電子帳簿保存改正とは?改正前との違いやインボイス制度との関連性を解説!

電子帳簿保存改正とは?改正前との違いやインボイス制度との関連性を解説!

「電子帳簿保存法」という法律をご存じですか?

簡単に言えば、国税関係帳簿書類を電子データとして保存するための法律です。

令和3年度の税制改正により、この電子帳簿保存法が根本から大幅に改正されました。
テレワークやペーパーレス化が推進される社会情勢を背景に、見直しが行われた今回の改正。

何が変わったのか、企業が対応するべきポイントをわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは?


「電子帳簿保存法」は、1998年に成立しました。

国税関係の帳簿類(総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳など)や決算関係書類(貸借対照表・損益計算表など)、紙で受領した請求書や領収書など原則紙で保存のものを特例で電子データで保存することを認めた法律です。

電子帳簿保存法は、書類を管理する人の手間と負担を減らすことと業務の効率化、保存場所の確保と印刷にかかるコストの削減などを目的として定められました。

この法は、電子化に関わるものであるので、紙の文書だけ使い、電子データは一切使わないという企業からすると気にしなくてもいい話になります。
しかし、パソコンやインターネットが主流になったこの世の中で、請求書や領収書を電子データで受け取らないことはまずありえないでしょう。

この法律の内容は事業に関わる全ての人がしっかりと頭に入れておく必要があるものです。

対象となる文書と保存方法

では、この電子帳簿保存法において対象とされる文書や保存法とはどのようなものなのでしょうか。
以下で詳しく解説していきます。

対象文書

電子帳簿保存法で対象とされる書類は、国税関係帳簿国税関係書類電子取引の3種類です。

国税関係帳簿は、主に仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳など、取引の記録がされた書類を指します。

国税関係書類には、決算の際に作成される決算関係書類と、取引の際に作成される取引関係書類の2種類があります。

電子取引とは、見積書や請求書などを電子データ化し電子メールやクラウドサービス等でやり取りした際の取引記録のことを意味しています。

どのような書類かによって、規定される保存方法も異なるため、一度きちんと把握しておくようにしましょう。

保存方法

保存方法は、その帳簿や書類がどのように作成されたかによって異なります。

最初からパソコンなどで作成した帳簿・書類である場合は、電子帳簿保存が適用されます。
国税関係帳簿や決算関係書類が対象です。

相手先から「紙」で受け取った書類である場合、紙の書類をスキャンしデータ化してから保存するスキャナ保存が適用されます。
取引先から授受した取引関係書類などがその対象です。

「国税関係帳簿」「国税関係書類」
引用:<基本編>知識ゼロから読める改正電帳法「一問一答」より

電子帳簿保存法改正の狙い

電子帳簿保存法の改正は、書類の電子化の促進、テレワーク推進、経理の効率化を目的とされています。

改正ということもあり、以前からこの法は存在はしておりそれらをを促進することはしていましたが、様々な面倒な決まり事がありました。

改正電子帳簿保存法では、これらの決まり事を緩和し、これまでの紙文書原本主義から電子ファイルを原本とするデジタル化へと舵を切ったといっても過言ではないでしょう。

これは、電子取引をしているすべての企業が対象になります。

今回の改正では、緩和する部分もあれば厳格化している部分もあります。正しく処理しなかったときの罰則もあるので、しっかりと内容を従業員全体が把握しておく必要があります。

電子帳簿保存法改正のポイント

テレワークやペーパーレスが推奨される背景で根本からの見直しが行われた今回の改正。
規制が緩和された点は大きく分けて4つ規制が厳重化された点は大きく分けて2つあります。

改正前と改正後でなにがどう変わったのかをそれぞれ見ていきましょう。

規制が緩和された点

今回の法改正によって、規制緩和がなされた点を4つのポイントからご紹介します。

事前承認が不要に

電子帳簿保存法の最大の課題は、導入企業の少なさでした。
より多くの企業が活用しやすくなるよう、承認制度というネックになっていた部分を廃止する運びになりました。
これにより、事前準備のための手間と時間が大幅にカットできます。

電子帳簿保存法の改正前と改正後の比較

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプは、データが改ざんされることがないよう、作成された日付を証明する真実性確保のためのものです。
改正前は、このタイムスタンプの付与期限が短かったものが、改正後は期限が長くなり対応の余裕が生まれました。

電子帳簿保存法 タイムスタンプ要因の緩和

【建築業】タイムスタンプとは?役割や仕組みを解説!

スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

電子帳簿保存法では、不正防止を目的とした社内規定を策定し、税務関係書類の電子化や廃棄について内部統制する必要がありました。

電子データの事務処理に関しても、厳重なチェックと定期的な確認が必要でした。
チェックには紙原本が必要であり、破棄せず保存することが求められていました。

これが事務処理が複雑化し、電子帳簿の導入を阻む要因になっていました。
改正によりこの適正事務処理要件が廃止され、書類の電子化や保管がスムーズに行えます。

電子帳簿保存法 適正事務処理要件の緩和

検索機能の要件の緩和

電子帳簿は、紙の書類と同じく、どの書類がどこにあるかわかるようにしてデータ管理できるよう、検索機能を設ける必要があります。
改正前はこれに必要な項目が多く、登録・管理業務がややこしくなっていました。

改正によりこの検索機能の要件が緩和されて、管理のハードルが下がりました。

電子帳簿保存法 検索機能の要件の緩和

規制が厳重化された点

対して、規制が厳重化された点を2つのポイントからご紹介します。

【重要】電子は電子で、紙は電子か紙で

改正前は、電子データを受け取った場合に紙に出力して保存することがよいとされていましたが、電子データは電子データで保存することが義務となりました。紙のデータの場合は電子か紙での保存になります。

電子帳簿保存法 電子データは電子データで保管

電子データの扱いはどうするか?

電子帳簿保存法改正の中での最大のポイントは、電子取引で生じたデータを電子データで保存することが定められた点です。

相手先から送られてきた請求書や納品書、領収書、ECサイトで備品を購入した際のPDFでの領収書などを紙に出力して保管することが認められなくなります。

実務上の対策としては、例えば、PDFファイルの名前を「日付・取引先・金額」といったルールに従い変更し、保存する方法は認められています。
または、エクセルや既存で使っていたシステムに日付、取引先、金額を入力しそれを索引ファイルにして保存することも可能です。

しかし、これらの方法はデータを取り扱う人数が少ない場合にのみ対応が可能で、確実にルールを徹底して運用しなければいけないため現実的ではありません。
この場合は、電子帳簿保存法に対応する文書管理システムを導入することで、こうした課題にも対応できます。

罰則規定の新設

要件が大幅に緩和される内容が多いこの改正後、多くの企業において電子化が進むことでしょう。
そこで懸念されるのが不正行為です。

導入がしやすい要件となる反面、正しく利用しなかったときの罰則規定も厳しくなったことも把握しておきましょう。

電子帳簿保存法 罰則規定の新設

  • 施工管理システム

インボイス制度との関連

2023年10月からインボイス制度が施行されます。
インボイス制度とは、課税事業者によって発行されるインボイス(適格請求書)によって、消費税の仕入額控除を受けることができる制度です。

このインボイス制度に対応するために、電子帳簿保存法が重要となってきます。

電子帳簿保存対応が推奨

インボイス制度への対応に際して、電子データによるインボイスの発行・交付が推奨されています。
これは、書面の作成や管理工数を削減し、経理の工数負荷を減少させることを目的としています。

電子データ化されたインボイスを保存するときに、電子帳簿保存法の電子取引要件に基づいて保存される必要があります。

ですから、今後インボイス制度を利用する可能性がある場合は、電子帳簿保存法の要件も同時に確認しておかなければなりません。

2年間の宥恕措置

今回の電子帳簿保存法の改正にともなって、紙保存措置廃止措置が実施されました。
しかし対応が間に合わない企業が多く発生したことにより、2022年1月から2年間の宥恕措置が設けられました。

そのため、2年間は経費控除を受けることができますが、2023年12月31日をもって宥恕措置は廃止となるため、計画的に電子帳簿保存法への対応を進めるようにしましょう。

電子帳簿保存法に対応したおすすめシステム3選

これらの改正事項に確実に対応するためには、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が有効です。

ここでは、電子帳簿保存法改正に対応したおすすめシステムを3つご紹介します。

自社に合ったシステムを導入することを検討してみてください。

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まとめ

いかがだったでしょうか。

今回の改正によって、電子化のハードルは低くなり、電子データを導入するのが容易になったかと思います。
これを機に、早い段階から自社における電子データの活用を検討し始めてはいかがでしょうか。

適用時期は2022年1月からになります。すでに電子データを活用している企業は、改正に向け対応の確認が必要になってきます。

これに対応して、企業の業務管理全体のペーパーレス化も進んでいます。

クラウドシステムを使うことで、業務管理の手間とコストを削減し、業務効率化を図ることが可能です。
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この際、ぜひ導入を検討してみてください。

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