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注文・発注をメールでする場合の例文や注意点

リフォーム、住宅業界に多いトラブルの一つが元請け・下請け間の施工に関する水かけ論です。

「そんな工事は依頼していない」「そんな工事は請けていない」など、言った言わないの論争になってしまうと事態の収拾には時間がかかります。

こんなトラブルに巻き込まれないように、依頼に対する明確な根拠として「発注書」を残しましょう。

今回はこの発注をメールで行うための基礎知識を振り返ります。

リフォームや住宅業界では未だ「口頭依頼」が横行している

リフォームなどの現場で働いていると、この水掛け論が発生する理由がよく分かります。

建築業界の一部では、未だに工事の依頼や部品の注文が電話一本で完結していることもよくあります。

日々忙しい案件を回すのに、わざわざ発注書を作っていられなかったり、関係の深い職人なら電話で直接話す方が早いことも多いので仕方ない…気もします。

とはいえ、目先の案件を優先しすぎると様々なトラブルを誘発することなり得ます。

発注作業が煩雑だと起こりうるトラブル

口頭依頼による注文や発注の手続きを続けていると、いずれトラブルが起こりかねないリスクを抱えることになります。

  • 元請けがイメージしている依頼と実際に下請けが実施した工事が異なってしまう
  • 下請けからの請求金額が予測できず、請求書が届いて初めて具体的な金額を把握する

口頭での依頼は、発注した内容や金額が正確に記録して残りません。

こういったトラブルが発生しても、証拠が残っていないせいで水掛け論にしかならずどうにもなりません。

元請け・下請け間の関係がこじれるだけでなく、現場の粗利が低下する原因にもなります。

これらを防ぐためにも、発注書は正しく作成し管理しなければなりません。

メールで発注する時の方法

発注をメールで行うと言っても、メールの作法や手続きに不安がある方がいるかもしれません。

具体的な方法を見ていきましょう。

発注依頼メールの書き方

発注依頼といっても、基本的なビジネスメールで必要なマナーを守れば問題ありません。

件名はシンプルに分かりやすさを重視する

ビジネスメールにおける件名は、いかに分かりやすく要件が伝わるかが重要です。

  • ○○(商品やサービス名)発注のお願い
  • 【ご依頼】○○発注につきまして

まれにメールの件名を「先ほどお電話した件について」や「株式会社○○(自社名)でございます」という件名を付ける方がいますが、メールの受け取り手は受信後すぐにメールを開くとも限りません。

あとから開いたり、過去履歴を確認した時にも内容が件名から分かるよう、具体的に描くようにしましょう。

発注の具体的な内容を本文にまとめる

本文には発注する内容を具体的に箇条書きしておきましょう。

  • 商品名
  • 型番や製品番号
  • 数量
  • 希望納期
  • 納品場所

その他、商品の特性など特筆すべきことがあれば備考として記載します。

万が一不明点があった場合に連絡できるように、連絡先を書き添えておくと親切です。

発注依頼メールの文例

件名「○○(商品名)発注のご依頼につきまして」

——————————————————————–

株式会社◆◆
◆◆ ◆◆ さま

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△と申します。

先日お見積もりを頂戴した○○につきまして、
社内検討の結果、弊社が希望する予算に収まりました。

つきまして貴社に正式に発注したく存じます。

念のため、注文内容を下記に記載いたしますのでご確認ください。

商品名:○○
数量:○個
納品希望日:○○年○月○日
納品場所:○○県○○市○○町○-○-○

ご不明な点等ございましたら、下記までご連絡ください。
担当者連絡先:○○-○○○-○○○○

引き続きご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。

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更に確実に、後々のトラブルを防ぎ発注管理を簡単にする方法

発注の具体的な内容は、メール本文ではなく「発注書」にまとめる

発注内容をメール本文に箇条書きにて伝えることがありますが、これは最適解とは言えません。

メールの文面だと、どうしても「打ち間違い」「読み間違い」が起こり得ます。

また、後日確認する場合にも「届いたメールがどこにいったか分からなくなる」ということが起こりえます。

根拠として残しやすく、保管しやすいことで後から確認も容易なように発注書を用意しましょう。

PDFデータとしてメールに添付すれば、より確実な対応ができます。

発注書と併せて、発注請書を用意する

より確実な管理を行うなら、発注書のPDFと一緒に「発注請書」を添付するのが有効です。

発注請書は、「発注を受けた」「発注書を確かに確認したこと」を書面にて伝えるための書式です。

発注を受けた側が用意することが一般的ですが、企業によっては用意していないケースもあります。

発注書と併せて添付して「押印してお返しください」と一言添えると先方の手間も減って親切です。

まとめ

今回は発注する際のノウハウ、メールのノウハウについて紹介しました。

メールでの発注では、情報の食い違いなどを起こさずに確実に発注内容を伝えることが重要です。

万が一トラブルが発生したときにも情報を正しく管理しておくことが大変重要になります。

できればメールで完結させずに、発注書などの書面を利用したり、システムによる管理が必要です。

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