業務改善を効率的に進めるポイントとは？目的や効果、フレームワークを解説

今どき、どの業界でも「業務改善を行わなければならない」という感覚が当たり前のものになりました。

でも業務改善と言われても言葉の意味もよく分からないし、「何をすれば業務改善したことになるのか」「そもそもどうして必要なのか」が腑に落ちない方もいらっしゃるはずです。

そこで今回は、今更人に聞くのも恥ずかしい「業務改善とは」を深堀りします。きっとあなたも必要性に気が付くはずです。

業務改善とは？

業務改善とは、業務の進め方や作業内容を見直し、無駄や課題を解消することで、生産性や品質の向上、コスト削減を目指す取り組みです。

近年は多くの業界で人手不足が深刻化しており、限られた人員で高い成果を上げることが求められています。そのため、従業員一人ひとりの生産性を高め、より効率的に業務を進めることが企業にとって重要な課題となっています。

業務改善では、業務フローや作業手順、組織体制などを多角的に見直し、課題を洗い出して改善策を実施します。継続的に改善を重ねることで、業務効率の向上だけでなく、品質の向上やミスの削減、従業員の負担軽減など、企業全体の成長につながるさまざまな効果が期待できます。

業務改善の目的

業務改善の目的は、単に目の前の課題を解決することではありません。業務の無駄や課題を見直し、生産性の向上や品質の向上、コスト削減などを実現し、企業全体の成長につなげることにあります。

例えば、「会社をさらに成長させたい」「従業員が働きやすい環境を整えたい」「業務の属人化を解消したい」「現状の課題を明確にしたい」といった目的で業務改善に取り組む企業も少なくありません。

このように、業務改善は課題が顕在化してから行うものではなく、企業の持続的な成長や競争力の強化を実現するための継続的な取り組みです。

業務改善のメリット

業務改善には、企業の生産性や競争力を高めるさまざまなメリットがあります。
業務の進め方を見直すことで、日々の作業効率だけでなく、品質や利益の向上にもつながります。

業務時間を短縮できる

無駄な作業や重複業務を削減することで、業務時間を短縮できます。削減できた時間をコア業務に充てられるため、生産性の向上が期待できます。

ミスを削減できる

業務フローの見直しや標準化、マニュアル整備などにより、ヒューマンエラーや対応漏れを防止できます。業務品質の向上にもつながるでしょう。

利益の向上につながる

業務効率が向上すると、人件費や運用コストの削減につながります。また、限られた人員でもより多くの業務をこなせるようになるため、企業全体の利益向上が期待できます。

顧客満足度が向上する

業務がスムーズに進むことで、納期の短縮や品質の安定化が実現します。結果として、顧客へのサービス品質が向上し、満足度や信頼の向上につながります。

業務改善の効果を考える際には、「QCD（Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）」の考え方も重要です。品質・コスト・納期のバランスを意識しながら改善を進めることで、より高い成果を得ることができます。

簡単な業務改善の進め方

業務改善には現状把握が重要であると説いてきましたが、具体的には以下のようなプロセスになります。

一見すると項目が多いようにも感じますが、実際「フローチャート図」が作れたり問題点が洗い出したりできればあとは計画を実行するだけです。
詳しい方法はこちらの記事をご覧ください。業務改善のための手順だけでなく、参考となる事例を掲載しています。

業務改善に役立つフレームワークをご紹介

業務改善は、フレームワークを利用することが効果的です。
フレームワークとは、枠組みのことを指します。決まった枠組みで行うことで、指針が定まり円滑に業務改善を進めることができます。
ここでは、業務改善に利用されることの多いフレームワークを解説します。

QCD

QCDとは、「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の3つの要素から、業務改善を行うフレームワークです。

三要素のうち、まずは「Quality（品質）」が顧客のニーズを満たしているかを検討しましょう。
また、それに伴う「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の要素の影響や問題を検討し、改善します。
このように、各要素をそれぞれ可能な限り向上することも大切ですが、三要素を連動させてバランスをとることが最も重要です。
バランスを重視せず、各要素の改善ばかりに意識を置くことで、
「納期にが遅れて配送コストがかかってしまった！」「原価がかかりすぎて、利益が出ない」等様々な弊害が起こりうる可能性がある為、注意しましょう。

ECRS(イクルス)

ECRSとは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡素化）」の4つの要素から業務改善を行うフレームワークです。

Eliminate（排除）

業務内容を確認し、不要な業務を行っていないか検討する。

Combine（結合）

複数の業務や別の部署で二重に行っている業務をまとめられないか検討する。

Rearrange（交換）

マニュアル化されている業務や工程を見直し改善できないか検討する。

Simplify（簡素化）

複雑化している業務の単純化、省略などをできないか検討する。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（確認）」「Action（改善）」の4つの要素を順に1つのサイクルとして回していくフレームワークです。
多くの企業で業務効率化に用いられるPDCAサイクルですが、結果的に品質改善にもつながります。

Plan（計画）

目標達成に向け、実現可能な計画を立てます。
計画を立てる際には、「Who：誰が」「When：いつ」「Where：どこで」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どうやって」「How much：いくらで」を指す、「5W2H」の要素を意識し計画を細分化して設定しておくことが大切です。

Do（実行）

Plan(計画)に沿って実行に移し、記録を残します。
ただ実行するのではなく、次のCheck（評価）に向けて、実行した内容をきちんと残しておくことが大変重要となります。
また、計画と実績のずれが生じないよう、進捗を把握することも大切です。
報連相の頻度やタイミング、内容や手段など事前に決めておき、進捗の把握をしやすい環境を事前に作っておきましょう。

Check（評価）

Do（実行）の記録を基に、Plan（計画）がどのように機能し、どの程度目標達成に近づいているのかを評価します。
個人的な感想や見解ではなく、共通認識しやすい数値で評価するのが有効です。

Action（改善）

Check（評価）から、Plan（計画）の改良を行います。
PDCAを回すには、Action（改善）の段階で、どの点を改善し、どの点を継続していくかを明確にする必要があります。
Plan（計画）につながる改善案を見つけましょう。

ロジックツリー分析

ロジックツリー分析とは、想像上のプロセスを視覚化し整理するフレームワークです。
一つのキーワードから、派生するキーワードを広げていく為、問題の原因を多角的に掘り下げることができます。
こうして原因を掘り下げていくことで、根本的な原因の発見につながります。

BPMN

BPMNは、ビジネス・プロセス・モデリング表記の略で、業務プロセスをフローチャート形式で可視化し、工程上の問題や課題点を発見するフレームワークです。

KPT

KPTは、「Keep（継続）」「Ploblem（問題）」「Try（トライ）」の要素によって業務改善の基本指針を示すフレームワークです。
KPTは、各要素を洗い出し、翌日や次回のプロジェクトの際に、TRYを実行（Action）に移します。それ故「KPTA」と呼ばれることもあるそうです。
また、PDCAサイクルのように、「KTPA」のサイクルを回し、繰り返し行っていくことが大切です。

Keep（継続）

上手く機能し、今後引き続き行っていく点

Problem（問題）

あまり機能していない、またはトラブルがあった場合、改善するべき点

Try（トライ）

KeepやProblemを踏まえ、問題解決に向けて取り組むべき点

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、事業活動を「主活動」と「支援活動」の二つに分けて分析するフレームワークです。
バリューチェーン分析は、どの業務で価値が生まれるのか、反対にコストがかかっているのか、またどこが強みになるかなどを工程ごとに分析することができます。

業務改善の効果

前述したとおり、業務改善は幅広い範囲に影響を与えます。もう少し深堀りしてみましょう。

業務改善はQ（品質）、C（コスト）、D（時間効率）すべてに影響を与える

”業務改善に役立つフレームワークをご紹介”でも述べましたが、業務改善の効果を考えるうえで、QCDは非常に重要なポイントです。QCDはQ（クオリティ：品質）、C（コスト：予算）、D（デリバリー：納品効率）の3点から構成される考え方で、それぞれの業務を評価する際に使える指標です。

とくにC（コスト：予算）は単純にかかった金額だけでなく人件費なども含むので、「その業務にどれぐらいの人員を割いているのか」という視点を持つこともできます。

業務改善はコストを下げる・品質を上げるなど単一的な効果に留まりません。品質が上がれば時間効率も上がり、当然1業務における人件費などのコストも少なくなっていきます。

ただ「時間を効率化しろ」「予算をかけるな」と命令するよりも、現状業務を分析して業務改善するほうが遥かに良い結果が得られるのです。

業務改善の成功事例

大抵の場合、ただ人員を増やしたりしても業務が改善されることはありません。正しい現状把握と改善ポイントの把握が効果を発揮する事例を見てみましょう。

この事例では、現状を正しく把握しなかったせいでミスも増え、人件費も増えてしまい結果的に「最悪の対応」になってしまっていますね。

正しい現状把握が行えれば当座の問題を解決できるばかりでなく、付随したさまざまなQCDが解決しているのが分かるはずです。

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まとめ

業務改善には様々な手段がありまが、すぐに効果が出る手段としては、ＩＴツールの導入があります。
今では、無料のITツールでも効果を発揮するもの多くあります。
また、導入費が高額の場合でも助成金などを活用し負担を減らす事ができます。
こちらは厚生労働省が実施している助成金です。
一度チェックしてみましょう。