EDIを活用した受発注業務とは？【建設業向け】わかりやすく解説！

書類作成やメール、電話などのコミュニケーションなど、受発注業務は作業が多く手間のかかるものです。
こうした受発注作業の手間を削減できるのが、「EDI」です。

今回は、受発注業務を効率化させる「EDI」と「WEB-EDI」に関して詳しくご紹介します。

EDIとは

EDI（Electronic Data Interchange）とは、「電子データ交換」を指します。
企業間の商取引で交わされる受発注や出荷、納品、支払い等のやり取りを専用回線やインターネットを用いて電子的に行い、すべて自動化することです。
従来、メール・郵便・FAX・電話で行われている上記のような企業間取引を、EDIを利用し一本化させることで大幅なコスト・時間の削減が見込めます。

EDIのメリットとは

EDIを導入することで得られるメリットは、大きく4つあります。

①業務効率化

企業間取引における帳票のやり取り全て一本化するのがEDIの特徴である為、このやり取りにかかっていた手間や時間を大幅に削減できます。

②ペーパーレス化

専用回線やインターネット回線を利用し、すべてを電子化することでペーパーレス化を実現できます。

③コスト削減

①業務効率化に伴う人件費の削減、および②ペーパーレスに伴い、郵送代や用紙代の削減によって大幅なコストの削減が可能になります。

④正確性の向上

これまで手作業で行っていた、企業取引間の業務を電子化し自動で行うことでミスの軽減につながります。

WEB-EDIとは

WEB-EDIとは、上記で説明したEDIのうちインターネットを通じて行う方式のことを指します。
つまり、従来のVAN型EDIは、専用環境を構築する必要があるのに対し、WEB-EDIはインターネットを使える環境があればだれでも利用できます。
近年EDIのクラウド化が進み、システムをインターネット上に構築できる為、従来のEDIと比較し様々なメリットが見込めます。

WEB-EDIのメリット

では、WEB-EDIにどのようなメリットがあるのでしょうか。
まずは、従来のEDIにおけるデメリットを確認しましょう。

このようなデメリットの対策としてWEB-EDIは有効に活用できます。
では、具体的なメリットを見ていきましょう。

①導入のしやすさ

WEB-EDIは、EDIをブラウザ上で操作します。
※ブラウザ…Googlechrome/Edge/safari/Internet Explorer等ホームページをインターネット上から閲覧するためのソフトウェアのこと。
つまり、従来のEDIのように専用環境を構築する手間が省け、だれでも簡単に利用することができるということです。
結果、取引企業間で同じEDIを導入する必要があるというデメリットも軽減されるのではないでしょうか。

②低コストで利用できる

web-EDIは、専用のシステムを導入する必要がない為、インターネットの通信費用のみで利用することが可能です。
従来のEDIで必要だった、運用保守費用や導入費用のコストが抑えられることで取引数が少なくても十分な費用対効果が見込めます。

建設業でEDIを利用する 例)受発注業務

EDIは、BtoB向けであり、業務効率化につながる為、建築・建設業において有効に活用できます。
工務店やリフォーム会社等の元請け業者と、一人親方等の職人・下請け会社との発注から支払いまでのやり取りを全てEDIで一本化することができます。
発注から支払いまでの業務において、帳票作成やメールの送信等の作業はいらず、必要なのはデータ入力・確認作業のみです。

従来の企業間取引

従来の発注に関する企業間取引は、メールや電話、郵送、FAXなど、様々なツールを活用して行っていました。
こうした方法では、書類作成や入力作業といった手間のかかる作業が欠かせません。
具体的なイメージは以下の図の通りです。

EDIを利用する企業間取引

従来の方法とは違い、EDIを活用することで、複数の手段を利用する必要が無く、さらに書類作成などの手間を削減することができます。
書類作成や入力作業を無くすことで、手間や作業時間の削減だけでなく、ミスを減らすことができます。

電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入する

発注から支払いまでの大幅な時間とコストの削減は、多忙な建設業者にとっては大変有効な手段ではありますが、注意すべき点もあります。
それは、電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入する必要があるということです。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子保存をすることを定めている法律です。
電子データは、７年間、受領者側に改ざんできないシステムで保存される必要があります。
※その他諸条件に関しては、こちらからご確認ください。
必ず、「電子帳簿保存法」に対応しているシステムを導入するようにしましょう。

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まとめ

EDIについてご紹介しました。
EDIとは何か理解をし、必要に応じて導入することで業務効率化をより進めていくことができそうですね。
賢く取り入れて、さらなる利益アップにつなげていきましょう。