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36協定は法廷労働時間を超える労働がある場合、どの会社も締結する必要がある協定です。
労働基準法に違反しないためにも、規定された手続きに沿って届出する必要があります。
この記事では、36協定の締結に必要な協定書について、その必要性や記載事項、協定届との違いについて詳しく解説していきます。
目次
36協定の協定書とは
36協定の協定書は、会社の従業員が時間外労働や休日労働が必要な場合に必ず作成されなければなりません。
まずは、36協定書とは何なのか、36協定の概要とともに解説していきます。
36協定とは
36協定とは、従業員に法定労働時間を超過する残業をさせる場合、事前に必ず締結する必要がある協定です。
正式には「時間外・休日労働に関する協定届」という名称ですが、労働基準法36条の内容であるため36協定といわれています。
労働基準法において、労働時間は１日8時間、週40時間までと定められています。
この法定労働時間を超えて従業員に労働をさせる場合に、会社側は労働組合、労働者代表と協定を締結し、労働基準監督署に届出を提出します。
36協定を締結することによって、週15時間、月45時間、年間360時間の時間外労働が許可されます。
36協定書
36協定では、法定労働時間を超過する場合に、会社側と労働組合または労働者の代表との間で書面による協定を締結することが定められています。
この書面が、36協定の協定書です。
ここでの労働者の代表とは、労働者の過半数を代表する労働者を指しています。
使用者と労働者の間で合意あったことの証拠となるのがこの協定書であり、36協定を締結する際に必ず作成しなければならないものです。
36協定書の記載内容
36協定の協定書には、協定において必要な事項がまとめて記載されています。
使用者と労働者側の双方が、抜け目のないように確認し、そのうえで合意する必要があります。
必須の記載項目が5つあるので、以下で詳しくみていきましょう。
時間外労働・休日労働をさせる労働者
時間外労働・休日労働をさせる対象となる労働者については、行う業務の種類や、担当する労働者の人数を記載します。
業務の種類に関しては、業務の範囲を細分化し、「設計」や「経理事務」など明確に定める必要があります。
時間外労働・休日労働をさせる期間
時間外・休日労働を行う期間のことを「対象期間」とよびます。
ここにはその対象期間について記載しますが、その有効期間は1年間に限定されています。
有効となる最初の日を「決算日」と呼びます。
この決算日については協定書作成の際に決めることができます。
一度提出した後は原則1年間は変更することができないので、慎重に決定するようにしましょう。
時間外労働・休日労働をさせる条件
本来、労働時間は1日8時間、週40時間と労働基準法で定められており、それを超える労働は禁止されています。
つまり、36協定を締結して時間外労働や休日労働に労働者を従事させることは、労働基準法における例外となります。
そのため、協定書において時間外労働・休日労働をさせる正当な理由を示すことが必要です。
例えば、建築業であれば、「天候や季節による影響を受けやすいため」、「納期の変更に対応するため」といった理由が挙げられます。
時間外労働・休日労働をさせる日数
36協定では、日、週、月、年ごとに、時間外労働と休日労働の上限を定めなければいけません。
月45時間、年360時間の時間外労働の条件が定められており、これを超えた時間外労働・休日労働は原則禁止されています。
しかし「臨時的な特別の事情」がある場合には、この上限を超えることが許されています。
ここにも上限規制があり、何時間でも時間外労働をさせることはできないため注意しましょう。
以下は、具体的な特別条項付き36協定の上限規制です。
- 時間外労働は年720時間以内
- 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
- 時間外労働と休日労働の合計が、2ヶ月、3ヶ月、4ヶ月、5ヶ月、6ヶ月のいずれの平均も1月あたり80時間以内
- 時間外労働が月45時間を超えられるのは年6ヶ月まで
厚生労働省が労働時間管理の実務イメージとして、計算方法を公開しています。
管理方法の具体的な例として参考にしてみてください。
時間外労働・休日労働を適正なものにするための事項
36協定の協定書では、厚生労働省で定める事項7項目に関して明記することが、労働基準法施工規則第17条によって定められています。
上記で挙げたものと重複するものもありますが、きちんと記載しておきましょう。
一 法第三十六条第一項の協定（労働協約による場合を除く。）の有効期間の定め
二 法第三十六条第二項第四号の一年の起算日
三 法第三十六条第六項第二号及び第三号に定める要件を満たすこと。
四 法第三十六条第三項の限度時間（以下この項において「限度時間」という。）を超えて労働させることができる場合
五 限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置
六 限度時間を超えた労働に係る割増賃金の率
七 限度時間を超えて労働させる場合における手続
引用元：労働基準法施工規則
働き方改革に関する記事はこちら
協定書と協定届との違い
36協定の締結には、協定書と協定届が必要です。
協定書も協定届も内容は似ていますが、明確に異なる部分もいくつかあります。
きちんと届出するためにもこの2つの違いをしっかりと確認しておきましょう。
目的
協定書と協定届で大きく異なるのが、その目的です。
協定書は、36協定を書面によって締結するために作成されます。
こちらは提出する義務はありません。
協定届は、労使間で締結した36協定を、労働基準管理省（行政官庁）に届け出るために作成するものです。
そのため、協定届は対象期間の決算日までに提出し、受理してもらう必要があります。
協定届の提出が遅れてしまうと、労働基準法違反となり、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金に処される可能性があるため、注意しましょう。
署名・押印の有無
署名や押印が必要かという点も、協定書と協定届の相違点です。
協定書は、労使間の合意のもとで締結されたことを証明する書類であるため、使用者と労働者の代表の署名と押印が必要です。
一方、協定届に関しては、2021年4月より署名と押印が不要とされたため、記名のみで提出ができます。
協定届の控えを協定書として使用する場合には、協定届にも署名・押印が必要とされるため、留意しておきましょう。
年次有給休暇管理簿に関する記事はこちら
36協定書に関する注意点
協定書の内容についてお伝えしてきましたが、ここでは作成する際に気を付けておくと良い点を2点ご紹介します。
細かな点ですが、協定書をスムーズに作成するために留意しておくと良いでしょう。
周知の義務がある
36協定が締結された後、その内容を提示・交付し、労働者全員に対して周知することが厚生労働省により義務付けられています。
厚生労働省は以下のいずれかの方法で周知することを推奨しています。
- 常時各作業場の見やすい場所へ掲示する、又は備え付ける。
- 書面で労働者に交付する。
- 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器に設置する。
これらを参考にしながら、確実に社内全体に周知されるようにしましょう。
また、協定書はいつでも閲覧・確認ができるように、企業側がしっかりと保管しておく必要があるため、この点も留意しておく必要があります。
フォーマットが必要か
36協定書には決まったフォーマットがあるわけではなく、用紙も特に指定されていません。
必須事項を全て記載し、使用者と労働者の代表の署名と押印があれば問題ありません。
36協定書を協定届と兼用して用いる場合には、協定届のフォーマットを使用することも可能です。
先述のように兼用する際には、協定届にも署名と押印が必要なため、忘れないようにしましょう。
協定届のフォーマットやサンプルは厚生労働省から公開されているので、そちらを参考にしてみるのも良いでしょう。
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まとめ
36協定の協定書は、36協定を締結するうえで労使間において合意がとれたことを証明する大切な書類です。
決まったフォーマットはないため、5つの必須記載事項を記入し、使用者と労働者代表の署名と押印があれば問題なく作成できます。
協定届とは違い、提出する必要はありませんが、社内全体に掲示または交付し、周知させる義務があるため、協定締結後も企業は責任をもって周知する必要があります。
労働基準法に関わる大切な書類ですので、不備が無いように作成しましょう。
