したエクセル形式の注文書テンプレートです。
ご自由にご使用ください。

ワードで作成する

Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
テンプレートを使えば、手書きに比べ短い時間で注文書を作成できます。
また、電子データで送付した場合は、紙代が節約できる為コスト削減にもつながります。

ワードテンプレート

ワード形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。

こちらは弊社が作成したワード形式の注文書テンプレートです。
ご自由にご使用ください。

管理システムからワンクリック

管理システムなどから、ワンクリックで注文書を発行することができます。
下記は弊社が提供している「建築業向け管理システム アイピア」です。
顧客管理、見積作成、入金管理、工程管理、労務費管理など様々な情報を一元管理できます。
また、領収書、顧客向け請求書、注文書、集計帳票など様々な帳票を簡単に出力する事ができます。
業務効率化を検討されたい方は是非一度ご覧ください。
建築業向け(工務店・リフォーム向け)管理システム アイピア

  • 施工管理システム

注文書の基本項目

注文書の様式は様々ですが、記載する内容はほぼ同じです。
ここでは、注文書の一例を用いて基本項目をまとめています。
注文書 記入項目

インボイス制度の3つの目的

  1. 注文書の発行日
  2. 注文先の宛先
  3. 提出者の会社名、住所、連絡先
  4. 工事名(件名)
  5. 施工場所
  6. 工期(納期)
  7. 引渡、支払方法
  8. 合計金額(税込)
  9. 注文詳細(品名、数量、単価、金額、摘要)
  10.  小計、消費税額、合計
  11.  備考欄

注文書の保存期間

注文書の保存期間については、国税庁発表の「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」に従う必要があります。

法人である場合は7年、個人である場合は5年(消費税の課税事業者の場合は7年)保管しなければなりません。

会社法では、会計帳簿は10年間保存するということが定められています。

注文書は会計帳簿にはあたりませんが、会計関連の書類は10年保管するように社内で統一すると管理しやすいでしょう。

注文書には収入印紙は必要か?

注文書に収入印紙を貼付しなければいけないのでしょうか。
結論から言えば、注文書は課税文書ではないため、収入印紙を貼付する必要はありません。

注文書は一方的に申し込みの意思表示をする文書であるため、注文書単体では契約が成立することはありません。
そのため、発注書だけでは経済的利益は発生しておらず、印紙税法における課税文書には当たらず、収入印紙を貼付する必要がないのです。

収入印紙が必要なケース

原則としては、注文書に収入印紙を貼付する必要はありませんが、例外的に収入印紙を貼付しなければいけないケースがあります。

以下にご紹介する3つのケースでは、注文書に収入印紙を貼付する必要がありますので注意しましょう。

CASE01

注文書で請負の契約が成立する場合

注文書のやり取りをもって実質的に取引の成立を示すのであれば、契約書と同じ扱いになりますので印紙が必要です。

一般的に注文請書だけに印紙を貼りますが、注文請書をもらわない取引の場合、注文書で契約が成立するため注文書に印紙を貼り付けなければなりません。

CASE02

見積書に対して「承諾」の意思表示をする場合

注文書に、見積書に対して承諾または申し込みであることを明記している場合、原則として注文書は契約書として扱われます。
このケースの場合、見積書は「契約申し込み」の意思表示であるため、注文書はその申し込みに対して「承諾」の意思表示になります。
そのため、「申し込み」に対して「承諾」を行っているため、契約が成立したことになり、課税文書に当たり収入印紙を貼付しなければいけません。

ただし、注文書に「契約成立には、請書等の契約を証明できる文書の作成が必要」と明記されている場合は、収入印紙は必要ありません。
この場合は、注文書ではなく請書を作成する場合に収入印紙を貼付します。

CASE03

契約担当者の署名または押印がされている注文書

注文書に、契約担当者双方の署名もしくは押印がされている場合は、契約書と見なされるため課税文書となり、収入印紙を貼付する必要があります。
これは、当事者双方の署名・押印によって、契約の意志合致を証明するものと一般的に見なされるためです。

ただし、受付印など意志合致ではないことが明らかな場合は、契約書ではないと判断され収入印紙を貼付する必要はありません。

収入印紙が不要なケース

つづいて、収入印紙が必要とならないケースについてご紹介します。

CASE01

請書(注文請書)がある場合

注文書のやり取りで契約となる場では、基本的に、注文書に収入印紙を貼り付ける必要があります。

しかし、相手から注文請書の提出がある場合は例外で、注文書ではなく注文請書が契約書ということになります。
そのため、収入印紙は注文請書に張り付けることになります。

請書の提出を求める方法は、注文書に「受注の場合は別途請書をご提出ください」という言葉を添えることです。
この一言を注文書に記入しておくことで、注文書に印紙を貼る必要はなくなります。

CASE02

メールで送付する場合

メールなどでPDFの電子データとして注文書を送った場合は、それが契約書に該当する内容であったとしても収入印紙は必要ありません。
これはFAXで送付する時と同様で、国税庁のホームページにも、

注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、
課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。
文書回答事例(国税庁)より引用

と書かれています。

収入印紙の金額

注文書に添付する収入印紙の金額は、注文書に記載されている合計金額によって決まります。

契約書に該当する注文書や請書は、「第2号文書」もしくは「第7号文書」として扱われ、収入印紙の金額は以下の通りとなります。
注文書 印紙税額

参考:国税庁 印紙税額の一覧

注文書に上記を参考に収入印紙を貼付し、割り印(消印)をする必要があります。

割り印(消印)をすることで、収入印紙の不正利用だけでなく、印紙税の納税を証明するものになります。

割り印(消印)のない収入印紙は、納税していないとみなされ罰則が与えられる可能性があるため注意が必要となります。

注文書の電子化で業務効率化

上で述べたように、注文書を電子化することで、収入印紙の貼り付けが不要になります。

さらに、保存の観点でも、保管場所や印刷代のコストの削減になり、探したいときに素早く検索して探すことができます。

クラウドの業務管理システムを使えば、エクセルで使用していたデータをそのまま使用することができ、システム上でワンクリックで注文書が発行できます。
また、情報を一元管理できるので社内での共有も簡単になります。

書類の作成から、送付までを一つのシステムで管理すると、作業効率がぐんと上がることでしょう。

建築業向け業務管理システム『アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア
アイピアとは、建築業に特化した業務管理システムです。

顧客情報、現場情報、粗利管理(原価管理)、労務管理(出面表)、工程表、営業進捗、見積作成、注文・請求・支払管理、入金管理などの情報をクラウドで管理することができます。
その他にも多くの機能がありますが、会社ごとに機能のON、OFFをカスタマイズできるのが特徴です。
初期はスモールスタートで運用し、慣れてきたら徐々に機能を増やしていく事ができるため安心して導入できます。
注文管理に役立つ機能機能も充実しており、効率的に注文書(発注書)の作成・管理ができます。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか?

まとめ

いかがだったでしょうか。

注文書は、企業間の取引の中でも重要な書類です。
印紙の貼り付けや、保管期間、保管場所など、ややこしい点を解決してくれるのは書類の電子化という方法です。

確かに、エクセルで作成するのは慣れていて便利ですが、業務管理システムを使えば、顧客情報と紐づけてワンクリックで注文書を作成することができます。

ぜひこの機会に、自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。

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執筆者情報

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