【リフォーム・工務店向け】顧客管理システム7選と検討ポイント

住宅事業・リフォーム事業が成長産業として認知されたこともあり、
近年各地域で多くの工務店が出店し、高い競争力が求められるようになりました。
地域ごとの差別化を図ったり、お客様フォローでリピート率アップを目指すなど
各工務店が様々な施策を試みています。

これは、どんな工務店にも関係する大きな問題ですが
新しい施策をするためにもまずは社内の状況をしっかり効率化する必要があります。

今回は、どんな工務店でも必要な「顧客管理システム」について紹介しましょう。

【注目】自社にとって本当に必要な顧客管理システムは?
もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、現状の顧客管理に不満がある方がいらっしゃいましたら、ぜひ一度「業務管理システムアイピア」をご覧ください。

目次

顧客管理システム(CRM)とは?

顧客管理とは、マネジメント用語ではCRM(カスタマーリレーションシップマネジメント)とも呼ばれ
お客様との関係性や、お客様と関わったあらゆる情報を管理するマネジメント手法のことです。

要するに、「お客様とのやり取りをしっかり記録して、記録を生かした戦略を立てましょう」ということですね。
このCRMの考え方に則ったシステムのことをCRMシステム、即ち顧客管理システムと呼ぶのです。

管理すべき情報は、「お客様に関するあらゆること」と言っていいでしょう。例えば…

 顧客管理として集めるべき情報

■お客様の氏名・住所・電話番号などの基本的な顧客情報
■どういった経緯で連絡してくれたのかという発生源
■過去にどの営業マンがお客様とコンタントを取り、どんな話をしたのかという営業記録
■営業活動以外でお客様がくれた電話問合せやイベント参加の記録
■お客様に提出した見積書・注文書などの書類
■契約になったお客様の見積金額・受注額・発注や請求額などの金額面
■契約日や着工日、引き渡し日などの日付関連
■工事写真

などなど、挙げればきりがありません。これらの情報をしっかりと蓄積し
ビジネスにおける様々な場面で活用していくのが顧客管理システムの役割です。

簡単クラウド顧客管理「アイピア」とは?

「アイピア」の画像検索結果

【特徴】
・顧客情報が営業進捗、見積、原価管理などと一元管理できるので効率的に管理でき「言った・言わない」を防げる
・外出先でスマホから確認、どのパソコンからも確認できて低コスト
・運用サポートも充実

【価格】※無料体験デモあり
・初期費用:120,000円~
・月額費用:10,000円~

【環境】
・クラウド

初めてのシステム導入でも簡単に使える操作感!

アイピアはボタンの大きさ・配置・情報量などを工夫して、一目で内容が分かる・現場担当者が使いやすいシステムになるよう設計しています。初めてシステムを導入する方でもすぐ活用が可能です。

また、アイピアは新しいシステムに慣れる時間を極力減らせるよう、現場担当者が見慣れている「Excelに近い操作感」を徹底しています。

アイピアの機能紹介

ポイント①お客様とのやり取りが記録できる

リフォームなど建築工事は、施工中はもちろんのこと引渡し後にもお客様からご連絡をいただくことがあります。担当営業に任せきりにしていては、忘れてしまったり不十分な対応になってしまいます。

アイピアならお客様からいつどんな連絡があって、どのスタッフがどんな対応をしたかが記録できます。もちろん誰にでも共有されているので、初めて対応するスタッフでもある程度の流れを理解することが可能です。

ポイント②過去の情報もすぐ検索できる

お客様から電話がかかってきたときや、過去の情報を確認したいときにパソコンのフォルダを漁るのは大変非効率です。アイピアならお客様の名前や契約になった時期、見積の内容などで検索することが可能です。

スマホから利用することもでき、欲しい情報をすぐ手に入れられるおかげで対応スピードを大幅に上げることができます。

顧客管理だけじゃない?「アイピア」

お客様の情報は、決して住所や連絡履歴だけではありません。お客様との商談、作成した見積、契約書類、原価情報など・・・アイピアならあらゆる業務情報がまとめて管理できます。

使いやすく効率的な見積作成機能

いかに集計機能が充実していたり、連動性があって一元管理できたとしても「使いこなせない」では何の意味もありません。アイピアは新しいシステムに慣れる時間を極力減らせるよう、見積作成の手順を「Excelと同じような感覚」になれるような操作感を徹底しています。

例えば、見積明細を作成する際にEnterキーで次の項目に改行します。「わざわざマウスで項目を選びなおす」「他の情報を入力するためにページを切り替える」など管理システムにありがちな手間を排除しているのでスムーズに利用できます。

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見積作成・予算作成の段階から原価管理ができる

見積の明細を取り込んで、実行予算の段階で原価入力ができます。実行予算の情報から発注書を作成することもできるので、見積⇒予算⇒発注と入力した内容を効率的に活用でき、二重入力などの手間を削減します。

もちろん顧客情報とも連携しているので、すべての情報がお客様に紐づいて確認できます。

まだまだ豊富な機能で御社の効率化をお手伝い!

ここでご紹介した機能の他にも、「業者請求管理」「入金管理」など建築業の仕事を1つのシステムで管理できる便利な機能がたくさんあります。詳しくはぜひホームページをご覧ください。

どんな工務店でも顧客管理システムは必要?

絶対に必要です。

工務店を経営される方の中には、
「工事が忙しいし、そんなところに時間をかけたくない」
「下請け業がメインなので、顧客を管理する必要がない」
というような発想をお持ちの方はたくさんいて、現実問題として
なかなかシステム導入に踏み込めない実情をお持ちの工務店はたくさんいらっしゃいます。

ただ残念なことに、そんな工務店ほど「機会損失」してしまっているのです。

顧客管理システムが無い工務店が陥りがちな問題

では、どのような「機会損失」があるのでしょうか?
陥りがちな様々な問題を見てみましょう。

過去の情報が確認できない

情報が見やすい形で蓄積されていないと、以前に問合せをもらっているお客様でも
1から商談を始めるかたちになり、かなりの時間の無駄が生じます。
過去の商談やきっかけが記録できていれば、わざわざ改めて聞かなくてもいい情報も多いでしょう。

また、見積の情報などについても過去に同じような工事を別でしていても
蓄積がなければ改めて見積書を作るためにメーカーに料金確認をしたりカタログを開いたりする
時間が発生してしまい、結局同じようなパターンの見積もりを何度も何度も作る羽目になります。

今忙しくて手が回らないと困っている工務店も、実は「やらなくていいこと」のせいで
忙しくなってしまっている、ということが起こりうるのです。
場合によっては、「取らなくてもいい工事まで受注している」ということすらあり得ます。

工事の粗利を予測できない

工事粗利といえば住宅事業者にとって最も大事な部類に入る情報です。
もともと想定していた粗利が、工事の延長や発注段階でのトラブル等で落ちてしまうのは
とくにリフォーム業界に多い現象です。

本来であれば、粗利が落ちてしまったのが分かった段階で他の工事予算を回したり
場合によってはお客様に交渉をしたりできるはずですが、たいていの場合はそうはいきません。

多くの場合、工事業者からの請求をもって初めて粗利が落ちていたことに気づきます。
すでに請求を受けているのでどうしようもありませんよね。

しかもそんな事態になったことも記録・共有できる仕組みがないために何度でも同じような
トラブルが発生し得る状態なのです。

担当者しか知らない情報が多い

工事のこと、お客様のこと、事務経理のことなど、その担当者の持っている資料や記憶でしか
情報を把握できないということになってしまうと、何かトラブルがあったり確認が必要になったとき
その人に聞く、という対処法しか取れません。

もしも担当者が休みを取っていたら、連絡して聞くか呼び出すかするしかありません。
こういう小さな連絡の積み重ねが、「忙しい」を作り出すのです。

クレームを次に活かし切れない

お客様からのクレームは、完全に無くすことのできないものかもしれません。
ですが、クレームがあったことを社内でしっかり共有できれば再発率は下げられるはずです。

また、クレームをきっかけに作られた新しいサービスで売り上げを伸ばす企業もあります。
そういったケースでも、しっかり情報を記録できる仕組みがあれば対応できるはずです。

知りたい情報を知りたい時にすぐ確認することができない

例えば営業マンが出先でお客様の情報を確認したいとき、手元の資料に無い情報を知るには
どうすればいいでしょうか?

事務所に電話をするというのも一つの手段ではありますが、電話をすることで受け手の仕事を
一時的に止めることにもなるのです。「忙しい」を作りだすきっかけのひとつですね。

お客様の情報をExcelで管理しているという工務店の方もいらっしゃいますが、
Excelだと各パソコンで保存する形をとっていることが多く、出先では見ることができません。
見られる場合にも、余計な情報も合わせて表示されたりして、とにかくスムーズに確認するとは難しいでしょう。

手早く簡単に情報を確認できる状態があれば、営業マンの行動力はもっと上がるはずです。

顧客管理システムを選ぶポイント

ここからは、様々ある顧客管理システムから選ぶ際にどこをポイントすべきか解説します。

予算の関係でまずはExcelで、という手段を取る場合でも以下のポイントが抑えられるかは確認しましょう。

操作が簡単であるもの

新しいシステムを活用する際、使い勝手はとても大切なポイントです。
社内に浸透できるかという点でも非常に重要になります。

ホームページや資料を見ているだけでは理解しきれない部分なので、
無料お試しトライアルを通じて実際のシステムを事前に触れるようにしましょう。

住宅履歴が登録できるもの

顧客情報としてどこまで記録すべきか、という点は
現状の営業活動にどんな問題があるか?という点を整理したうえで判断すべきところです。

とくに住宅履歴については1度問合せがきたお客様の情報を確実に保管し
改めて問合せをもらったり、似たような物件の依頼がきた際に確認できるようにしましょう。

見積・実行予算などがスムーズに登録できるもの

顧客管理に合わせて原価の管理が必要な場合、金額を何度も何度も入力することは
時間のロスなうえミスにも繋がりうるポイントです。

作成した見積の原価が実行予算に転記できる、実行予算の情報をもとに発注書が作成できるなど
情報を転用しながらスムーズな運用できるシステムを探しましょう。

時間や場所を問わずに情報が確認できるもの

顧客情報が必要な場面は、事務所や営業での外出先など様々です。
どこにいても同じ情報が手軽に確認できるシステムが使えれば業務効率は格段に上がるでしょう。

社内共有がスムーズなもの

例えば営業マンが外出先でお客様と話した内容や、作成した見積の情報がスムーズに事務所で
確認できれば、その先の業務はぐっとスピーディなものになります。

見積の情報はこのExcel、お客様の情報はこの台帳、というように複数のシステムを使うのではなく
業務全体の情報をまとめて管理できる一元管理システムが理想です。

使い方など、問合せサポートが活用できるもの

システムを導入して間もない間は、使い方などで様々な疑問点が浮かびます。
そんなとき、ぱっと電話やメールで問合せが出来るサポートがついているシステムは便利です。

とくに導入直後は様々な社員がいろいろなことを問い合わせるでしょうから、
問合せの手軽さ、反応の速さについては確認しておいて損はないでしょう。

工務店向けおすすめシステム6選

ダイテック「工務店クラウドEX」

リフォーム 工務店 ソフト システム

顧客情報はもちろん、原価管理、アフターサービスなど多くの情報を一元管理できます。工事台帳を作る手間も少なくて済みます。住宅業界の顧客管理システムは、たいていの場合顧客情報以外にも様々な情報管理が可能です。工務店クラウドも顧客情報だけでなく、実行予算や発注管理が可能です。

特徴
  • クラウドだから場所を選ばずソフトが利用できる
  • 長期優良住宅のメンテナンス管理など、継続的なアフターサービスができる
料金プラン
  • 不明(要問合せ)
体験版
  • 不明(要問合せ)
サポート
  • ユーザー専用サポートダイヤル(電話問合せ対応)
  • メールサポート
  • 出張教育やオンライン研修なども実施可能

システムサポート「建て役者」

リフォーム 工務店 ソフト システム

建て役者は「工事管理ソリューション」を自称した商談からアフターフォローまでを集中管理できるソフトです。顧客管理面では、活動履歴や商談記録などサポート面・営業面いずれにも使えます。

特徴
  • 自社製マッピングツールと連携し、建て役者に登録したデータをもとにマッピングデータができる
  • API連携で他社サービスとの連携が簡単に実施できる
料金プラン
  • Lite版(顧客管理のみの機能限定版):月額2,500円~、初期費用30,000円~
  • Basic版(標準機能搭載):月額36,000円~、初期費用240,000円~
  • Professional版(標準機能+カスタマイズ対応可能):月額39,800円~、初期費用480,000円~
体験版
  • デモサイト無料体験が可能
サポート
  • 不明(要問合せ)

ユニティソフトウェア「リフォームサクセス9」

リフォーム 工務店 ソフト システム

リフォームサクセスは20年以上に渡って開発・提供されてきた老舗のリフォーム向けソフトウェアです。徹底して簡単な操作を追求した「ダイレクトアクセス方式」を採用し、誰でも数回の練習で活用できると謳っています。

特徴
  • 利用状況によってスタンドアロンモデルとネットワークモデルを選択して導入できる
  • ファイルサーバーなどに保存した画像ファイルにもダイレクトリンク可能
料金プラン
  • PC1台につき400,000円~
体験版
  • 不明(要問合せ)
サポート
  • リモートサポート

メイズ「アイリフォーム」

リフォーム 工務店 ソフト システム

アイリフォームは、従業員の増加に伴って起きやすい「管理の不行き届き」を解消するためのソフトです。顧客管理だけでなく、見積や入金管理も可能で、「2週間無料で使える」というのもあまり他社には見ない仕組みです。

特徴
  • 営業マンのタスク管理ができるカレンダー機能
  • エクセルから見積情報を取り込める(要オプション費用)
料金プラン
  • インストール版:本体価格50万円~、初期費用2万円~、月額2万円~
  • クラウド版:初期費用2万円~、月額1万3千円~
体験版
  • 2週間のお試しアカウント取得が可能
サポート
  • 不明(要問合せ)

ユニマットリック「顧客志向」

リフォーム 工務店 ソフト システム

顧客志向はこれまで紹介したソフト同様、営業~アフターまでをまとめて管理できるソフトです。

特徴
  • 顧客情報に顔写真や家族の生年月日まで残せる
  • 点検などのアフターフォローを予定登録しておいて後回しを防げる
料金プラン
  • 初期費用18万円~、月額18,000円~
体験版
  • 不明(要問合せ)
サポート
  • 電話サポート
  • 講習対応

コベック「みつも郎20」

リフォーム 工務店 ソフト システム

建築業界の方なら多くの方が利用経験のある見積ソフト「みつも郎」ですが、最低限の顧客管理はみつも郎でも可能です。作成した見積の提出元を管理する機能があるので「誰に出した見積か」程度なら分かります。

ただし、他社ソフトにあるアフターフォローなど幅広い管理はできないので、とりあえず顧客名簿さえあればいい場合にだけおすすめです。

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  • 一元管理による効率化で粗利が平均4%改善しました。株式会社コネクシオホーム課長吉田直樹様 リフォーム・建築業の情報管理にクラウドシステム「アイピア」
  • 読むだけであなたの会社に必要なことがすぐに解かる!建築業・リフォーム関係者必見の業務効率化ノウハウまとめ
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