電子サインとは？電子署名・電子契約との違いや法的効力、利用方法やメリットを解説

取引の電子化に伴い、電子サインや電子署名の利用が増えてきました。
電子サインを活用することで、帳票の社内承認や契約締結をスムーズに行えます。

業務の効率化に役立つ電子サインですが、その法的効力を不安に思っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電子サインの概要や法的効力、電子署名との違いについて解説します。

電子サインとは

従来は、取引における同意や承認、本人証明などを紙の書類へのサインや押印で示していました。
しかし、書類が電子化されたことに伴い、サインや押印のプロセスも電子上で行われるようになりました。

このように、紙の書類におけるサインや押印と同等の効力を、電子上で付与する技術を「電子サイン」といいます。
ただ、日本における電子サインの定義はあいまいで広いといわれています。
そのため、電子サインという言葉を使う際には、取引先と認識をすり合わせておくことが重要です。

例えば、次のようなものが電子サインに含まれます。

電子サイン・電子署名・電子契約の違い

電子サインとよく似た言葉に、「電子署名」と「電子契約」があります。これらは混同されやすいですが、それぞれ意味が異なります。

つまり、電子契約は契約を電子化する仕組みであり、その中で本人確認や改ざん防止のために利用される技術が電子署名です。また、電子署名は広い意味での電子サインに含まれます。

電子サインは明確な法律上の定義がなく、手書きサインやメールによる承認なども含めて広く使われる言葉です。一方、電子署名は「電子署名及び認証業務に関する法律」で定義されており、次の2つの要件を満たす必要があります。

この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

引用元：電子署名及び認証業務に関する法律　第二条

このように、本人性と非改ざん性が担保された電子サインが「電子署名」です。

一般的な電子契約サービスでは、電子署名やタイムスタンプなどの技術を組み合わせることで、契約書の真正性や証拠能力を確保しています。

電子サインに法的効力はある？

電子サインは、本人が電子文書に同意・承認したことを証明でき、かつ文書が改ざんされていないことを確認できる仕組みを備えていれば、契約の証拠として利用できます。

実際、多くの電子契約サービスでは、本人確認やアクセスログ、電子署名、タイムスタンプなどの技術を組み合わせることで、文書の真正性を担保しています。

電子証明書

電子証明書とは、電子文書の作成者や署名者が本人であることを証明するための電子的な証明書です。

紙の契約書における印鑑証明書のような役割を持ち、電子署名の信頼性を高めるために利用されます。電子証明書は認証局（CA）が発行し、署名者の本人確認を行ったうえで交付されます。

タイムスタンプ

総務省は、タイムスタンプを次のように定義しています。

ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。
引用元：総務省「タイムスタンプについて」

電子証明書が「誰が署名したか」を証明するのに対し、タイムスタンプは「いつ存在し、その後変更されていないか」を証明します。

そのため、多くの電子契約サービスでは、電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで、契約書の信頼性を高めています。

電子サインを利用できる場面

電子サインと電子署名の違いを確認しました。
ここでは、電子サインを利用できる場面について、具体的にみていきましょう。

帳票の承認

見積書や請求書、社内稟議書などの承認の場面において、電子サインを利用できます。

電子文書の確認や電子サインの付与は、パソコンやスマートフォン上で行うことが可能です。
そのため、印刷した帳票を手渡しで社内で共有し、サインや印鑑をもらうという作業が省けます。

契約の締結

電子サインは、契約の締結にも利用可能です。
商取引に関する契約書をはじめ、業務委託や労務関係など、社内外の様々な契約書作成に役立ちます。

契約書の締結に電子サインを利用する際は、電子契約システムを導入するのが一般的です。

電子サインを導入するメリット

電子サインの活用場面を確認しました。
ここでは、電子サインを導入することでどんなメリットがあるのか、詳しくご紹介します。

コスト削減

電子サインは、パソコンやスマートフォンなどで利用できます。
サインや印鑑をもらうために、書類を紙に印刷する必要はありません。
そのため、印刷や郵送にかかるコストを削減できます。

また、紙の書類が必要ないため、書類の管理や保管のためのスペースも省けます。

業務効率化

電子サインを導入すれば、サインやハンコを押すために出社する必要はありません。
外出先や自宅から対応できるため、業務効率化やリモートワークの促進につながります。

また、印刷や郵送の手間が省け、書類の共有や管理、保管の業務が簡易化されます。

契約までのスピードがアップ

電子サインを導入することで、契約締結までのステップや時間を大幅に削減できます。

紙の書類で契約を交わす場合、

などの作業が必要です。

万が一契約書に不備があれば、これらの作業を繰り返すことになってしまいます。

電子サインを導入すれば、契約締結までに必要な作業をオンライン上で行うことが可能です。
郵送にかかる時間を待つ必要もないため、即日で契約を締結することもできます。

電子サインの種類

電子サインにはいくつかの種類があり、利用する場面や求められる証拠力によって適した方法が異なります。代表的な電子サインは以下の3つです。

当事者型電子署名

当事者型電子署名は、契約当事者本人が電子証明書を利用して署名を行う方式です。

本人確認が厳格に行われるため、高い証拠力を持ち、重要な契約書や行政手続きなどで利用されています。

立会人型電子署名

立会人型電子署名は、電子契約サービス事業者が契約締結を証明する方式です。

メール認証やアクセスログ、タイムスタンプなどを組み合わせることで、本人確認や改ざん防止を実現します。近年の電子契約サービスでは、この方式が広く採用されています。

簡易的な電子サイン

PDFへの手書きサインや印影画像の貼り付けも、広い意味では電子サインに含まれます。

ただし、本人確認や改ざん防止を十分に証明できないため、重要な契約書ではなく、社内承認や確認書類などで利用するのが一般的です。

電子サインサービスの選び方

電子サインサービスを導入する際は、料金だけでなく、業務に適した機能が備わっているかを確認することが大切です。

必要な署名方式に対応しているか

サービスによって、当事者型電子署名のみ対応しているものや、立会人型電子署名を採用しているものがあります。

契約の重要度や取引先の要件に応じて、適切な署名方式を選びましょう。

セキュリティ対策が充実しているか

電子署名やタイムスタンプ、通信の暗号化、アクセスログの保存など、文書の真正性を担保する機能が備わっているかを確認しましょう。

また、ISO27001（ISMS）などの認証を取得しているサービスであれば、セキュリティ面の安心材料になります。

既存システムと連携できるか

電子契約サービスは、文書管理システムや業務管理システム、ワークフローシステムと連携できる製品も多くあります。

契約書の作成から承認、締結、保管までを一元管理できれば、さらなる業務効率化につながります。

料金体系が自社に合っているか

サービスによって、月額固定料金、送信件数課金、ユーザー数課金など料金体系はさまざまです。

契約件数や利用人数を考慮し、自社の運用に合ったサービスを選ぶことで、コストを抑えながら導入できます。

電子サインの利用方法

電子サインを導入するメリットを確認しました。
ここでは、電子サインを利用する実際の方法をみていきましょう。

手書きする

最初にご紹介した通り、タブレット端末などに手書きで署名するサインも電子サインに含まれます。
そのため、PDFなどの電子文書上にタッチペンやマウスなどで書き込んだサインを電子サインとすることも可能です。

ただし、この方法で付与された電子サインの場合、法的効力はかなり弱いと考えられます。
本人性や非改ざん性の証明が難しいため、重要書類へのサインとして利用することは避けた方が良いでしょう。

画像データを貼り付ける

サインや印鑑の画像データを電子文書に張り付ける方法もあります。
この方法を採用する場合は、まずサインや印鑑の画像データを作成する必要があります。

画像データは次のような方法で作成可能です。

ただし、手書きの電子サインと同様、法的効力は期待できません。
実印ではなく認印を押印するような、簡単な承認などの場面であれば、問題なく利用できます。

電子契約システムを活用する

法的効力のある電子サインが必要な場合は、電子署名機能が搭載された電子契約システムを活用しましょう。
クラウド型のシステムであれば、インターネットが繋がる環境下でいつでも利用可能です。

また、多くの電子契約システムでは、簡易的な電子サインと法的効力のある電子サイン（電子署名）を使い分けることができます。
システムの導入や運用には費用がかかるため、電子サインの用途や必要性を十分検討したうえで、予算に合った製品を選ぶようにしましょう。

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まとめ

電子サインとは、電子取引における承認や本人証明を行うためのものです。
電子サインを導入すると紙の書類が必要なくなるため、コスト削減や業務効率化の実現が可能です。

端末への手書きや画像データの貼付など、電子サインには様々な種類があります。
実印を押印するような重要書類には、本人性や非改ざん性が担保された電子サインを利用しましょう。