注文・発注をメールでする場合の例文や注意点

新しい仕事というのは、いつでも不安になったり緊張してしまったりしますよね。とくにこれがお客様や取引先が関わるような仕事だとなおさらです。

ミスしたらお客様や取引先に迷惑がかかってしまう、絶対に失敗できない・・・という思い、凄く分かります。だからこそ、基本的な知識や手順はしっかり頭に叩き込んでおきたいですよね。

今回紹介するのは、発注作業における「メール発注」についてです。お客様や取引先という社外の人物が関わるからこそ失敗できない、最初は緊張する仕事です。

でも大丈夫。ポイントさえ抑えてしまえば何も難しいことはありません。今回は具体的な発注メールの書き方だけでなく、基礎知識を交えることでテンプレや事例を見なくても「自分で考えて対応できる」状態をお手伝いします。

そもそも発注はメール・電話・FAXどれで行うのが正しいの?

例えば「Yahoo知恵袋」や「教えてGoo」などの質問サイトには、そもそも発注作業はメール・電話・FAXのどれで行うのが正しいの?という質問がたくさん投稿されていました。

先に結論を言いましょう。手段はどれでも構いません。

そもそもこの質問は重要なポイントがずれてしまっています。大切なのは手段ではなく、目的です。

先方との取り決め・事前共有があればどれも正解

発注の連絡手段で最も重要なのは、発注をする側・受ける側それぞれが必要な情報を伝い合えたかという点です。

情報に抜け漏れさえなければ、メールでも電話でもFAXでも構いません。もしメールで発注の手続きを行うのであれば、発注をする側またはされる側が「発注のやり取りはメールで行いたい」という旨をもう一方に伝えて合意を得たうえでやり取りをすれば、メールの見落としなどは起こりにくくなります。

「メールでやるのがマナーだからまずはメールを送る」などという話ではありません。自社内でメール発注が一般的とされていても、相手も必ずそうとは言い切れません。
メールの見落としなどを通じてトラブルを起こしたくなければ、必ず事前共有をしましょう。

双方の合意があればどんな方法でも正式な契約と見なされる

「なんでもいいと言っても、電話でやってたら万が一揉めた時に不利にならない?」という疑問が当然生まれます。

法的には、メール・電話・FAXどの方法でも、依頼に対する承認がどんな形でなされ「合意がある」と見なされれば正式な契約であると判断されます。

例えば「口約束」でもこの判断が可能です。メール・電話・FAXどの方法でも法的な問題はありません。

口頭発注ではなくメールや書面を残すのも重要

法的な問題はないといっても、やはり電話など口頭のみで行う発注には様々なトラブルが起こり得ます。

例えばリフォームなどの建築業界では「言った・言わない」の水掛け論がよく発生します。建築業界の一部では、未だに工事の依頼や部品の注文が電話一本で完結していることもよくあります。

その場では理解したつもりになっていても、記録を残さないために後日ミスや漏れが発生しやすくなる環境です。

日々忙しい案件を回すのにわざわざ発注書を作っていられなかったり、親しい職人なら電話で直接話すほうが早いことも多いので仕方がない気持ちも分かります。

とはいえ、目先の案件進行を優先しすぎると様々なトラブルを誘発します。

発注作業が煩雑だと起こりうるトラブル

発注作業には「発注する側・される側がお互いの認識を共有する」ことが重要です。怠った場合に起こりうるトラブルを理解しておけば、より正しい発注作業ができるようになります。

納期遅れや未納品

発注する側とされる側の認識がずれている場合、たいていお互いは「言ったつもり」「分かったつもり」になっています。

発注する側がイメージしている依頼とされる側が受け取った内容が異なっていて、本来必要だったものと異なる商品が届いたり、納品期日が不透明で遅れてしまったり届かなかったりすることまで起こり得ます。

商品発注なら再発注ですぐ対応が効きますが、下請け工事などの外注の場合には既に異なる工事をしてしまっているわけですから、改めて対応する時間も予算も倍以上かかってしまいます。

料金面でのトラブル

これも特に工事依頼や製作依頼などの外注において起こりやすいことですが、情報の伝達が不十分だと請求金額の予測ができず、発注する側は「請求書が届いてはじめて具体的な金額を把握する」ということにもなりかねません。

原価の予測がつかないのも問題ですが、いつも値引き交渉など含めて下請け側と揉めることにもなり得ます。

発注をメールで依頼する際の書き方

発注作業は、発注する側・される側のお互いが同じ情報を共有し合うことです。その前提で書き方のポイントを見てみましょう。

件名は発注依頼であることが分かる内容にする

いかに分かりやすく端的に用件を伝えるかが件名の役割です。例えば以下のような書き方なら、発注依頼であると分かりやすくなります。

  • 【発注依頼】○○○(商品名やサービス)の依頼につきまして
  • 【依頼】○○○(商品名やサービス)を発注いたします

稀に件名を「先ほどお電話差し上げた件について」「株式会社○○でございます」など挨拶の冒頭文のような使い方をする方がいますが、これはNGです。

メールの受け取り手は受信後すぐにメールを開くとは限りません。開封まで時間をおいた場合や、受信ボックスを後から確認した場合でも内容がすぐ理解できるよう、件名は具体的であることが必須です。

必ず発注書のPDFをメールに添付する

後から水掛け論にならないために、「どのように発注したか」が具体的に分かる証拠として発注書を用意しましょう。

発注書はスキャンしてPDFデータにし、メールに添付します。発注する内容をメールに記載する対応をする場合もありますが、必要情報が漏れにくく「正式な依頼」として印象付けやすい書面のほうがスムーズな対応を期待できます。

発注書はエクセルや手書きで作成するよりも、システムから出力するほうが圧倒的に短時間でミスも少なく用意できます。

添付した発注書の内容を本文にも記載する

本文には、発注する内容を具体的に箇条書きにしておきます。

  • 商品名
  • 型式番号や製品番号
  • 発注数
  • 希望納期
  • 納品場所

発注書自体は別部署が作成する等で発注内容について理解が無い場合には、メール本文に書くことで「発注内容を打ち間違えるリスク」が高まります。そういった場合には本文への記載をやめておいて、特に注意してもらいたい特記事項だけ記載するのがおすすめです。

発注依頼メールの例文

件名「【発注依頼】○○○(商品名)の発注依頼につきまして」

株式会社○○サービス
御担当 ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△(自社名)の□□(名前)でございます。

先日お見積もりいただいた○○○(商品名)につきまして、
社内検討の結果、ぜひ貴社に発注したく存じます。

つきましては発注書を添付いたしますのでご査収ください。
念のため、注文内容を下記にも記載いたします。

  • 商品名:
  • 数量:
  • 納品希望日:
  • 納品場所:

ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。
担当者連絡先:○○(電話番号)

ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。

事前取り決め等が不十分・不安であれば、このメールを送信したあとに「送信した」ということを伝える電話をしてもいいかもしれません。

取引先からの発注メールへ返信する際の書き方

先ほどまではあなたが発注する側を想定した書き方でしたが、ここからは逆です。あなたが発注を受けた場合に、どのようなメールで対応するか考えてみましょう。

受信したメールは遅くとも当日中に確認・返信する

受信したメールをいつまでに返信するかという点について、日本ビジネスメール協会が行った調査によれば「24時間以内に返信が来ないと遅く感じる」そうです。

発注業務には納品期限に伴って対応すべきタイミングがありますから、早い段階で発注元に連絡を取るべきです。

24時間と言わず、少なくともメールを受けた当日中には連絡して素早い対応を心がけましょう。「対応の早い業者」というのは、それだけで発注元の企業から信頼を得るに足りる要素です。

本筋とはずれますが、だからといって「ずっとメールを待ち受けている」というのも非効率です。業務時間内で時間帯を指定して「メールを確認するタイミング」を用意すれば効率的です。

件名は変えない

発注元から届いたメールに返信する際、件名は自動的に「Re:○○○(元の件名)」と表示されます。この「Re:」は「~について」という意味の、件名との関連性を示す表記です。

「Re:を取って感謝の意を示すことでお客様に誠意が伝わる」と謳うマナーも存在するようですが、それによって情報の繋がりが切れて後から確認しにくくなる方が厄介です。特別な指示がなければ件名は変えないことをおすすめします。

ただしこれまでの内容と異なる話題について話す場合には件名を変更します。何度かやりとりをするうち「Re:Re:Re:Re…」と増えてきてしまった場合には、Re:表記を1つにして、これまでついたRe:の分だけ「Re6:○○○○(元の件名)」という表記にすれば分かりやすいでしょう。

必ずメールには発注請書をPDFで添付する


発注する際に発注書をPDFで添付したように、発注を請けたことを示す「発注請書」を作成しましょう。

発注請書は商品名や数量、納品時間や納品時間が示されており、「確かにこの内容で注文を請けました」ということを伝えるための書類です。この書類があることで、発注された側がどのような認識をしているか明言できるため、後々のトラブルの多くを防ぐことができます。

もしあなたが発注側で、発注を請ける側がどうしても発注請書を用意してくれないなら「手間」がネックになっているかもしれません。そんなときは発注書と一緒に発注請書を作成して、請ける側には押印だけしてもらう仕組みにしましょう。

そのためには発注書と発注請書が一緒に作れる効率的なITシステムが必要です。

 

添付した発注請書の内容を本文に記載する

発注書を取引先に送るときと同じように、発注請書の内容を本文にも記載しましょう。メール本文に情報があることで、受信者が再確認する機会にもなります。
ただし、本文に情報を記載するという作業は当然「打ち間違い」が起こりうるものです。この点を考慮するなら無理に転記せず、必ず目を通してもらうべき特筆次項だけ記載するというのも手段のひとつです。

発注メールへの返信の例文

件名「Re:【発注依頼】○○○(商品名)の発注依頼につきまして」

○○株式会社
御担当 ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△(自社名)の□□(名前)でございます。

ご注文を賜り、誠にありがとうございます。
下記の通り承りました。

  • 商品名:
  • 数量:
  • 納品希望日:
  • 納品場所:

取り急ぎ、発注請書を添付いたしますのでご査収くださいませ。

ご不明な点がございましたら、下記までご連絡お待ちしております。
担当者連絡先:○○(電話番号)

それでは引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

納品物についてメーカー問合せ等が必要ですぐ納期が回答できない場合は、納期が分かったら連絡するのではなくひとまず「納期が回答できる予定日」を伝えておくのが親切です。

「○日には納期についても回答いたします」と添えておくだけで、これからのスケジュール感が分かるので取引先も安心して業務を進めることができます。

発注依頼に返信が無い場合の催促メールの書き方

「発注するとき」「発注を請けるとき」という基本的な手順を紹介しましたが、どんな業務でもイレギュラー対応が求められるケースはあるものです。もしも送ったメールに返事がない場合、どのような対応をすればいいのでしょうか?

メールにこだわらずにすぐ連絡を取る

先方からメールの返信が無いと言う場合、こちらからのメール送信を失敗していたりメール自体は届いていても相手が気付いていなかったりと様々な原因が考えられます。
優先すべきは相手と早急にコンタクトを取ることです。

発注作業は、やり取りの遅延によって希望する納品時期を守れなくなる可能性があります。これを防ぐためにもメールでのやり取りにこだわらず、直接電話するなどしてすぐに先方の担当者に連絡を取りましょう。

発注依頼時のメールを引用する

メールを送る場合は、「以前にこういうメールを送っていますがご確認いただいてますか?」という確認のニュアンスが必要です。そのために以前に送ってるメールの全文を載せて「下記について…」と書き出せば、こちらからは確かに送っているということが分かります。

返答がない場合の催促メール例文

件名「【確認】○○○(商品名)の発注依頼につきまして」

株式会社○○サービス
御担当 ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△(自社名)の□□(名前)でございます。

先日依頼した発注につきまして、ご確認いただけましたでしょうか?
念のため内容を下記の通り再送いたします。

納品希望日(○月○日)の兼ね合いもございますので、
ひとまずご連絡いただけますと幸いです。

お手数をおかけし大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

——
(以下、発注依頼時のメール引用)

ポイントは納品希望日を記載しておくことで「早く連絡してほしい」旨を記載することや、発注依頼をした際のメールを転記して引用することで「以前にちゃんと送っていること」を確認することです。

情報の食い違いを生まないことがメール発注で1番のポイント

メールでのやり取りに慣れていないと、どうしても丁寧な表現やマナーにばかり気が向いてしまいます。ですが最も重要なのは、「正確な情報交換」です。ちゃんと理解し合えているという安心感を得られるように、まずは正確なやり取りを心がけましょう。

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