【建築業向け】発注請書とは?作成方法と収入印紙の必要性を解説(無料テンプレートあり)

発注請書 書き方 テンプレート

企業同士の取引の中で使用される文書の中に、発注請書というものがあります。
発注請書の作成は省略される場合も多いため、発行の依頼をされたときに困ってしまうかもしれません。

この記事では発注請書とは何かを解説し、作成方法を紹介します。

無料でダウンロードできるテンプレートもあるのでご自由にご活用ください。

「発注請書」とは?

発注請書とは、契約書の一種で、受注側が発行します。
業務や商品の発注が入ったとき、注文を正式に受ける意図を証明する書類になります。

発注請書の発行は義務ではありませんが、発行するメリットとしては、取引内容や取引金額を形に残しておけることなどがあります。
仮に何かしらトラブルがあったときに、発注請書があることで注文を受けといっていると証明されるので、発注請書は発行してもらうようにしましょう。

実際、発注側が発注書と同時に発注請書を発行して、受注側が確認後、押印して送り返すという手法も取られています。

注文請書を使用するのは企業間の取引の際だけだと思われがちです。
しかしインターネットショッピングをした際に、注文後自身のメールアドレスに注文を承ったという内容のメールが届くように、発注請書は日常的に使用されています。

発注請書と発注書の違い

「発注書」と呼ばれる書類は、発注側が商品などを発注する際に作成する書類です。
対して「注文請書」は、その発注書の「発注を受け取ります」という意味で発行されるものです。
なので、この二つは同じものではなく、発注者側、受注者側がそれぞれ発行し相手に渡すことで契約が成立されるものです。

発注請書と契約書の違い

発注請書は、契約をするうえで必要な取引内容のほとんどが記載されています。
しかし、発注請書だけでは契約書と同じような効力は持ちません。

発注請書は、あくまでも「受注者が発注内容を受け取ることを意味する文書」であるため、一方的な意思表示であると言えます。

一方で、契約書は取引内容や取引条件について発注者と受注者の合意を得て成立するものです。
発注請書では受注者の一方的な意思表示であるため、発注者の意志を証明することができず、取引が実際に成立したのか不明になってしまいます。

そのため、発注請書のみでは取引成立を法的に証明できる効力は持ちません。

  • 施工管理システム

「発注請書」の作成方法

では、発注請書の作成方法は、主にエクセルのテンプレートを活用する方法とシステムで作成する方法の2つです。
ここでは、弊社が作成しましたエクセルのテンプレートのご紹介、発注請書に記載しなければいけない項目、収入印紙など作成方法について詳しくお伝えします。

エクセルで作成する(無料テンプレート)

エクセル形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。
無料でダウンロードできるサイトなどもあります。
こちらは弊社が作成したエクセル形式の発注請書テンプレートです。
ご自由にご使用ください。

▼その他発注請書テンプレートができるサイト
‣発注請書(注文請書)エクセルテンプレート(無料)<ビジネステンプレート>

管理システムからワンクリック

管理システムなどから、ワンクリックで発注請書を発行することができます。
下記は弊社が提供している「建築業向け管理システム アイピア」です。
顧客管理、見積作成、入金管理、工程管理、労務費管理など様々な情報を一元管理できます。
また、領収書、顧客向け請求書、発注書、集計帳票など様々な帳票を簡単に出力する事ができます。
業務効率化を検討されたい方は是非一度ご覧ください。
建築業向け(工務店・リフォーム向け)管理システム アイピア

  • 施工管理システム

発注請書の記載項目

発注請書 記載項目 書き方

発注請書には、発注書と同じ項目の記載が必要です。

発注請書の記載項目

  1. 発行日
  2. 受注者の情報(氏名・住所・連絡先)
  3. 発注者の情報
  4. 注文内容(数量、単価、金額)
  5. 支払条件、納期

1 発行日

発注請書には、発行日を記載する必要があります。
間違いやすいのは、発注書の発行日よりも以前の日付を記載してしまうことです。
発注請書は、発注書を発行した後に発行するため、発注書の発行日より以前の発行日を記載してはいけません。

また、同日である場合は問題はないため、発行日は同日もしくは後ろの日付を記載するようにしましょう。

2 受注者の情報(氏名・住所・連絡先)

発注者側の情報を間違いがないように記載しましょう。
具体的には、受注者側の会社名や担当者、住所や連絡先を記載します。

3 発注者の企業名・名称

発注請書では、発注者の名前・名称を明確に記載するようにしましょう。
発注者の企業名と担当者名を間違いがないように記載しましょう。

また、基本的には発注書に記載されている名称を記載すればよいですが、できれば(株)のように省略はしないようにするのが無難です。

4 支払い条件・納期

商品の支払方法や納品の期日、納品方法を明確に記載するようにしましょう。

発注請書に記載することで、言った言わないというようなトラブルを未然に防ぐことができます。
また、発注者と受注者の認識のズレを防ぐことができます。

5 注文内容

発注され、具体的にどのような商品またはサービスを納品するのか明確に記載するようにしましょう。

納品する商品が複数個になる場合は、商品ごとに項目を分け、項目ごとの数量や単価を記載し、取引内容を明確にしましょう。
また、発注金額は税抜き金額(小計)、消費税、税込み金額に分けて記載します。
合計金額によっては、収入印紙を貼付しなければいけないため、必ず明確な金額を記載しましょう。

「発注請書」に収入印紙は必要?

発注請書に収入印紙を貼付する必要はあるのでしょうか。
収入印紙が必要なケースと必要ではないケースに分けてご説明します。

収入印紙が必要なケース

まず、収入印紙が必要となるケースについて解説します。

額が1万円を超える場合は必要

発注請書に収入印紙を張り付ける必要があるのは、1万円を超える場合です。
それぞれ契約金額により貼り付ける収入印紙の金額は以下の通りです。
発注請書 印紙税額
参考:請負に関する契約書(国税庁)
収入印紙の額は、発注請書に記載された税抜きの受注額によって決まります。

収入印紙を張り付ける場所については、明確なルールはありません。

消印(割り印)の押印も必須

発注請書に張り付ける収入印紙には消印(押印)が必要です。
もしもこれを忘れた場合、税務署から指摘されることがあります。

消印(押印)は請書と収入印紙にまたがるように押します。
消印(押印)の中央が境目に来るのが一般的です。

位置の指定は特にありません。

印鑑がない場合ボールペンなどによるサインでも代用可能ですが、鉛筆などすぐ消せるものでのサインは認められていません。

収入印紙が必要ではないケース

続いて、発注請書に収入印紙を貼付する必要がないケースについて解説します。

売買契約に該当する場合

例えば、カタログでオフィス用品を複数種類注文する場合、注文請書を発行するケースが多いです。
しかしこれは、売買契約にあたるので収入印紙が不要になります。

契約額が1万円未満の場合

発注請書に記載された額が1万円未満の場合、収入印紙は不要です。

金額の記載がない場合は200円の収入印紙を貼る必要があります。

電子取引の場合

  1. メールに発注請書をPDFなどで添付して送る
  2. FAXで発注請書を送付する
  3. 電子上でタイムスタンプや電子署名などで契約した

上記の場合には発注請書に収入印紙は必要ありません。
これは発注請書をはじめ、電子上の契約書類すべてに該当します。

すすむペーパーレス化

電子ファイルで発行する書面は課税文書にもあたらず、収入印紙も貼らなくてよい場合があります。
最近では、企業間の取引に使われる書類の電子化がますます進んでいます。

2020年に改正された、電子帳簿保存法により、書類の電子化への取り組みが進めやすくなったことで、様々な企業がシステムやソフトを導入しています。

書類を電子化することで、書類を簡単に作成できるようになるほか、印刷代や管理場所など、コストや場所の削減ができるメリットがあります。
まだ自社で電子化が進んでいないという方はぜひ、電子化を検討してみてください。

  • 施工管理システム

建築業向け業務管理システム『アイピア』

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア
アイピアとは、建築業に特化された管理システムです。
アイピアでは、顧客情報、現場情報、粗利管理(原価管理)、労務管理(出面表)、工程表、営業進捗、見積作成、発注・請求・支払管理、入金管理などの情報をクラウドで管理することができます。
その他にも多くの機能がありますが、会社ごとに機能のON、OFFをカスタマイズできるのが特徴です。
初期はスモールスタートで運用し、慣れてきたら徐々に機能を増やしていく事ができるため安心して導入できます。
発注管理に役立つ機能機能も充実しており、効率的に発注を管理できます。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか?

まとめ

いかがだったでしょうか。

発注請書を発行することは、企業間で安心・信頼できる取引をするために必要です。
発注請書の発行をもって契約成立が証明されることから、多くの場合収入印紙の貼り付けが必須です。

電子上で取引した場合、収入印紙を貼らなくてもよいケースがある他、管理場所やコストの削減などのメリットもあります。

書類のペーパーレス化は、大幅な業務効率向上を可能にします。
自社に合ったシステム・ソフトの導入をぜひ検討してみてください。

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