【建築・リフォーム業向け】注文書・発注書の見方書き方とは

リフォーム工事などを行う建築業界にとって、「発注書」は工事を完遂させるために重要な書類です。どのように発注するか、発注情報を管理するかで後々のトラブルを防ぐことができます。

今回は発注書の書き方や見方について紹介します。

発注書とは

施主様から受けた工事の依頼は、自社だけで実施するとは限りません。工事の一部を協力業者に依頼する場合に、発注書を作成します。

木工事はA業者、電気工事はB業者、外壁工事はC業者…という具合に、リフォームやリノベーション・新築工事のために必要な工事を部分部分で各社に発注していきます。

会社によって業者に工事を注文する、という意味で「注文書」と呼ぶこともあります。

発注書(注文書)の見方

発注書(注文書)への記載が必要な項目

①発注先業者名:工事を依頼する協力業者の名前です。
②発注日:協力業者に工時を依頼した日です。
③施工現場名:協力業者に依頼する工事の場所です。
④工事納期:依頼する工事期間です。
⑤支払期日:支払い業者への支払いを行う期日です。
⑥支払条件:支払う方法などの条件です。
⑦発注合計金額:協力業者に工事を依頼する依頼金合計です。
⑧発注者名:発注する元請け業者の名前です。書類作成者と記載されることもあります。
⑨発注明細:施工する工事の具体的内容や、工事の明細が記載されます。
⑩備考欄:補足する場合に使われます。特筆すべき注意点があるとき等に利用されます。

上記内容の中でも、「発注者名」「発注日(取引年月日)」「発注合計金額」「発注先業者名」は国税庁が記載推奨しているので最低限記載しておくことが求められます。

発注請書(注文請書)とは

発注請書とは、発注を請けた協力業者が、「確かにこの内容で発注依頼を請けました」という確認済を表す書類です。

通常、発注業者はこの発注請書の受理をもって発注作業の完了を判断します。発注請書が無いと、万が一の認識違いが発生した際にトラブルに発展しやすいこともあり発行が推奨されています。

発注請書(注文請書)の見方

発注請書の内容は、送り主・宛先を除いて基本的に発注書の内容とほぼ同義です。発注情報の行き違いを防ぐために、転写などを使って同じ情報を掲載する必要があります。

 発注請書と一緒に請求書を発行するパターンも!

ここでいう請求書とは、協力業者が工事作業代金を請求する際に発行する書類です。従来なら請求をする協力業者側が作成するものですが、協力業者の手間を減らしながら、発注時と金額や内容が異なってしまうことを防ぐために発注者側が代理作成することがあります。

発注書作業にありがちなトラブルと、防ぐ方法

「言った・言わない」水かけ論争を防ぐ

すぐに施工を始める場合や、親しい中なのでわざわざ書面はいらないと感じている場合など…そういったケースでは書面を交わさず口頭で発注を済ませてしまうケースも多いものです。

ただし、ここには大変大きなリスクがあります。それは「工事内容の食い違い」です。

  • 発注者が想定していた工事と異なる施工を行ってしまった
  • 発注者が想定していない追加工事が発生し、想定以上に予算がかかった
  • あらかじめ伝えていた着工日を協力業者が聞き間違え、予定通りに工事開始できなかった

上記のようなトラブルが万が一起こってしまった場合、発注書をしっかり書面で交わしていないと水掛け論になります。証拠が残っていないためにどちらの主張が正しいか客観的な判断が出来ず、ただお互いの信頼感が下がって友好的な取引はできなくなってしまうかもしれません。

そんな悲しい事態にならないためにも、発注書や発注請書は必ず必要な書類なのです。

作成する手間を解消しよう

営業マン・現場担当者によって発注書作成作業が「面倒臭い作業」になるのは、同じ情報を何度も入力しなければならないからです。見積書、発注書、発注請書と同じような原価項目は何度も入力しているのに、扱う書面が違うから何度も作成しなければなりません。

何度も作成しなくて済むように、専用のシステムを使うことがおすすめです。

紛失しないような管理が事務所を圧迫する

発注書や注文書には、国税庁が定める「7年間の書類保存義務」があります。もし書類を手書きで作成していたら、膨大な発注書などの書類でキャビネットはパンクしてしまうかもしれません。保存状態によっては紙が劣化してしまうかもしれません。

そのようなリスクを回避するためにも、電子データ上での保存がおすすめです。

発注書の効率的な作り方

見積書から情報を流用して、多重入力の手間を解消する

何度も原価情報を入力する手間を減らすために、見積情報から情報を流用しましょう。クラウド業務管理システム「アイピア」なら、見積書を作成することで、原価情報を取り込んで同じ内容の発注書や発注請書を作成することが出来ます。

もちろんPDFでの発注書印刷も可能です。

発注だけでなく、協力業者から届いた請求入力なども管理できるようになるので多くの「二度手間」を解消することが可能です。

電子データとしてクラウド上に保存して、管理コストを削減する

7年間も紙書類を管理するのは大変ですが、同じように自社サーバーへ管理するのもリスクが付きまといます。サーバーの保守が必要だったり、災害などでデータを紛失するかもしれません。クラウド管理システム「アイピア」なら、発注書などの電子データはセキュリティの行き届いたクラウドサーバー上に保管されるため、自社で保守コストや災害の心配をする必要がなくなります。

まとめ

今回はリフォームなどの建築事業者向けの発注書を解説しました。基本的な見方を理解すれば意味やメリットも把握できます。トラブルのない施工のためにもぜひ発注書を活用してください。

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