【例文あり】英語の請求書の書き方を解説！英語で送付メールを送る方法も紹介

ビジネスのオンライン化や書類の電子化が進む近年では、大企業だけに限らず中小企業も、海外企業と取引をすることは珍しいことではなくなりました。

この記事では、海外企業と取引する際に必要な請求書を英語で書く方法についてご説明していきます。
建築業に関わる英単語や、英文の送付メールの例文もご紹介していきます。

請求書は英語で何て言う？

請求書を意味する英単語を聞かれたとき、「check」や「bill」、「invoice」という英単語が思い浮かんだ方が多いのではないでしょうか。

どれも支払いを請求する場面で使用される英単語ですが、ビジネスシーンで使われる請求書は「invoice」と言われます。

checkとbillは飲食店や買い物の際に、お会計・お勘定を表す表現としてよく使用されます。
ちなみにcheckはアメリカ英語圏、billはイギリス英語圏で使われます。

また、invoiceは請求書という意味以外に、「納品書」という意味で使われる場合もあります。

英語での請求書の書き方

実際の英語での請求書の書き方を、実際の英文の請求書を参照しながら見ていきましょう。
基本的には、日本語で書く場合と大きな違いはありません。

記載項目

請求書の必須の記載項目について、以下で具体的に解説していきます。

タイトル

日本語では「請求書」となるタイトルですが、英語の場合は上述の通り「INVOICE」と表記します。

請求明細書と言い表したい場合は、「billing statement」と言います。

請求書番号

請求書番号は、英語表記では「Invoice Number」です。
必ずしも記載すべき事項ではありませんが、効率的に請求書を管理するためにも、記載しておくのが望ましいです。

記載する際は、Invoice#〇〇、#〇〇というように記入します。

発行日

請求書の発行日（Date）を記載します。
日本ではYYYY（年）/MM（月）/DD（日）の順序で記載しますが、英語で書く場合は異なります。

アメリカ英語圏（アメリカ、カナダなど）では、MM（月）/DD（日）/YYYY（年）、
イギリス英語圏（ヨーロッパ、オーストラリア、インドなど）では、DD（日）/MM（月）/YYYY（年）と記載されます。

取引先の国に応じて、日付の記載方法は変えるようにしましょう。

自社名

請求書の発行元である自社の情報について記入します。
具体的には、会社名（Company Name）、住所（Address）、電話番号（Phone Number）、メールアドレス（E-mail address）などの基本的な問い合わせ先に関する情報を記載します。

日付同様、住所の記載方法も日本語と英語では異なります。

弊社の住所を例にして見てみましょう。

このように、記載する順序が英語と日本語では逆になります。

振込先詳細

振込先の詳細（Bank Details）は、支払が銀行振り込みで行われる際には必須の項目です。

ここでは、口座番号（Bank Account Number）や、口座名義（Bank Account Name）などの情報を記載します。

顧客情報

取引先である顧客の会社名や個人名（Customer Name）を記載します。

会社名を記載する場合は、株式会社（Inc.）や有限会社（Ltd.）などに応じて表記の仕方が異なります。

支払期限

振込期限を記載したい場合は、Payment Deadlineと表記します。

また、支払期日を特定したい場合は、Due DateもしくはPayment Due Dateと記載します。

取引明細

請求明細（Description）を記載する際は、商品の数（Quantity）や単価（Amount）、小計（Subtotal）、消費税額（Tax）などを記載し、手数料がかかる場合は、Handing feeと表記し記載します。

手数料がかかる際は、備考欄や送金情報欄（Remittance Information）などに、「Bank transfer fee is not included. Pleaase burden this at your expense.（合計金額に振込手数料は含まれていませので、貴社にてご負担ください。）」といったように記載しましょう。

請求額

最終的に請求する合計額を記載します。
TotalもしくはGrand Totalと表記します。

建築業で使える英単語

ここでは、建築業で頻出の英単語をご紹介します。
建築業向けの請求書を作成する際のご参考にしてみてください。

英語で送付メールを送る方法

海外の企業と取引する場合は、メールでのやり取りがほとんどでしょう。
ここでは、英語で作成した請求書をメールで送付する方法についてご説明していきます。

英語でのメールの例文もご紹介しているので、参考にしてみてください。

件名のつけ方

件名だけで、どの取引の、何の請求書なのか分かるような件名にしましょう。

例えば、

もしくは、

というように、必要なキーワードだけを入れるようにします。

送付メールの例文

メールの本文も、件名と同じようシンプルで分かりやすい内容にするように心がけましょう。
例文と照らし合わせながら見ていきましょう。

期日が過ぎても支払われない場合

未払金を請求しなければならない場合も出てくるでしょう。
そのような場合は、以下のような内容のメールを送付します。

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まとめ

英語で請求書を作成する際は、日本語の場合と同様に、金額と支払方法、支払期限についてしっかりと明記しておく必要があります。

また、日本語の敬語と同様に、英語でのビジネスメールの送付にもマナーがあるため、留意しながらやり取りをしましょう。

今後予想されるさらなるグローバル化に向けて、英語での帳票の作成やメールでのやり取りの方法を確認しておきましょう。