見積書と発注書の違いとは？商取引の流れや必要な書類も解説

商取引を行う際に必ずと言っていいほど交わされる「見積書」と「発注書」。
どちらも記載される内容が似ているため、違いが分からず混同してしまっている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、見積書と発注書の違いや見積書兼発注書について解説します。
さらに、商取引の際に扱われる書類を、実際の取引の流れに沿いながらご説明していきます。

見積書とは

見積書とは、商品やサービスを依頼した際、どれだけの費用が発生するのかを把握するために、受注側から契約前に提出される書類です。

見積書には、見積内容や見積金額に加え、有効期限や工程などの契約内容が含まれています。

見積書の重要性

見積書にはどのような役割があるのでしょうか。
ここでは、見積書を発行する重要性についてご説明していきます。

契約内容の確認

見積書が担う重要な役割の1つが、契約内容の確認です。
見積書には、取引にどれだけの金額がかかるかだけでなく、支払条件や支払方法、経費の扱い方など、取引条件を示す役割も担っています。

事前に詳しい契約内容を受注側と発注側の双方が確認することで、両者がきちんと契約に納得した状態で契約を締結することができます。

認識のズレの防止

見積書を作成し、それを受注者と発注者で確認することにより、契約に関する認識の齟齬が生じるのを防げます。

契約内容の確認を口頭だけで行った場合、双方の間に認識のズレが生じてしまい、「言った言わない」というトラブルにまで発展しかねません。
きちんと見積書として、書面に契約内容を記載しておくことにより、仮にトラブルに発展してしまった場合でも、証拠として使用することができます。

見積書の記載項目

ここでは、実際に見積書を作成する際に記載すべき項目についてご説明していきます。
見積書のテンプレートを参照しながら、確認していきましょう。

リフォーム業者や工務店などの建築業での見積書は、工事の規模により、作業が多くなったり扱う商品が多くなったりします。
そうした場合、少しでも見積書を見やすくさせるために、階層が使われます。

階層とは見積書の内訳をカテゴリ別に書いたもので、階層を使うことでより見やすく理解しやすい見積書を書くことが出来ます。

お客様は建築業の専門家ではない場合がほとんどですので、スムーズな取引を行うためにも、階層を活用していきましょう。

発注書とは

発注書とは、発注者側が製品やサービスを発注（注文）する際に作成・交付する書類です。
注文書とどう違うのか疑問を持たれる方も多いようですが、この2つに厳密な違いはありません。

形が無いものの依頼は発注書、形のあるものを依頼する場合は注文書というように分ける企業が多いようです。

発注書の役割

発注書は発行が義務付けられている書類ではありません。
請負契約や売買契約は、お互いの意思があれば書面がなくても契約が成立するためです。

しかし、契約内容を書面に残さずに締結してしまうと、仮に業者が工事日を聞き間違えてしまっていた場合、工事全体に影響が及んでしまいます。

このような契約内容に関する認識の齟齬をなくし、トラブルを防止するためにも、発注書は発行するのが望ましいとされています。

発注書の記載項目

それでは、実際に発注書を作成する際に記載すべき項目について、こちらもテンプレートを参照しながら確認していきましょう。

インボイス制度の影響

2023年10月からインボイス制度が施行されましたが、発注書の記載内容やフォーマットを変更する必要はあるのでしょうか。

結論から述べますと、発注書の様式を変更する必要はありません。

インボイス制度は請求書に関わる制度のため、大きな影響を受けるのは請求書や領収書、納品書などです。

ですので、インボイス制度開始以降も発注書に変化はありませんが、請求書や領収書などの発行の際には注意する必要があります。

見積書と発注書の違い

見積書と発注書についてご説明してきました。

この2つの書類に関して、頻繁に聞かれるのが見積書と発注書の違いについてです。
見積書も発注書も、契約内容をきちんと確認し、認識のズレをなくすために作成されるものです。

しかし、大きな違いとして挙げられるのは、作成するタイミングです。

見積書は、これから行われる工事や提供されるサービスの金額や数量、期間を事前に発注側に提示するものです。

見積書の提示を受け、発注する意思を固めた発注側が、改めて注文・契約の意思を示し、契約内容や金額を明確にしたときに発行されるのが発注書です。

つまり、商取引のなかで、見積書が発行されその内容に合意がされた後に、正式な依頼として発行されるのが発注書ということになります。

見積書兼発注書とは

見積書と発注書は、その内容が似ているため、この2つを合わせた見積書兼発注書を採用している企業もあります。

見積書兼発注書とは、その名の通り1枚の書類のなかに見積書と発注書の領域がそれぞれあり、見積書と発注書どちらも兼ねることができる書類のことです。

原則として、見積兼発注書は受注側が作成する書類です。

発注側は、受注側から受け取った見積書兼発注書の見積内容の確認、合意をした後、発注書欄に記入して受注側に返送します。
これにより、発注書としての効力を持たせることができます。

商取引における書類の流れ

見積書と発注書の役割や、その違いについてこれまでご説明していきました。

ここからは、実際に商取引が行われる際に、どのような流れで行われ、その際に見積書や発注書といった書類はどのような時に交わされるのか解説していきます。

商取引の流れ

まずは基本的な商取引の流れを確認しましょう。
一般的には、見積り→注文→納品→納品物の受領・検収→支払いという流れで行われます。

見積りの依頼

商取引は、まずは発注側が受注側へ見積りを依頼するところから始まります。
依頼を受けた受注側は見積書を作成し、提示します。

この段階では、発注側は商品やサービスの値段や、取引先が信頼できる相手かなど、様々な要件を加味しながら、どの企業と契約を結ぶのかを検討します。

商品・サービスの発注

見積書の内容に合意した次は、発注側が商品・サービスの発注を行います。
この際に後のトラブルを防止するためにも、発注書を発行するのが一般的です。

納品書の発行

正式に発注がされた後は、受注者は発注者へ商品・サービスを納品します。

発行の義務はありませんが、きちんと見積書の内容に沿って納品したことを証明するためにも、納品の際には納品書を発行するようにしましょう。

納品物の受領

受注側から納品物を受け取った発注者は、納品物に間違いがないか納品書と照らし合わせながら確認します。

この際、納品書と一緒に受領書が同封されている場合があります。
受領書がある場合は、受け取りを証明するためにも返送し、受領書がない場合にも、メールや電話などで連絡を入れるようにしましょう。

代金の請求と支払い

発注側が納品物を受領したことが確認できたら、受注側は請求書を発行し、代金の請求をします。
この請求書の内容に従い、発注者は代金の支払いをします。

代金の支払いを確認した受注側が、それを証明する領収書を発行し、取引は終了となります。

商取引で交わされる書類

基本的な商取引の流れを確認しました。
スムーズな取引を行うためにも、取引の際に交わされる書類の種類や役割を理解しておくことは重要です。

以下では、このような商取引が行われる際に、どのような書類が交わされるのか詳しく解説していきます。

見積書

先ほどもお伝えしたように、見積書は受注側が提供する商品やサービスに、どれだけの費用が発生するのか概算したものを提示する書類です。
商取引の最初に作成される書類となります。

一般的に発注側は、いくつかの企業に見積りを依頼し、それぞれを比較する相見積りを行い、どの企業に正式に依頼するかを決定します。

発注書

こちらも上述したように、見積書に合意し、正式に契約を結ぶことが決まった際に、発注者側が改めて注文・契約の意思を示すための書類です。

見積書と内容が似ていることから、見積書兼発注書として、両方を1つの書類にまとめたものを採用している企業もあります。

納品書

納品が完了したときに受注者から発行される書類です。
納品した商品やサービスの内容を記載し、契約通りのものを納品したことを証明します。

ここで問題がなければ、発注者側はきちんと納品物を受け取ったことを証明する受領書を作成します。

請求書

納品が確認された後、受注者は支払いを請求するために請求書を発行します。
支払い漏れを防止するためにも、請求書は発行するのが望ましいとされています。

発行の際は、支払期日も忘れず記載するようにしておきましょう。

領収書

発注者からの支払いを確認したことを証明するために、受注者が発行するのが領収書です。

企業間の取引の際には発行されることは多くないようですが、取引先によっては発行が求められる場合もあります。

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まとめ

見積書と発注書の違いや、商取引において交わされる書類を取引の流れとともにご説明しました。
見積書や発注書、さらには請求書や納品書など、商取引では多くの書類のやり取りが行われます。

発行する書類を間違えたり、忘れてしまったりすると、取引全体に影響を与えかねません。

円滑な取引を行うためにも、商取引の流れを確認しながら、各書類の役割を整理しておきましょう。