電子帳票システムとは?選び方からおすすめ5選を紹介

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電子化した帳票の作成や管理を担うシステムである電子帳票システム。
帳票作成機能や管理機能、セキュリティ機能など多彩な機能を搭載しており、業務の効率化やコスト削減のために導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

しかし多種多様な電子帳票システムの中から、自社にとって最適なものを選び出すのは時間もかかるし、何が良いのかも分からないですよね。

今回は、数ある電子帳票システムの中から自社に合ったものを選ぶポイントとおすすめ5選を、詳しい機能や導入のメリットを踏まえながらご紹介します。

電子帳票システムとは?

業務中の取引において発生する契約書や請求書、見積書などを電子化したものを電子帳票といいます。
電子帳票システムとはその電子帳票の作成や管理を担うシステムのことを指します。

電子帳票システムの利用場面

電子帳票システムは帳票の作成から管理までコンピューター上で行うことができるシステムであり、日々の業務を行う中での様々な場面において利用することができます。

請求書や見積書等の書類の作成

業務において請求書や見積書といった書類の作成が必要になることは多々あり、ここに作業時間が多く割かれてしまうことがあります。
帳票作成の時間を短縮したり、行程を単純化したりすることによって、ここに割かれる作業を簡略化することができます。

企業間で帳票のやり取りをする

作成した帳票を相手方の企業に送る際、紙媒体であれば郵送などの手間や郵送費がかかり、届くまでにも時間を要します。
このような手間や費用を削減したい時には、インターネット上で帳票のやり取りが可能な電子帳票システムの利用が有効です。

帳票を電子化して管理しやすくする

紙媒体での帳票の管理は、帳票の量が増えれば増えるほど難しくなり、機密情報が記載された書類なためにセキュリティの面でも管理に工夫が必要です。
また紙の劣化や管理場所の確保についても考えなければいけません。

そうした際に電子帳票システムを利用することによって、このような煩わしい問題を解決できます。

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電子帳票システムの種類

一口に電子帳票システムといっても、多種多様なシステムが存在しています。
例えば帳票作成の機能に特化したものや、帳票の高速変換・高速検索により業務の効率化が期待されるもの、作成から保存までひとつのシステムで一元管理できるものなど、その種類は多岐にわたります。

このように、それぞれのシステムにはそれぞれ異なった特徴があり、使用する企業の目的に応じて最も使いやすいものを選んでいく必要があります。
この記事の最後におすすめの電子帳票システムを5つご紹介しているので、ぜひシステム選びの参考にしてください。

電子帳票システムの機能


電子帳票システムには、デジタルデータ化した帳票をスムーズに業務に活用するための機能が多数備えられています。
主な機能として、帳票作成機能、帳票管理機能、セキュリティ機能をここではご紹介します。

帳票作成機能

契約書や請求書、見積書などをコンピューター上で作成する機能です。
フォーマットに合わせた自由な編集も可能であるため、自社の希望通りの帳票の作成が可能になります。

また別のシステムと連携させれば自動で帳票を作成することもできるため、簡単に作成することができます。

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帳票管理機能

作成した帳票をデータとして保存し管理する機能です。
今までの帳票を自動で取り込み管理でき、デジタルデータとして管理するため保管場所にも困りません。

また帳票の種類によって分類もできるため管理しやすい他、保存した帳票の検索も可能であり、必要な書類を短時間で簡単に見つけることができます。

セキュリティ機能

保存した帳票を保護するセキュリティ機能も充実しています。

例えば、アクセス権限や印刷権限を設けることにより簡単にデータを悪用できないようにしたり、データの暗号化や個人情報保護機能を用いることによって漏洩できない機密情報を保護したりすることにより、安全に帳票を管理することができます。

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電子帳票システムのメリット

電子帳票システムを導入することにより、様々なメリットが期待できます。
例えば帳票作成機能を利用すれば、帳票作成の過程が簡略化されるため業務の効率化につながります。
以下では他のメリットも含めて詳しく述べていきます。

作業の効率化

帳票の作成や郵送といった作業を手作業で行うと時間も手間もかかり、他の業務に割く時間が少なくなってしまうことが懸念されます。
そうした作業をコンピューター上で行うことで、帳票の作成や郵送の手間を省くことができます。

加えて帳票の自動作成が可能になるため、作業時間の短縮につながり、余った時間を他の業務に当てることで、作業効率の向上が期待できます。

また検索機能を用いれば短時間で必要な帳票の検索ができ、作業時間の短縮が狙えます。

コストの削減

デジタルデータとして帳票を管理することによって、紙で帳票を制作していた際にかかった印刷費や郵送費といったコストを削減することができます。

また、帳票の作成や管理といった作業が簡略化されることによって、そこにかかっていた人件費の削減も可能です。
加えて、ペーパーレス化が進むことにより、これまでの帳票の紙媒体としての保管や、その保管場所の確保も必要なくなるため、より広い作業スペースを確保できるようになります。

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リスクの削減

災害やテロなどが生じた際に企業が重要な業務を継続できるようにするための方策を計画したものをBCP(事業継続計画)といいます
電子帳票システムはこのBCPの対策にも有効です。

例えば紙媒体で帳票を保管した場合、帳票自体が損傷してしまう可能性がありますが、コンピューター上に保管することによってそうしたリスクを回避することができるのです。
コンピューター自体が故障してしまっても、バックアップをとっておけばデータの復元が可能です。

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セキュリティの向上

セキュリティ機能を使用すれば、帳票管理のセキュリティの向上も期待できます。
機密情報を多く含む帳票の管理において、情報漏洩や不正利用の防止は必要不可欠です。

電子帳票システムのアクセス権限や印刷を制限する機能や、個人情報保護機能などを使用すれば、簡単に情報を持ち出したり、改ざんすることはできなくなります。

電子帳票だからこそ可能なセキュリティ対策をすることができるため、セキュリティのより高い向上につながるのです。

電子帳票システムの選び方

単に電子帳票システムといっても、多種多様なものが存在しています。
そのため、システム導入の際にはそれぞれのシステムの性能や特徴などを理解しながら、自社にとって最適なものを選択する必要があります。

業種に対応した帳簿管理やフォーマット

電子帳票のフォーマットにはCSVやExcel、PDFなどがありますが、企業によって使われるフォーマットはそれぞれ異なる場合があり、さらにはこれらとは違う他のフォーマットを使う企業もあります。
せっかく導入した電子帳票システムが使用したいフォーマットに対応していなかった、という状況になっては困るため、システムを検討する際には、まずそのシステムが使用したいフォーマットに対応しているか確認することが必要になります。

さらに、業種に対応した帳票管理ができるかどうかも考慮しなければなりません。
例えば、検索機能が使いやすいかという点が挙げられます。

業種によって帳票の分類も異なるため、膨大な量のデータを扱う場合は特に、自社の帳票管理に合った検索機能が備わっていることが望ましいです。

データ処理の速度

データ処理の速度が自社の業務量に合っているかという点も、数ある電子帳票システムの中から最適なものを選ぶ際に重要になります。
扱うデータが膨大にある場合は、データ処理の速度が遅かったら時間がかかり、他の業務が滞ってしまう可能性があるため、データ処理速度が速いシステムの方が望ましいです。

しかし高いデータ処理機能を持つシステムほど、導入コストも高くなるため、処理速度と業務量とのバランスを慎重にみる必要があります。

また、紙媒体のデータの取り込みやすさもシステムを比較するうえで重要です。

新たに電子帳票システムを導入する場合は、既存の紙媒体の帳票のデータを電子化する必要があります。
もし過去の紙媒体のデータが膨大に保管してある企業であったら、紙のデータが取り込みやすいかも、作業の効率化をはかるうえで考慮すべき点になります。

セキュリティ対策

セキュリティ対策は、機密情報を扱う帳票の管理において欠かせないポイントです。
機能の面でも挙げたように、電子帳票システムには保存した帳票を保護するための機能が備わっているものが多いです。

例えば、アクセスできるユーザーを限定するアクセス権限や、情報を印刷できないようにするための印刷制限、個人情報などの機密情報を保護するためのデータ暗号化機能などです。

セキュリティ対策が不十分であった場合、帳票のデータが漏洩して悪用されたり、データが勝手に改ざんされたりする危険につながり、企業の信用問題にも関わります。
そのため、導入を検討するシステムにおける電子帳票管理の安全性をしっかりと確認しましょう。

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電子帳票システムおすすめ5選

最後に、おすすめの電子帳票システムを5つご紹介します。
選び方のポイントなどを参考にしながら、価格や体験版の有無など、それぞれのシステムを比較して自社に合ったものを選ぶようにしてみてください。

Create!Form(インフォテック株式会社)

Create!Formは速く簡単な帳票の作成が可能で、画像やグラフなどを使用した豊かな表現力に特徴があります。
マウス操作で項目を配置するだけで、帳票の作成が可能な手軽さも魅力的なポイントです。

また、出力できるフォーマットも種類豊富であり、PDF出力、HTML(SVG)生成、Excel出力、プリンター印刷などが可能になっています。
高速処理や軽量出力が可能なので、大幅な作業効率の向上も期待できます。

多様な環境に対応できるので、システムに組み込みやすいことも特徴のひとつです。

特 徴

  • 豊かな表現力を用いた帳票のデザイン
  • 豊富なフォーマットによる出力
  • 様々な環境に対応しておりシステムに組み込みやすい
環境オンプレミス
価格460,000円(最小構成)~
体験版あり

e-image(三菱電機ビジネスシステム)

e-imageでは「仕分」「保存」「検索」「閲覧」という一通りの作業をこのシステムの中で行うことができます。
帳票の自動仕分機能や、日付別の自動分類、ページ順への並び替えなど、保存や管理のしやすさを大きな特徴のひとつとします。

これらの機能に加え、ファイルを送付先別に仕分し、メール送信やFAX送信の処理を自動的に行うことができるので、業務の効率化が実現できます。

さらにe-imageはセキュリティ対策も充実しています。
ログ管理機能やPDFファイルの自動暗号化機能、ユーザーや組織ごとのアクセス権の設定などか可能であり、安心して電子帳票を管理することができます。

特 徴

  • 帳票の自動仕分機能などにより保管や管理がしやすい
  • メールやFAX送信の処理の自動化により業務が効率化する
  • ログ管理機能などの安心のセキュリティ対策
環境オンプレミス、パッケージソフト
価格お問合せ
体験版あり

楽楽明細(株式会社ラクス)

楽楽明細では、請求書や支払明細、納品書、領収書といったあらゆる帳票の発行をすることができます。
帳票のレイアウトはこれまで使用していた帳票のデザインを再現することが可能なので、システムの導入に伴って新たにデザインを変更する必要もありません。

加えて、操作画面もわかりやすく、シンプルなものなので非常に使いやすいシステムであると言えます。

またデータ連携も簡単にすることができ、CSVデータかPDFデータどちらか連携しやすい方を選択できるところも、使いやすいポイントです。

特 徴

  • あらゆる帳票の発行が可能
  • 簡単で使いやすい操作画面
  • 簡単で選択可能なデータ連携
環境クラウド
価格月額24,000円~、初期費用100,000円~
体験版あり

FiBridgeⅡ(JFEシステムズ株式会社)

FiBridgeⅡは帳票に特化した自社開発の独自のデータベースを有しており、それによる帳票の高速変換や高速検索が可能なシステムです。

さらに、紙を扱うような操作性と言われる操作のしやすさも特徴です。
メモを貼ったり、チェックをつけたり、線を引く、ページの右端を折るなどといった非常に柔軟性の高い操作ができます。

加えて安全性の高いデータ管理機能も搭載されています。
アカウントやログ情報の管理ができる他、帳票の参照や操作に対して細かい権限の設定が可能です。
これらの他にもセキュリティ機能は充実しており、不正な利用や操作の防止・抑止に非常に効果的です。

特 徴

  • 独自のデータベースによる帳票の高速変換、高速検索
  • 紙を扱うような柔軟な操作性
  • 安全性の高いデータ管理機能
環境パッケージソフト、オンプレミス
価格お問合わせ
体験版お問合わせ

Paples(パピレス)(日鉄日立システムエンジニアリング株式会社)

Paplesの大きな特徴は、個別製品として取り扱われることの多い「帳票作成・帳票出力・電子保存」のそれぞれの機能を1つのパッケージとして提供するオールインワンパッケージです。

高速検索や分散印刷、FAX自動送信といった多種多様な機能を有しており、業務の効率化はもちろんのこと、コストの削減も期待できます。
例えばPaplesに登録した帳票と証ひょうを関連付けて管理するといった便利な機能が多数搭載されています。

また、様々な業務システムやサービスとの連携が可能であり、さらなる業務の効率化を図ることができます。

特 徴

  • 「帳票作成・帳票出力・電子保存」を1つにしたオールインワンパッケージ
  • 高速検索や分散印刷といった多彩な機能
  • 様々な業務システムやサービスとの連携が可能
環境オンプレミス
価格1,000,000円~
体験版あり(お問合せ)

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まとめ

今回はおすすめの電子帳票システムをご紹介しました。

対応する電子帳票のフォーマットやデータ処理速度が自社の業務量に合っているのか、セキュリティ対策は十分かなど、電子帳票システムの選定の際にはいくつかのポイントがあります。

自社にとって最適なものを導入するためには、それぞれの企業の目的や業務量に応じて、それに合った電子帳票システムを選ぶようにしましょう。
これらのポイントを抑えながら、ぜひ最適な電子帳票システムを導入してみてください。

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AIPPEAR NET 編集部

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