【建設業向け】注文書の作成方法と注意点を解説　無料テンプレートあり

注文書とは、商品を注文する証として、内容や条件を記載して送付する書類のことです。
基本的に、契約書からはじまり次に注文書、最後に注文請書を受け取ることで契約が成立します。

この記事では、注文書の書き方と作成時の注意点について説明します。

弊社が作成した無料テンプレートもあるので、ご自由にご活用ください。

注文書とは？

注文書とは、商品を注文する依頼をするための書類で、企業間の取引における契約書のひとつです。
商品の名称や数量、単価などの注文内容と、希望する納期や支払方法を記載します。

注文書は、ビジネス書類としては比較的シンプルに書かれていることが多いです。
なぜなら、注文書を発行する前に基本契約書を交わしているからです。

基本契約書とは継続的に取引を行う場合に発行されるもので、取引の基本的なルールが記されています。
なので、注文書にはその時の注文内容だけを記載し、取引に対する細かいルールは記載しません。

注文書の作成方法

では、注文書の作成方法についてご紹介します。
注文書は、エクセルやワードのテンプレートを活用した作成方法、管理システムを活用した作成方法があります。
ここでは、弊社が作成したテンプレートをご紹介していますので、ぜひご活用ください。

エクセルで作成する

Microsoft Excelを利用し作成する方法です。
手書きやワードと比べ、計算式を利用できるため、時間の削減やより正確な注文書の作成が可能です。
またテンプレートを使うことで、誰でも簡単に作成できます。

エクセルテンプレート

ワードで作成する

Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
テンプレートを使えば、手書きに比べ短い時間で注文書を作成できます。
また、電子データで送付した場合は、紙代が節約できるためコスト削減にもつながります。

ワードテンプレート

管理システムからワンクリック

注文書の基本項目

注文書の様式は様々ですが、記載する内容はほぼ同じです。
ここでは、注文書の一例を用いて基本項目をまとめています。

注文書の保存期間

注文書の保存期間については、国税庁発表の「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」に従う必要があります。

法人である場合は7年、個人である場合は５年（消費税の課税事業者の場合は７年）保管しなければなりません。

会社法では、会計帳簿は１０年間保存するということが定められています。

注文書は会計帳簿にはあたりませんが、会計関連の書類は10年保管するように社内で統一すると管理しやすいでしょう。

注文書には収入印紙は必要か？

注文書に収入印紙を貼付しなければいけないのでしょうか。
結論から言えば、注文書は課税文書ではないため、収入印紙を貼付する必要はありません。

注文書は一方的に申し込みの意思表示をする文書であるため、注文書単体では契約が成立することはありません。
そのため、発注書だけでは経済的利益は発生しておらず、印紙税法における課税文書には当たらず、収入印紙を貼付する必要がないのです。

収入印紙が必要なケース

原則としては、注文書に収入印紙を貼付する必要はありませんが、例外的に収入印紙を貼付しなければいけないケースがあります。

以下にご紹介する3つのケースでは、注文書に収入印紙を貼付する必要がありますので注意しましょう。

注文書のやり取りをもって実質的に取引の成立を示すのであれば、契約書と同じ扱いになりますので印紙が必要です。

一般的に注文請書だけに印紙を貼りますが、注文請書をもらわない取引の場合、注文書で契約が成立するため注文書に印紙を貼り付けなければなりません。

注文書に、見積書に対して承諾または申し込みであることを明記している場合、原則として注文書は契約書として扱われます。
このケースの場合、見積書は「契約申し込み」の意思表示であるため、注文書はその申し込みに対して「承諾」の意思表示になります。

そのため、「申し込み」に対して「承諾」を行っているため、契約が成立したことになり、課税文書に当たり収入印紙を貼付しなければいけません。

ただし、注文書に「契約成立には、請書等の契約を証明できる文書の作成が必要」と明記されている場合は、収入印紙は必要ありません。
この場合は、注文書ではなく請書を作成する場合に収入印紙を貼付します。

注文書に、契約担当者双方の署名もしくは押印がされている場合は、契約書と見なされるため課税文書となり、収入印紙を貼付する必要があります。
これは、当事者双方の署名・押印によって、契約の意志合致を証明するものと一般的に見なされるためです。

ただし、受付印など意志合致ではないことが明らかな場合は、契約書ではないと判断され収入印紙を貼付する必要はありません。

収入印紙が不要なケース

つづいて、収入印紙が必要とならないケースについてご紹介します。

注文書のやり取りで契約となる場では、基本的に、注文書に収入印紙を貼り付ける必要があります。

しかし、相手から注文請書の提出がある場合は例外で、注文書ではなく注文請書が契約書が必要です。
そのため、収入印紙は注文請書に張り付けることになります。

請書の提出を求める方法は、注文書に「受注の場合は別途請書をご提出ください」という言葉を添えることです。
この一言を注文書に記入しておくことで、注文書に印紙を貼る必要はなくなります。

メールなどでPDFの電子データとして注文書を送った場合は、それが契約書に該当する内容であったとしても収入印紙は必要ありません。

これはFAXで送付する時と同様で、国税庁のホームページにも、

注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、
課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。
文書回答事例（国税庁）より引用

と書かれています。

収入印紙の金額

注文書に添付する収入印紙の金額は、注文書に記載されている合計金額によって決まります。

契約書に該当する注文書や請書は、「第２号文書」もしくは「第7号文書」として扱われ、収入印紙の金額は以下の通りとなります。

参考：国税庁　印紙税額の一覧

注文書に上記を参考に収入印紙を貼付し、割り印（消印）をする必要があります。

割り印（消印）をすることで、収入印紙の不正利用だけでなく、印紙税の納税を証明するものになります。

割り印（消印）のない収入印紙は、納税していないとみなされ罰則が与えられる可能性があるため注意が必要となります。

注文書の電子化で業務効率化

上で述べたように、注文書を電子化することで、収入印紙の貼り付けが不要になります。

さらに、保存の観点でも、保管場所や印刷代のコストの削減になり、探したいときに素早く検索して探すことができます。

クラウドの業務管理システムを使えば、エクセルで使用していたデータをそのまま使用することができ、システム上でワンクリックで注文書が発行できます。
また、情報を一元管理できるので社内での共有も簡単になります。

書類の作成から、送付までを一つのシステムで管理すると、作業効率がぐんと上がることでしょう。

建築業向け業務管理システム『アイピア』

アイピアとは、建築業に特化した業務管理システムです。

顧客情報、現場情報、粗利管理（原価管理）、労務管理(出面表)、工程表、営業進捗、見積作成、注文・請求・支払管理、入金管理などの情報をクラウドで管理することができます。

その他にも多くの機能がありますが、会社ごとに機能のON、OFFをカスタマイズできるのが特徴です。
初期はスモールスタートで運用し、慣れてきたら徐々に機能を増やしていく事ができるため安心して導入できます。

注文管理に役立つ機能も充実しており、効率的に注文書（発注書）の作成・管理ができます。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか？

施工管理システム『アイピア』はこちら

まとめ

注文書は、企業間の取引の中でも重要な書類です。
印紙の貼り付けや、保管期間、保管場所など、ややこしい点を解決してくれるのは書類の電子化という方法です。

確かに、エクセルで作成するのは慣れていて便利ですが、業務管理システムを使えば、顧客情報と紐づけてワンクリックで注文書を作成することができます。

ぜひこの機会に、自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。