見積システム【厳選7選】選び方と利点を徹底解説！

顧客からの問い合わせを受注につなげるための業務として、見積管理は重要です。
見積管理が適切でなければ、取引先や顧客からの信頼を失い、失注してしまうこともあります。

エクセルや手書きで見積管理を行っている企業はたくさんありますが、更なる受注率アップを目指すなら、見積システムの導入がおすすめです。
今回は、この見積システムに必要な機能や選ぶ基準から、おすすめのシステムまでご紹介していきます。

見積システムとは？

見積システムとは、文字通り、見積の作成から印刷、管理ができるシステムです。
顧客からの問い合わせを受注につなげるためには、特に「見積管理」が重要となってきます。

以下で、「見積管理」について詳しくご説明していきます。

見積管理とは？

見積管理とは、見積作成のルールや発行業務のフロー、見積内容・見積価格を管理することによって、適切な価格で見積を作成することです。

つまり、金額や項目に間違いのない正確な見積書を作成する為に、大変重要な業務だといえます。
見積管理の主な業務は以下の通りです。

見積管理の課題

見積管理は、営業にとって取引成功のための重要な業務です。
会社や企業によって、管理の方法は様々ですが、定番ツールであるエクセルを用いて見積管理している方も多いのではないでしょうか。

しかし、エクセルなど従来の見積管理には、以下のような課題もあります。

見積書の共有ができない

エクセルで見積管理をした場合、リアルタイムでの共有が難しいです。
他の人が作業している間はその見積を開けないことや、データが上書きされてしまうなどのトラブルが起こることもあります。

そのため、リアルタイムで共有や管理ができるシステムに比べると、業務効率が悪くなってしまいます。

業務が属人化しやすい

個人作業に依存してしまう為、属人化しやすくなってしまう現状があります。
その結果、ノウハウやコツが共有されず、人によって作業の時間・質がバラバラになることも考えられます。

見積情報が個人管理で一元化されていない

エクセルで営業担当ごとに見積を作成・管理していると、見積情報が断片化している状態になります。
この場合、過去に作成した見積や他の担当者が担当した案件のデータが参照できず、毎回一から見積を作成することになってしまいます。

自動化やデータベース化が難しい

エクセルは、OSやパソコンのバージョンに依存するため、見積システムと違って、入力・出力の自動化やデータベース化が困難です。

必要な情報を探すとき、いくつものファイルを開いて見つけ出さなくてはいけないこともあります。
そのため、顧客情報に合わせて自動作成ができたり、ひとつのシステム内で情報の管理ができる見積システムに比べると、作業効率が落ちてしまいます。

見積システムおすすめ7選

ここからは、おすすすめ見積管理システムを7つご紹介していきます。
システム導入を考えられている方は、それぞれの特徴や価格を参考にしてみて下さい。

見積システム比較表

この後ご紹介する見積システムを一覧表にまとめました。
製品を比較する際、ぜひご参照ください。

見積機能が充実！『建築業向け管理システム アイピア』

「アイピア」製品情報はこちら

• Aippear 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

Misoca

「Misoca」製品情報はこちらから

Misocaは、弥生株式会社の提供するクラウド型の見積管理システムです。
見積・納品・請求書の作成などをクラウド上で行うことが可能です。

見積書は、ビジネス向けからカジュアルなデザインまで、多彩なテンプレートの中から好みのデザインを選べます。
請求書などの発送もメールで行えます。

• MISOCA 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

見積Rich

「見積Rich」製品情報はこちらから

見積Richは、株式会社コネクティボの提供するクラウド型の見積書・請求書作成サービスです。
見積書の作成から承認、納品書・請求書の作成まで全てWeb上で完結させることができます。

また、発行されるすべての見積書は自動的に暗号化されるので、セキュリティ面でも安心です。

• 見積Rich 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

freee会計

「freee会計」製品情報はこちらから

freee会計は、freee株式会社が提供するクラウド型の見積管理システムです。
経理がはじめてでも使いやすく、操作も簡単です。

わかりやすいガイドが表示されるので、ミスなく正確に経理業務を行えます。
入金管理や売掛金の登録ができ、経理業務を効率的に行えます。

• freee 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

ツカエル見積・請求書オンライン

「ツカエル見積・請求書オンライン」製品情報はこちらから

ツカエル見積・請求書オンラインは、株式会社ジョブカン会計が提供するクラウド型の見積管理システムです。
見積書だけでなく、領収書、納品書などの作成も可能です。

そのままビジネスシーンで活用できる整った印刷書式で、窓付き封筒にも対応しています。
また、アプリ画面からそのまま帳票を送信できます。

• ツカエル見積・請求書オンライン 公式サイトはこちら

Sales Quote Assistant

「Sales Quote Assistant」製品情報はこちらから

Sales Quote Assistant は、株式会社NIコンサルティングが提供する見積書作成システムです。
クラウド版とパッケージ版があります。

四則演算の設定が可能で、見積フォーマットも自由に作成できます。
また、AI（人工知能）機能を搭載することで、作成時のミス防止、商品登録のアシスト、販売停止商品のチェックや価格間違いのチェックなども行えます。

• Sales Quote Assistant 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

マネーフォワードクラウド

「マネーフォワードクラウド」製品情報はこちらから

マネーフォワードクラウドは、株式会社マネーフォワードの提供するクラウド型の見積システムです。
見積書だけではなく請求書や納品書などの帳票作成にも対応しています。

個人事業主向けと中小企業向け、それぞれにプランが用意されています。

• マネーフォワード 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

見積システムを選ぶ基準

見積システムには様々な機能がありますが、どの観点を重視してシステム導入をすればよいのでしょうか。
システムを選ぶ基準は下記4つがあります。

以下でそれぞれの基準について詳しく確認していきましょう。

クラウド型・インストール型

1点目は、クラウド型・インストール型（オンプレミス型）どちらのシステムを導入するかという点です。

クラウド型は、外出先やスマホからでも入力・閲覧が可能であることや、社内応報共有ができるなど、効率化施策がとりやすいのがメリットです。
インストール型は、動作の速さや月額費用がかからない点がメリットとして挙げられます。

安価で導入し作業効率を上げたいならクラウド型、長期的に見てコストが抑えられ処理速度の速いシステムを使いたいならインストール型がおすすめです。

必要な機能が備わっているか

2点目は、自社に適した機能が備わっているかという点です。
先述した見積作成・管理に必要な機能はもちろんですが、その他の業務を一元管理できるシステムを導入するのが効果的です。

見積の作成から、受注・進捗管理・発注・顧客管理まで一体化しているシステムもあります。
見積作成・管理だけにとどまらず、求める機能が備わっているシステムを検討するのが良いでしょう。

自由度の高さ

3点目は、機能や帳票のカスタマイズができるなどといった自由度の高さです。
見積作成・管理方法は会社によって様々なうえ、見積書の書式に関しては提出先ごとに異なる場合もあります。

また、今後様々な業務改善を図っていくなかで、機能や帳票の融通が利かなければ、別のシステムを検討する必要が出てきてしまいます。
導入時点で自社にあったシステムを選択することも大切ですが、自由度の高さも視野に入れておくと良いでしょう。

費用対効果

4点目は、費用対効果が得られるかどうかという点です。
見積システムの中には、多様な機能を備えたものが多くありますが、それに応じて価格が高くなります。

しかし、どんなに機能が豊富でも、業務改善に効果がなければ意味がありません。
余分な機能は省き、自社にとって価値のある機能を備えたシステムを選択することが大切です。

見積システムに必要な機能

見積システムのメリットと導入時の注意点を確認しました。
これらのメリットを十分に得るには、それなりの機能が必要となります。

ここでは、見積システムに必要な機能についてみていきましょう。
見積システムに必要な機能は下記5つあります。

以下でそれぞれについて詳しくご紹介いたします。

見積書作成機能

見積作成機能は、見積システムにおいて最も基本であり必要不可欠な機能です。
システム内に基本項目を入力し、ダウンロードするだけで見積書を作成できます。

企業やシステムによって見積書の必要項目は異なりますが、一般的に以下の項目は必要です。

また、過去に取引のあった取引先や案件の見積内容を見積書に引き込むことができる機能もあります。
他にも、エクセルデータをコピーできる機能や、社印や担当者の印鑑を印刷できる機能など、システムによって様々です。

建設業向け見積書の記載項目

建設業の見積書には、先に述べた項目に加え、以下の項目があると良いでしょう。

全て必須というわけではありませんが、分かりやすい見積書は受注率に直結するため、これらの項目が記載できるシステムが好ましいです。

階層表示の出来るシステムで作成した見積は、「表紙」「内訳」「明細」の3つのブロックで構成されています。
そのため、見積書を見慣れていない方でも内容が分かりやすいです。

承認フロー機能

見積業務において、承認フローは必要な作業の一つですが、非常に長い時間を要する作業でもあります。
理由として、確認漏れや承認者が外出しており作業が滞るなど、様々な要因が考えられます。

クラウド型の見積システムを利用することで、見積書の承認業務を外出先など好きなタイミングで行うことができます。
確認漏れ防止や、承認フローの効率化によって、承認にかかる時間を短縮できます。

見積書管理・保管機能

見積書は証憑書類にあたるため、一般的に7年間の保管義務があります。
見積システムを利用することで、見積書の保管・管理が容易になります。
システム上では、PDFなどで見積書を出力できるため、紙でのファイリングの必要はありません。

また、Googleドライブなどのファイル保管サービスと連携しているシステムであれば、保管している見積書を簡単に確認できます。

情報共有機能

見積システムの情報共有機能を利用することで、各々が独自に持っている見積情報を共有することができます。
エクセルや紙での見積業務では、見積に関するノウハウが属人化してしまう問題があります。

見積システムによってオープンな情報共有環境が整えば、営業パフォーマンスの向上、さらには受注率のアップを目指せます。

セキュリティ機能

どの業務も電子化し利便性は高まっていますが、懸念点といえば「セキュリティ」に関する問題です。
そのため、必ずセキュリティ機能が充実している見積システムを選ぶ必要があります。

求めるべき機能の例としては以下の3つが挙げられます。

最も確実なのは、情報処理推進機構が掲載している「情報セキュリティ対策」に則ったシステムを選択することです。

連携機能

すでに確認した通り、他部門と連携できるシステムを利用することで、様々なメリットを得ることができます。
例えば、原価管理機能と連携できるシステムであれば、粗利を算出することができ、確実な利益確保が見込めます。

また、顧客情報や進捗管理と連携することで、受注までの動向が明確になり、問合わせを受注につなげるノウハウを見つけることができます。

見積システムを導入するメリット

見積システムを導入する上での主なメリットは下記の4つあります。

以下でそれぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

ペーパレス化でコスト削減

1つ目のメリットは、ペーパーレス化を促進できることです。
従来は、作成した見積書を印刷し、郵送やFAXで提出していました。

しかし、システムを導入することにより、メールでの送付やブラウザでの閲覧が可能となります。
結果、紙代や印刷代などの削減につながります。

作業時間の短縮で業務効率アップ

2つ目のメリットは、作業時間を大幅に削減できるという点です。
見積システムは、入力形式があらかじめ決められています。
そのため、エクセルのようにテンプレートを作成またはダウンロードをする必要がありません。

また、以前入力したデータを自動反映させることができるシステムであれば、見積書を作成するたびに膨大なデータを入力する手間が省けます。
手書きの手間を省けるのはもちろんですが、エクセルやワードと比較しても、作業効率は大きく改善されます。

正確な見積書作成ができる

3つ目のメリットは、エクセルなどでの見積書作成時、データが煩雑化してしまう問題を解決できる点です。
見積システムは、入力形式が定められており、さらにデーターベースを利用するため、何人で作業を行ってもデータの整合性が維持できます。

また、データに整合性が取れることで、見積の確認作業が容易となり、ミスの発見防止につながります。
結果、より正確な見積書を作成できるため、証憑書類としての役割を確実に果たすことができます。
トラブル防止や取引先・顧客からの信頼向上にもつながります。

受注率のアップ

4つ目のメリットは、受注率アップが見込める点です。
見積システムは、過去の案件で作成した見積書をデータとして保存しておくことができます。
また、システムによっては、原価から粗利を算出できる機能が備わっており、見積後の成約率や利益率を分析することができます。

さらに、業務を全て一元管理できるシステムであれば、問合せから見積書作成、受注（または失注・キャンセル）までの動向を正確に把握できます。
結果、受注につながる見積管理方法が明確になり、受注率アップにつながります。

見積システムを導入する際の注意点

システムを導入するとなると、当然コストがかかります。
どの形態のシステム（クラウド型、オンプレミス型）を利用するかにより、導入費用やランニングコストも変わってきます。
どのシステムを利用するのが最も費用対効果を得られるのか、よく検討することが重要です。

また、新たなシステムを導入することで、これまでのやり方を変更しなくてはなりません。
社内で事前に運用方法を定めておきましょう。

まとめ

今回は、見積システムについてご紹介しました。
システムを導入することで、業務改善や受注率アップが見込めます。
また、テレワークなど現代社会の多様化した働き方にも対応できます。

しかし、導入するシステムはしっかりと選ぶことが重要です。
確実な業務改善に繋げるためにも、自社にとってどのシステムが適切であるかを精査し、見積システムを導入するようにしましょう。

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