【無料】建設業向け 発注書 エクセルテンプレート

発注書は、発注者が工事や商品、サービスを注文することを意思表示するために作成される書類です。一般的に手書きやエクセルテンプレ―ドを活用し作成します。

今回は、無料で使えて便利な建設業（建築業）向け発注書テンプレートを作成しました。
作成方法や、作成時の注意点もあわせて解説いたします。

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ワンクリックで発注書を作成！『施工管理システム　アイピア』とは？

発注書は、発注の取引内容を証明する非常に重要な書類ですが、作成には情報集約や入力といった手間がかかります。 そこで、発注書を誰でも短時間で作成できる 施工管理システム　アイピアをご紹介します。 アイピアは、建築業に特化した一元管理システムであり、情報集約や計算、データを再入力する手間を省くことができます。

アイピアの発注管理機能はどこが便利？5つのポイント

• 見積書や実行予算の情報から発注書を作成できる！
• 見積書や実行予算を作成していなくても現場に合わせた発注書の作成が可能！
• 発注請書や請求書を同時に印刷できる！
• 業者からの請求書を発注情報と照らし合わせながら登録できる！
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発注書とは

発注書とは、発注者が工事や商品、サービスを注文することを意思表示するために作成されます。
建築業では、口頭で取引を進めたり、メールやLineで確認を済ませる事もあるようです。
ですが、公正取引委員会では、「親事業者は発注に際して下記の具体的記載事項をすべて記載している書面（3条書面）を直ちに下請事業者に交付する義務がある」としています。
引用：公正取引委員会「下請代金支払遅延等防止法第３条に規定する書面に係る参考例」
そのため、しっかりと発注書を作成し、管理するようにしましょう。

発注書と注文書の違いとは？

「発注書」と「注文書」はよく似た意味合いであり、違いが分からないという人も多いのではないのでしょうか。
実際、これら二つは内容的には同じ書面であり、法的にも注文書と発注書で効果は変わりません。

使い分けるならば、工事や作業等、形のないものを依頼する場合は発注書、商品や資材など、形のあるものを依頼するなら注文書、と分けられます。
各企業によってどちらを使うかは異なりますが、もし自社で発注書と注文書が混在しているならば、ややこしくなるので統一したほうがよいでしょう。

発注書の作成方法

ここでは、発注書の作成方法を3つの方法をご紹介します。

市販の書式を使用する

市販の発注書に手書きし提出します。

エクセルで作成する

Microsoft Excelを利用し作成する方法です。
手書きやワードと比べ、計算式を利用できる為、時間の削減やより正確な領収書の作成が可能です。
またテンプレートを使うことで、誰でも簡単に作成できます。

ワードで作成する

Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
テンプレートを使えば、手書きに比べ短い時間で発注書を作成できます。
また、電子データで送付した場合は、紙代が節約できる為コスト削減にもつながります。

管理システムからワンクリック発行

管理システムなどから、ワンクリックで発注書を発行することができます。

建築業向け一元管理システム　アイピア

発注管理に便利な、発注管理書の無料エクセルテンプレートもあります。

発注書の書き方(項目解説)

では、発注書はどのように書いていくのが良いのでしょうか。
発注書の書き方について、3つの観点からご紹介します。

発注書の記入必須項目

発注書には国税庁のHPで述べられているいる５つの必須項目があります。
また、これは請求書と同様です。

➀書類作成者の氏名又は名称
➁取引年月日
➂取引内容
➃税率ごとに区分して合計した税込対価の額
➄発注先の事業者の氏名又は名称
※請求書等の記載事項や発行のしかた

発注書の書き方

発注書は様式は違っても、上記の必須項目を含め記載する項目はほとんど同じです。
それでは、発注書のサンプルを元に各項目を確認しましょう。

発注書に記載すべき項目

発注書作成時の注意事項

下請法に該当しない関係（発注者と受注者）の場合、互いに合意すれば発注書がなてくも有効になりますが、トラブルを防止するためにも、発注書の作成はすべきです。
では、その際に注意するポイントを見ていきましょう。

発注書への押印は必要？

発注書の押印は必須ではありません。
実際に発注書に印鑑がなくても効力は変わりません。

しかし、発注書には取引内容や金額、納期など取引の中で重要な項目が多く書かれています。
印鑑や社印を押して正式な書類として発行した方が取引先に安心感を与えることができます。

また、押印によってきちんと確認したという事が分かるので、押印はした方がよいでしょう。

メールで発注書を送付する際に気を付ける点

帳票類が電子化するようになったのは比較的最近のため、FAXを中心として発注書などの書類を受け付けている企業もあります。

発注書をメールで送付する際の注意点として、事前に相手企業にメールで送付してよいかや注意事故はないかの確認を取ることで、認識違いなどによるトラブルを防ぐことができます。
送付する際の文書の形式についてですが、簡単に複製・加工ができないPDF形式の使用をおすすめします。
ExcelやWordのファイルにすると、バージョンによって開けなかったり、レイアウトが変わってしまう恐れがあるからです。

送付するメールの件名には、件名を見て内容がすぐわかるように、「発注書ご送付について」などと明記するようにしましょう。
また事前に、見積書の作成や打合せをしっかりするなど、トラブルにならないように擦り合わせする事が大切です。

インボイス制度による影響は？

インボイス制度とは、2023年10月1日施行予定である、記載要件を満たした「適格請求書（インボイス）」を発行・保存することで、商品等の発注者が仕入税額控除を受けることができる制度です。

適格請求書の記載要件は、以下の通りです。

①適格請求書発行事業者の氏名・名称・登録番号（通知書に記載）
②項目ごとの取引年月日
③取引内容、軽減税率対象のものはその旨
④税率ごとに区別した合計金額（税抜き、税込み問わない）、またその適用税率
⑤消費税額
⑥買い手事業者の氏名または名称
※赤字下線部になっているものが、「区分記載請求書」から新たに追加された必要項目です。

インボイス制度は、請求書の発行・保存に関する制度のため、基本的に発注書に影響はないと考えられますが、発注書と一緒に請求書を送付する場合は、注意が必要です。
発注書に請求書を同封する場合は、必ず請求書に上述の記載項目を記載するようにしましょう。

また発注書のみ送付する場合でも、取引先が発注書をもとに請求書を作成する場合があります。
ミスや手間防止のため、適格請求書に必要な記載項目をあらかじめ発注書に記載しておくと良いでしょう。

まとめ

今回は、発注書テンプレートと発注書作成時の注意点などをご紹介いたしました。
発注書は、取引先との信頼関係を築く上でも大変重要な書類となります。
注意点をふまえ適切に作成しましょう。

本ブログで作成している無料テンプレートは、建設業や建築業向けの発注書となっております。
現場住所の記入欄や、工期の記入欄等、工事を発注する上で必要な項目が全て記載できるようになっております。
ぜひご利用ください。