【工務店向け】工程表とは?施主を安心させるポイントとおすすめシステム3選

新築やリフォームに限らず、多くの住宅工事は施主にとって「一生に一度の買い物」です。
施主がご自身やご家族の希望を生かして建築を依頼する注文住宅ならば思い入れもより大きいものでしょう。

ところが、素晴らしい買い物であるはずの住宅工事にも関わらず
様々なクレームがあとを絶たないのも事実です。
ひどい時には、工務店やハウスメーカーが訴えられる事も珍しくありません。

施主と工務店がトラブルにやりやすいポイントはいくつかありますが、
今回は工期に関わる「工程表」について考えてみましょう。

工程表とは

工程表とは工事の作業過程と期間を示した表です。施工管理者はこれをもとに各作業の人員配置や作業時間を把握しています。

施主においても、工事がちゃんと進んでいるか?予定通り出来ているか?を判断し我が子にも等しい家の進捗を見守るために工程表を確認するのです。

バーチャート工程表

バーチャート工程表とは、建築工事のスケジュールを共有するために作られる標準的な工程表です。

横軸には「日時」が表記されているので、いつ・どの作業が完了する予定なのかが一目でわかるようになっています。

施主様と共有するには非常に分かりやすい仕組みですね。

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、各作業の「進捗」を把握するために作られた工程表です。

最終的な締め切りや日時などは記載されていないので施主様とのスケジュール共有に利用するのは難しいでしょう。

どちらかというとシステム開発やその他販促プロジェクトなど、期限や作業内容の説明が不要なチーム内共有資料として、進捗の遅れが無いか等を確認するために使われます。

曲線式工程表(グラフ式工程表)

曲線式工程表(グラフ式工程表)は、縦軸に進捗率(出来高比率)、横軸に日時(工期)を表示することでバーチャート工程表とガントチャート工程表どちらの情報も確認できるようにする工程表です。

手軽に作成でき、各工事の開始・終了、進捗スケジュールなどが確認できるものの施主様と共有するには伝わりづらく作業間の繋がりも見えないので誤解が生まれやすい点に注意が必要です。

工程管理曲線(バナナ曲線工程表)

工程管理曲線は、曲線式工程表・バナナ曲線工程表などと呼ばれることもある所内共有によく使われる工程表です。

工事全体の工期や進捗状況を把握しつつ、工事の遅れや許容範囲がすぐに分かるので工事担当者同時で共有するのに適しています。

ネットワーク工程表

ネットワーク工程表は監理技術者など複数の工種を扱う工事の工程を調整する立場の人が利用する工程表です。

各工事・作業と繋がりと、「この作業を行う前には前工程のどの作業を完了させておく必要があるのか」というスケジュール感が見やすいものですが、

やはりこの工程表も施主と共有するのは厳しいでしょう・・・読み方を間違える可能性も高く、施主と共有する工程表はバーチャートが無難です。

「工程」「行程」言葉の違い

間違えやすい表現に「行程表」という言葉があります。いずれもものごとの進行状況を示す言葉ではあるものの、「行程」にはより広い意味があることには注意が必要です。

例えば旅行会社が「旅のしおり」と呼ばれるパンフレットを作る際に、「行程表」という言葉が使われます。旅行先での動き方や移動の手順などが記載されます。

また、行政が長期的なビジョンを示す際、「到達すべき目標に対するプロセス」を指し示すために作られる資料にも「行程表」という言葉が使われます。広い意味で「目的地」や「目標・目的」に対して使われる意味合いですね。

一方で「工程表」は工事や事業など単一的なプロジェクトの進行スケジュールを作成する際に使われます。より限定的な意味合いが強いのが工程表です。

工程表がない!そんな時に施主に与える影響

管理上必須といわれる工程表ですがハウスメーカーの下請けや一部の工務店では作っていなかったり、作っていても施主と共有していないケースは多いようです。
業務形態上工程表が出せなかったり、施主とのやり取りにおいてあえて工程表を作らないという選択をしている工務店もあるようですが、施主にはどんな印象を与えるでしょうか?

工務店への不信感

あらゆるクレームは、施主と工務店・施工業者との信頼関係の問題から発生します。
施主が工務店に対して少しでも不信感を抱いていると、本来なんでもないようなことでさえ
敏感に反応してしまうものです。

工程表が施主に提出されないという事態は、工務店に対する不信感を作る最も大きな要因になり得ます。
「ちゃんと工事をしてくれるのだろうか?」という不安は、次第に
「何か言えない隠し事があるから工程表を提出しないのではないか?」という疑心に変わります。

結果、施主は工程表以外の部分にも「不信の目」を向けてしまうことになり、
様々なクレームを誘発してしまう可能性を生むのです。

リピート率の低下

リピート率は、初回契約時の満足度によって上下します。
工程表が無いことによって不信感を与えていれば満足度は当然下がってしまうので
リピート率も低下してしまいます。

実は、ハウスメーカーからの下請けを主事業とする工務店でもリピート率の低下は大きく影響します。
ハウスメーカーの下請け工務店によるクレームは、直接ハウスメーカーの営業側に送られることが多いものです。
その結果、同じ地域で工事があった場合でもハウスメーカーから発注が来なくなってしまう危険性があります。

本来なら工程表の提出は、施主と直接契約を交わすハウスメーカー側の問題ですが
往々にして工務店が「とばっちり」を受けてしまうこともあり得るのです。

工程表作成のポイント

とはいえ、工程表があればいいというわけでもありません。
工程表最大の目的である「施主が工事進捗をはっきり把握できる」を達成できる作り方が必要です。

工程表の作り方 ポイント① 簡単に編集・共有できること

工程表を作っているにも関わらず工期に関するクレームが来る原因は、「予定通りに進んでいない」ことがありありと施主に分かってしまうからです。

工事期間に変更がある場合には、どの工事がどれくらい延期になったのかという点が予定していた期間と比較して分かるようにしましょう。
変更点がすぐ共有できるように、紙での提出ではなくクラウドツールを使うのも手段の一つです。

同時に、「当初結んだ契約工期に変更があるかどうか」も分かるようにします。
このペースで工事してちゃんと完工予定日に間に合うのか?という施主の不安に寄り添えるかが重要です。

工程表の作り方 ポイント② 工事の場所毎に進捗が分かること

工務店サイドの施工管理資料として作成する工程表は、工務店や施工業者が分かりやすいように工事種類ごとに並んでいることが多いものです。

ところが建築知識の無い施主の場合、工事種類ごとに並んでいる工程表を見ても「この工事が何を意味するのか?」が理解しにくく、伝えたいことが伝わらない可能性があります。

施主に提出する工程表は工事場所ごとに並ぶよう作成しましょう。

工程表の作り方 ポイント③ どの誰が工事するのか明確にする

工事によっては下請けの施工業者に発注をかけるケースもあります。その際、工程表には「どの業者が工事するのか=誰が来るのか」を明記しましょう。

リフォームなら多くの場合、施主は住まいながら工事を請けることになるので知らない誰かが来るという不安をなくすことにつながります。

また、万が一工事トラブル等があった場合でも直近でどの業者が現場にいたのかが明確になりますし、新築工事等であとから問題に気づいても業者の確認が容易になります。

工務店や業者からすればトラブル時の犯人探しを容易にするリスクを抱えるようなものですがそこまでして初めて施主は「包み隠さずやってくれている。信用に足る」と判断するのです。

工程表の作り方 ポイント④ 誰が見ても同じように理解できる表示にする

場合によっては工事資材など専門用語が飛び交う可能性のある工程表ですが、施主にも分かりやすい表現を使いましょう。

最近では施主側も様々な勉強をしてくるのが住宅工事の常識になってはいますが、「施主が勉強不足で分からないから伝わらない」は施主に通用しません。

必要に応じて業者用と施主用の2種類を用意するなど、理解レベルに応じた表示を心掛けましょう。

工程表作成ツールの選び方

工程表を作成する方法としては、以下の3つの手段があります。

①エクセルテンプレートを活用して作成する
②工程表を作成するための専用ソフトを利用する
③工程表作成を含めた一元管理ソフトを利用する

①エクセルテンプレートを活用して作成する

手っ取り早く今すぐ作成する必要があるなら①がおすすめです。無料でダウンロードできるエクセルテンプレートがネットを探せばいくらでも出てきますし、ひとまず今すぐ用意するぶんには問題ないでしょう。

ただしエクセルテンプレートによる工程表作成は、長期的に続けていると管理面でトラブルが起こりがちです。

エクセルデータは基本的に個人のパソコンに保存されていく仕組みであるため、
・過去のデータが検索しにくい
・データの流用が難しく毎回1から作成しなければならない
・関連する他の情報と紐づいていないので情報の食い違いや更新の手間が発生する

これらの問題を解決し作業時間を短縮するためには、後述する②専用ソフトまたは③一元管理ソフトいずれかの導入がおすすめです。

②工程表を作成するための専用ソフトを利用する

工程表を作成するための専用ソフトを導入するのか、あるいは工程表作成を含めた多くの業務をまとめて管理できる一元管理ソフトを導入するのかは、「どのような工程表を作る必要があるのか」によって変わってきます。

例えば短期的・小規模なリフォーム工事であれば、10個程度の作業行程を簡単なバーチャートで管理するだけで十分です。
フルリフォーム、新築工事など規模の大きな工事の場合には作業工程が増えるほか、前後の工程との繋がりが複雑であるため様々な操作や機能が求められます。

一元管理システムの場合はそのような高度な工程表作成に対応できる機能が備わっていないケースもあるので、専用の工程表作成ソフトを検討しましょう。

【参考記事】建築工事向け工程表作成ソフト5選+Excelテンプレート2選

③工程表作成を含めた一元管理ソフトを利用する

一元管理とは、工程表以外も含めた関連業務の情報をまとめて管理する仕組みです。ここでいう工程表「以外」の情報とは以下のような業務を指します。

  • 施主様の住所、連絡先、所有する物件など基本情報を管理する「顧客情報」
  • 過去の施工履歴、受注金額や担当者、施工内容などを管理する「案件情報」
  • 見積書の作成、印刷、修正履歴などを管理する「見積情報」
  • 施工時の実行予算、発注先協力会社、完工後の請求金額を管理する「原価情報」
  • 施主様からの入金予定、入金実績、請求書発行と履歴を管理する「入金情報」

基本的には書類の作成や事務処理関係の業務管理が中心ですが、記録された情報を集計・分析できたり、ソフトによっては施工管理や写真管理などが加わる場合もあります。

いずれの場合も業務効率を大幅に向上させる便利なソフトです。

工程表だけでなく、工事の関連情報はまとめて「一元管理」が理想

工務店の現場には、工程表以外にも様々な手間があります。

同じような情報を、扱うタイミングが違うからといって名簿と見積りに別々に登録したり過去に取り扱った情報がどこにいったか分からなくなってファイルキャビネットやノートをあさってみたり・・・。これらは工程表でも同じようなことが起こるといえます。

工程表も含めて、あらゆる情報を1つの場所に保存してしまいましょう。
クラウドサービスであればインターネット環境なら 場所や時間を選ばずに利用ができるうえにスマホでの確認も可能になります。

スピーディに工程表が作成できる工事管理システム

工程表の作成に時間がかかってしまってはいませんか?工期の変更や業者との共有がうまくいかず、結局活用できないということはありませんか?

「クラウド業務管理システム アイピア」は、このような課題の解決に寄与します。まずは無料のデモ体験をご利用ください。

工程表の作成・管理が簡単にできるアイピア

「業務管理システム アイピア」は、工程表の作成が簡単にできます。

○ 工程表の作成・編集がスムーズに可能
○ 工程表と現場情報・顧客情報・営業の活動履歴がまとめて確認できる
○ 現場だけでなく、会社内の経理情報も一元管理

現場ごとの工程表を簡単に作成することが可能です。もちろんPDF印刷したりExcel形式でダウンロードすることも可能なので、様々な場面で利用・共有ができます。

また、現場の着工・引き渡し各予定日に基づいて自社で抱えているすべての現場予定を見る事も可能です。

工程表が作成できるオススメシステム

工程表を作るだけならExcelでも可能です。
ただし、変更点をすぐ共有したり業者や施主にとって分かりやすい形を作るなど
上述したポイントを実現しようと思うと必要以上の手間と時間がかかってしまうものです。

そんな時は、工程表が作成できる工程表作成ツールがおすすめです。

工程’s(こうていず)

工程’s

○ マウス操作で簡単な登録が可能
○ 工程表の共有はもちろん、過去に作った工程表をコピーして再利用が可能

ダンドリワークス

ダンドリワークス

○ 工務店と施工業者が情報共有や施工管理を行うツール
○ 登録された業者情報の空き時間をもとに工程表の作成が可能

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