【工務店向け】見積管理システムで悩みを解消するポイントとは!

【工務店向け】見積管理システムで悩みを解消するポイントとは!

見積作成といえば、工務店が施主(お客様)とやり取りするにあたり最初にぶつかる壁ではないでしょうか。

そこまでにどんなやり取りをしていても、見積の出し方ひとつで施主の工務店に対する印象は一気に変わってしまうものです。とはいえ工務店側も、施主の見積に対する思いをすべて叶えられないもどかしさに日々苦悩しているのです。

今回は、施主と工務店それぞれの悩みを拾い上げ、一気に解消できる見積システムについて紹介します。

  • 施工管理システム

施主が感じる見積への不満

見積システム

まずは、施主が感じている工事見積書への不満をあげてみましょう。
最近は施主側も事前に勉強しているケースが増えてきましたが、
まだまだ請負契約という感覚が理解できずに悩む施主は多いようです。

施主の不満① 見積書の提出が遅い!

見積を依頼してから一か月も経つのに、いまだに見積書ができたという
連絡が来ない!というクレームです。

いつ提出できるか、という見込み日だけでも事前に伝えておけば
ある程度はクレームを緩和できる部分ですがやはり現在も後を絶たないクレームのひとつです。

施主の不満② 内容がざっくりしていて契約していいか判断できない!

とくに注文住宅の概算見積時に多いクレームです。
詳細な数量などが「一式」の表記になっていたり、床材などの種類に
詳細なことが記載されていないため、施主が不安になるケースがあるようです。

「思っていたよりサイズの大きいものがきてしまうのではないか?」
「想像と違う壁や床が出来上がってしまうのではないか?」

こういった不安が、工務店に対して「誠意がない」という印象を与えてしまうようです。

  • 施工管理システム

工務店が感じる見積の悩み

見積システム

紹介した施主の不満は、様々な工事をしてきた工務店なら
「分かってはいるんだけど・・・」というモヤモヤを抱えてしまうような内容です。
なぜ施主が不満を抱える見積を出してしまうことになるのでしょうか?

工務店の悩み① 概算見積にあまり時間をかけられない

工務店は日々多くの工事案件を抱えています。
工務担当や営業担当が完全分業できる大手ならまだしも、他の現場作業を行いながら
営業も兼業する小さな工務店の場合には、「まだ契約になるか分からない商談」に
時間が割けないという実情があるようです。

また、契約前に詳細な工事見積書を出してしまうとその書類をもとに
他工務店と値引き交渉に使われてしまうことを恐れる工務店もあります。

とはいえ、施主からすればそれらの理由はナンセンスです。
契約そのものを分けて、見積明細が明確になった工事から契約していくという
部分契約を採用している工務店ならある程度は緩和できます。

工務店の悩み② 業者確認などで見積詳細が分かるまで時間がかかる

工事は多くの業者・職人が関わって行われるものです。
そのため見積に含まれる多くの項目は、外部の業者確認にする必要があります。
その回答待ちのために見積書の作成が遅くなってしまうケースも多いようです。

概算見積であれば、過去に同じ業者を通じて作成した見積をもとに
見積書が作成できればスピードは上がるはずですが、見積書の情報を丁寧に
保管できていない工務店が多いのも事実です。

工務店の悩み③ 発注業務や請求支払いの時に見積が残っていない

これは施主との見積提出時でなくとも起こる問題です。
業者への発注や完工後の業者からの請求に対して、改めて金額を確認しなければ
ならない工務店に起こってしまうことです。

本来ならば見積の情報をもとに発注漏れや金額の確認ができるはずですが
見積書を紙で保存していたり、Excelでまとめてしまっている場合は探し出すのに
結構な時間がかかってしまいます。

工務店のいう「忙しい」は、実はこういった細かな手間の蓄積によって
生まれてしまっているところも多くあるのかもしれません。

工務店の悩み④ 管理システムの見積機能は使いにくい

工務店の悩み③を解決しようと思うと、見積の情報とあわせて
発注や請求、入金などがまとめて管理できる基幹管理システムを導入するのが
一番確実な解決方法です。

ただ、基幹管理システムは見積だけでなく顧客管理・発注管理・請求管理・入金管理など
あらゆる情報を登録するという性質上からか、見積機能が使いにくいという声も多いものです。

入力しなければならない項目が多すぎる、慣れていたExcel操作から離れて使いにくい…
だからといって見積単品のシステムを導入すると、それはそれでまた情報が孤立してしまう…

比較的ITに詳しいスタッフが少ない住宅業界であることも相まって、
システム活用のジレンマともいえる現象が起きてしまうようです。

課題を解決する見積管理システム

工務店が見積管理を行う上で、発生する課題は見積管理システム解決することが出来ます。
ここでは、見積管理システムを導入するメリットについてお伝えします。

メリット1 見積書の一元管理で作成を効率化

これまで、営業担当者ごとに管理していた見積書をクラウド上で管理することによって、情報の一元管理をすることが出来ます。

見積管理システムでは、入力形式が決められているため、Excelやワードのテンプレートを作成する必要がないため、時間をかけず見積書を作成することが出来ます。
見積管理システムの中には、過去の入力データを自動反映できるものもあるため、見積書作成にかかる時間を大幅に索然することが出来ます。

また、フォームを統一することで社内での見積書のバラつきをなくすことができ、見積書のチェック・承認を効率化で来ます。

メリット2 時間・場所問わず見積書の作成ができる

クラウド型の見積管理システムであれば、モバイル端末でいつでもどこからでも見積書を作成することが出来ます

例えば、Excelのテンプレートを使用していた場合、営業所に戻り見積書の作成をしなければいけませんが、システムなら商談の最中でも見積書を簡単に制作することが出来るため、商機を逃しません。

メリット3 原価割れ防止

見積管理システムでは、過去の案件の成功案件や原価情報、利益率を参考に見積書を作成することが出来るため、見積書において原価割れすることを防ぐことが出来ます

見積管理システムには、原価情報や顧客情報、案件情報を一元管理できるものがあるため、見積書が原価割れしてしまうというリスクを防ぐことが出来ます。

工務店向けオススメ見積システム

見積管理システムと言っても多数ある為、どれを選べばいいのか分からないといった方も多いのではないでしょうか。

ここでは2つの見積システムをピックアップしてご紹介します。

建築業(リフォーム・工務店)向け管理システム アイピア

建築業向け管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。

さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか?

アイピアで出来ること(一部)

  • 見積書をエクセルデータからコピー&ペーストで登録が可能!
  • お客様の情報が共有されるので担当者でないとわからないといった属人化を防げる!
  • やり取りの履歴がすべて残り、スケジュール漏れを防ぐ!
  • アイピアの見積は5階層まで対応しているので小規模工事から大規模工事の見積を作成可能!
  • オリジナル帳票作成(有償)で自社専用のデザインも作成可能!
価格
  • 初期費用:120,000円~
  • 月額費用:10,000円(5ユーザーまで)~
  • ユーザー追加:2,000円/人
環境クラウド
体験版無料体験デモあり

みつも郎

見積をよりスピーディに、簡単に出すなら「みつも郎」がおすすめです。
紙の上に直接書き込むような操作感覚で作成ができるうえに、印刷パターンも豊富です。
簡単な顧客情報を登録することもできるため、誰にどんな見積を出しているかは管理できます。

ただし、発注や請求などと一元管理はできないので別途連携できるシステムを探す必要があります。

リフォーム・工務店の管理システムを探すポイントは?

リフォーム・工務店様は、通常の基幹システムでは、運用することが難しい可能性があります。
特化した基幹システムを導入する必要があり、下記の機能があるシステムを選定すべきです。

  1. 見積機能
  2. 工程表機能
  3. 原価管理機能(粗利管理)
  4. 商談管理機能
  5. 現場写真の管理機能

リフォーム・工務店様用に特化されたシステムの場合、見積機能や工程管理機能といった建築業向けの機能がついてることが多いです。
これらの機能があるか導入前にチェックしてください。

まとめ

工務店が見積管理をするうえで、「見積書の作成に時間がかかる」などのトラブルを解決するためには、見積管理システムを導入することで解決することが出来ます。

弊社が提供する「建築業向け管理システム アイピア」は、見積書の発行はもちろん、請求書やなど各種帳票の発行や、原価管理、工程管理など多くの業務を一元管理できます。

こちらの導入もあわせてご検討ください。

"社内のデータを一元管理"工務店・リフォーム会社が選ぶ!

建築業向け管理システム
Aippear(アイピア)

執筆者情報

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  • 今こそチャンス!IT導入補助金を使ってお得にアイピアを導入
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