【建設業向け】作業日報を効率化するアプリ４選と重要なポイントとは

作業日報と建設業の仕事は、切っても切れない深い関係にあります。
社員や職人は毎日作業日報を作成しますが、作成作業には手間と時間が求められます。

手間ばかりが多いと、目的や意図への理解が薄れてしまいますよね。

今回は、建設業の皆様がもっと効率的に作業日報を作成できる方法を紹介します。

作業日報を作成する目的とは

効率化する具体的な方法を紹介する前に、作業日報の目的を再確認しておきましょう。

これが一般的によく言われる目的ですが、この謳い文句では抽象的過ぎて社員や職人には響かないかもしれません。

「なんで書かなきゃいけないの」に答えられないと、本来起きないはずのトラブルの発生リスクは高まります。より本質的に目的を理解してもらえるよう、「書かないと何が起こるのか」を説明するのがおすすめです。

作業日報の作成によって防げるトラブル

作業日報は、主に「言った・言わない」のトラブルを防ぐ効果があります。
作業日報を「証拠」として残すからこそ、万が一トラブルがあった際にも日報の記載情報をもとに話し合いができます。

こういった場面で、社員・職人と管理者が合意した日報があれば他の書類と照らし合わせながらでも解決に進むことができるはずです。

作業日報は「社員教育」にも活用できる

作業日報の目的には「社員教育」の側面もあります。
例えば経験の浅い新入社員・若手社員が自分の作業を振り返るために、作業内容や上司・先輩からの指摘事項、発生した問題と対処内容などを記載します。

日々作成しながらこれを見返す作業を行うことで、現状の把握と改善方法の検討が可能です。

ITツールを使って作業日報を効率化する

作業日報作成の目的を確認したところで、効率化する手段を紹介します。
従来の紙への記載から脱却し、ITツールを使って効率化しましょう。

エクセルテンプレートを活用する

エクセルは、作業日報の作成手段してはメジャーな方法です。
最近では様々なテンプレートが無料で公開されており、日報・月報のほか様々なレイアウトを自由に利用することが出来ます。
ただし、エクセルを利用した作業日報は管理面に多くの課題が残ることも理解しておかなければなりません。

これらの問題を解決するために、作成したエクセルデータはクラウドストレージに保存する等の工夫をして、スムーズに提出・共有・後日確認ができる環境を構築しておくことがおすすめです。

【オススメ】管理システムで作業日報を作成する

作業日報は工事原価や現場の進捗にも関わる情報なので、個別管理するよりも他の情報とまとめて管理するのが最も効率的です。

アイピアは、建設業・建築業向けの業務管理システムです。
顧客情報から見積、請求管理まで工事に関するあらゆる情報を一元管理できるシステムです。

アイピアは、労務日報を案件に紐づけて作成することができます。

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作業日報アプリを活用する

最近は、スマホで利用できる便利な作業日報アプリもあります。
日報を作成するために事務所に戻らなければならない、紙以外の方法は難しくて社員が使ってくれない…などの課題も解決しながら作業日報の作成を効率化することが可能です。

おすすめ作業日報アプリ①「わくレポ！」

わくレポ！はこちらから

「わくレポ！」はNTTテクノクロスが提供する業務報告書作成・管理アプリです。スマホから日報を作成することで、現場にいる作業担当者もその場で作成・提出することが可能です。

最大の特徴は、スマホで利用する入力フォームを「エクセル形式のフォーマットを取り込む」ことで作成できる点です。これにより、各社独自の日報を手軽に作成することが可能です。

おすすめ作業日報アプリ②「gamba!」

gamba!はこちらから

gamba!は、日報業務を「SNS」の考え方と組み合わせた新しい日報アプリです。業務報告は一方的に行うのではなく報告者と管理者の双方向コミュニケーションであるという考え方から、提出された日報にはコメント欄から即時返答ができたり、「いいね」ボタンですぐ承認できるなど手軽さ・スピード感が特徴です。

15,000社もの登録実績があるアプリですが、gamba!は建設業に特化したものではないため「運用できるかどうか」は慎重な確認が必要です。15日間無料トライアルが用意されているので、とりあえず試すところから始めるのをおすすめします。

まとめ

いかに効率的なアプリやシステムを利用しても、何のために日報を書くのかが意識されていないと効果は無くなってしまいます。

トラブルを防ぐ価値、現状を把握し業務改善する価値を社内で浸透させるよう、繰り返し伝え続けることが重要です。

その上で、この記事で紹介した、業務管理システム、作業日報アプリの導入をぜひ検討してみてください。