見積書のお礼メールにルールはある？間違えやすいフレーズもご紹介

見積書をメール添付で受け取った場合や、郵送されてきた見積書を受け取った時、どのような対応をとるべきでしょうか。
まずは速やかにお礼メールを送るのが、ビジネスマナーです。
今回はメールでのお礼が必要な理由と例文、気を付けるポイントについてご紹介します。

メールでのお礼が必要な理由

見積書を受け取ったときメールでのお礼が必要な理由は、見積書が届いたことを相手に伝えて安心してもらうためです。
ビジネスの現場では、日々たくさんのメールが来るため、読み飛ばされていないか不安になることも少なくありません。

また、受け取った見積書を見てすぐに発注の連絡をする場合もあれば、少し検討するケースもあると思います。
後者の場合は特に、返事を出すまでに間が空いてしまいます。

そこで、まずお礼のメールを送ることが大切です。

お礼メールの書き方（例文）

お礼のメールが必要な理由を確認しました。
以下では、お礼メールの書き方をご紹介します。

見積書を受け取ると、社内で内容を精査したり、上司の決裁を得たうえで改めて発注するか否かを判断したりするでしょう。
そのため、すぐには返事ができず、決定までには数日程度かかる場合も少なくありません。

そこで、まずは見積書を受け取った段階でのお礼メールの例文をご紹介します。

加えて、その場ですぐ上司のOKが出るなどし、その内容ですぐに依頼する場合のお礼メールを兼ねた発注メールの例文をご紹介します。

見積書を受け取った段階でのお礼メール

まず、見積書を受け取った段階でのお礼メールの例文を見てみましょう。

見積書を確認してその内容ですぐに発注を依頼する場合のメール

次に、お礼を兼ねた発注依頼メールの例文を見てみましょう。

お礼メールのポイント

これまで、2通りのメール例文を紹介しました。
以下では、お礼メールを作成するうえでのポイントとして、代表的な4点

について解説していきます。

メールの件名はわかりやすく

ビジネスの現場では、社内外から日々たくさんのメールが来ます。
ほかのメールに紛れて読み飛ばされる場合や、優先順位を後回しにされるおそれがあります。

すぐに確認してもらえるよう、件名はわかりやすくしましょう。

など、メールの内容が明確で簡潔な件名にすると良いでしょう。

24時間以内に返信する

お礼メールは、受け取ったことの確認メールでもあります。
できるだけ速やかに返信するようにしましょう。

原則は24時間以内、1営業日内です。
金曜の夕方に受け取った場合には、土日休みとして月曜の夕方がタイムリミットとなります。
また、営業時間を過ぎてしまわないように、午前中または午後早い段階で送るのがベストです。

相手を思いやる内容にする

見積書を送った側としては、発注してもらえるのか不安定な状況に置かれています。
そのため、きちんと考える、しっかり検討するといった態度を伝えることが大切です。
「見積書を受け取りました。ありがとうございます。」で終わってしまっては、検討してもらえるのかすら伝わってきません。

など、相手の立場に立って返信しましょう。

正しい敬語を使う

正しい敬語を使うことは、社会人としてのマナーです。
敬語が正しく使えていないと、担当者だけでなく、会社の教育レベルに疑問を持たれてしまいます。

一緒に仕事をしたくない相手などと思われることがないよう、正しい敬語をマスターしましょう。

間違えやすい敬語フレーズ

お礼メールの4つのポイントについて確認しました。
このうち、「正しい敬語」について以下でさらに解説します。

メール文面で間違いやすい敬語フレーズの代表例が二重敬語です。
二重敬語とは、一つのフレーズの中に、敬語を2つ以上重ねて用いてしまうことです。
見積書を送ってくれた相手に対して、丁重に返信せねばと思うあまり、必要以上に丁寧にし二重敬語を使ってしまう場合があります。

また、社内での上司とのやりとり、取引先との電話や会談で用いている言葉の中にも間違った敬語が潜んでいます。
話し言葉で無意識に使う間違った敬語は、メールでもそのまま使いやすいので、気を付けなくてはなりません。

ここでは、見積書のお礼メールで登場しそうなフレーズをご紹介します。
左側が間違いのフレーズで、右側が正しい敬語フレーズです。

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まとめ

見積書を受け取った場合、メールでのお礼が必要な理由は、見積書が届いたことを相手に伝えて安心してもらうためです。
社内で検討して返事を出すまでに間が空いてしまうので、まずはお礼のメールを送りましょう。

お礼メールの書き方のポイントとして以下の4つを確認しました。
メールが紛れてしまわないよう、メールの件名はわかりやすくしましょう。
24時間以内に返信するようにしましょう。
取引先は受注につながるのか不安を抱いていますので、相手を思いやる内容にしましょう。
ビジネスマナーとして、正しい敬語を使うようにしましょう。

お礼メールを作成する際にはぜひ、以上のポイントに注意してみてください。