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業務改善を提案する。企業の利益向上につながる課題発見の視点とは?

業務改善 提案 課題 提案書 書き方

業務改善を提案したが却下されたということはありませんでしょうか?
業務改善は企業が今よりもより良い企業になるために必要な事と言えるでしょう。

しかし、業務改善のやり方を間違ってしまうと逆に手間がが増えたり、業務改善することが仕事になり本来、力を注がないといけないところに時間をさけなかったりと、
本末転倒な状態に陥っている企業も少なくありません。

そこで、正しい業務改善を提案するために、業務改善の着目点と提案書の書き方をご紹介いたします。

そもそも業務改善をする目的とは

業務改善が必要な理由

 今のやり方が完璧で、今後もこのままのやり方でよい。という企業はいないでしょう。
経済状況が目まぐるしく変わっていく昨今では、どんどん新しいアイディアや商品が世に生み出されて消えて行っています。

そうした中、「今までこれでやってこれた」ということで、今のやり方をそのまま続けているとあっという間に取り残されていき、ジリ貧状態に陥ってしまいます。

もしくは、「業績が伸びて社員数が増えた。」「店舗が増えた。」「事業部が増えた。」といった内部の要因の場合でも業務改善が必要になることがあります。

よくある問題点としては、
・生産性の低下
・長時間労働の状態化
・情報・スキルの属人化
などでしょうか。

企業としての仕組みが重要とされてきています。
最近では職場環境についても言われるようになっています。
働き方改革も業務改善の一つと言えます。

業務改善のメリット

業務改善によって企業の業務が改善した際のメリットとはどういったことがあるでしょうか?
・コストの削減
・効率、能率のアップ
・モチベーションの向上
・社内改革、近代化

業務改善の難易度・効果は影響する人数(個人<部署<企業全体)が増えるにつれ、上がってきます。
個人範囲の業務改善では、改善しやすく手を付けやすですが、効果も個人の範囲になってきます。
部署や企業全体になるになるにつれメリットも大きくなってきます。

業務改善の提案|改善が必要な問題を見つける4つの視点

業務改善を提案した際に上層部が、やった方が良いと思わなければその提案は通りません。
例えば、業務改善を提案した問題点が自分よがりだったり、他に新たな問題を生み出す場合などです。
正しい問題点を見つけるための4つの視点をご紹介いたします。

視点1:無くすを探す

まずは、「無くす」を探してみましょう。
「いや、でも無くせる業務なんてないでしょ」と思われる方もいると思いますが、実は、いらない業務をしている企業を多いです。

例えば、

・使わない資料の作成
・管理をすることになったが、誰も見ていない日報
・昔からやっていたという理由だけで、目的がない業務
・アウトソーシングした方が良い結果・効果が出る業務
(業務自体がなくなる訳ではないですが、社内業務から無くなります)

などです。
いかがでしょうか?
仕事がなくなるのが困るからということで惰性でやっている人は意外にいます。

視点2:減らすを探す

次は「減らす」を探してみましょう。
減らすとは回数や頻度を減らせる業務を探していきます。

例えば、

・毎月の処理を隔月で処理する
・不明点があった際に見る場所を決めて、探す手間を減らす
・リアルタイムではなくてもよい業務はまとめて処理する

などです。

視点3:変えるを探す

最後は「変える」です。
変えるとはやり方や手順などです。

・Excelの管理をシステムに変える
・担当者を変える
・業務のフローを変える

などです。

視点4:女性の事務職に意見聞く

一般的に女性の事務職はお客様・取引先・他部署からの電話の対応、書類の管理や雑務・庶務の仕事をしています。
つまり様々な情報・状況を知っていると言えます。

例えば、
〇〇部からの書類の漏れが多い。
お客様から商品Aについてのお問合せが多いといった指摘があったとすると、業務フローの周知が漏れ、無駄な事作業をしていたり、商品Aの説明書が分かりにくかったり、営業の説明が不十分だったりといった問題点があるかもしれません。
企業全体の情報・状況を知っている女性の事務職に業務で困っている事を確認してみましょう。

提案書の書き方

業務改善をする問題点と改善方法が見つかったら業務改善の提案書の作成に取り掛かります。

提案書を作成する目的

 まずは、業務改善提案書を提出する目的について考えてみたいと思います。
「〇〇」という改善点を上層部に伝える・明確にするという目的がありますが、忘れてはいけないのが、「企業の利益向上」です。

企業としてして目指すところに沿っているのか?
その業務改善をして企業の利益向上につながるのか?
という視点がない場合は、ただの独りよがりになってしまいますので注意しましょう。

■業務改善書の項目例
現状について
現状の課題・問題点
提案の趣旨
提案の具体的内容
具体的な改善方法
必要経費
必要時間(スケジュール)
数値目標(効果)
実施にあたっての問題点

業務改善の提案|ITを導入する

最後に業務改善となった際に、改善方法としてよく上がってくるITの導入についてご紹介いたします。
例えばこんなことはありませんか?

様々な資料に同じ内容を入力をしている(重複入力)
情報の共有に手間や時間がかかる(情報がリアルタイムではない)
営業の数字と経理の数字が合わず、突合せの確認に時間がかかる
いろんなシステムを使って業務を行っている

上記の項目に1つでも該当した場合は、ERPシステム(ERPパッケージ)を検討してみてはいかがでしょうか?

ERPシステムとは、販売・購買・在庫・生産・人事・会計といった企業が活動を行っていくために必須の機能が一つになったシステムです。

最近では、クラウドのERPシステムが出てきており、費用・期間共に導入しやすくなってきています。
詳しくは別記事で記載しておりますので、こちらからご覧ください。

⇒ERPとは?基幹業務を改善したいと思っている方必見!

まとめ

いかがでしたでしょうか?
業務改善はどの企業でもやっていかないといけない事ではあります。
しかし、ほとんどの企業では、やらないといけないけど業務が忙しいということで、後回しになっているケースがあります。

(その忙しさを改善するために必要なのですが・・・・)
業務改善をすることが目的にならないように上記であげた視点をもって効果のある業務改善をしていきましょう。

追伸:今までのやり方を知らない新入社員に不便な事を聞いてみるのもよいかもしれないですね。

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