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見積書の印鑑・確認は必要?押印の効率を高める方法も紹介

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見積書に印鑑は「必須ではない」

最初に結論を言ってしまうと、「見積書に必ず印鑑が必要ではありません。」

印鑑が押されていないからといって、見積書としての価値が無い、意味を成さないということはありません。

では何故、「見積書には印鑑や角印が必要なもの」という認識が一般的なのでしょうか?

見積書に印鑑を押す理由

企業の信用性を高め、稟議に通りやすくするため

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お客様が法人(企業)であった場合、そのサービスを受けるかどうか企業から承認を受ける必要があります。

一般的に「稟議」と呼ばれますが、サービス提供者から直接説明を受けていない方も関係者としてサービス内容や料金を確認することになります。

承認するための確認資料として、サービス内容を紹介する書類や、費用を確認する「見積書」が必要になるわけです。

商習慣として、印鑑が押されているほうが「正式な書類」「会社として提出している」ことが伝わるとされることも多いものです。

稟議のように各方面さまざまな関係者が確認する書類の場合は特に、そういった商習慣を重んじる方への配慮として印鑑が押されています。

せっかくサービス内容や価格が良いものであるのに、「印鑑が押されていない」というだけで承認を受けられないのはもったいないですからね。

BtoBでの商習慣が一般家庭にも波及している

リフォーム工事のように、一般客(BtoC)の場合でも見積書には印鑑を押すケースがあります。

これも明確な必要性というよりは、前述した法人見積での商習慣の延長線上にあるものと考えていいでしょう。

つまり、見積書への押印はルールというよりマナーというわけですね。

見積書に印鑑を押す法的な効力

前述したように、見積書に印鑑を押すのはルールというよりもマナー色が強いものです。

「押さなければならない」という法的な規則も存在しません。

ただ、書面に印鑑が押してあると「押印した人が作成した書面」ということを明確にすることができます。

複数担当者からいくつもの見積を提出したりするケースには、一定の効果があるかもしれませんね。

見積書への押印を効率的にする方法

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ルールではないもののマナー、押してないよりは押してあったほうがいいのでしょう。

とはいえ、見積を提出するたびに印鑑を出してきて押印するのもそこそこに手間がかかります。

「印鑑がずれてる」など少し神経を使うのも、やはりストレスですよね。

しかも押印するのが角印(社印)の場合、営業マン1人1人が所持しているわけではありません。

押印する都度事務員さんにお願いしてロッカー等を開けてもらい、角印を取り出す必要があります。

角印などの重要物が入った場所を、日々何回も開けるのはセキュリティリスクがあると言わざるを得ませんね。

システムを使って見積書を作り、印刷する

  • 毎回印鑑や角印を出してきて押印するのは手間がかかる
  • 角印を押すために金庫等を都度開けるのはセキュリティ的に不安

これらの不安を解消するには、やはり見積書作成を「システム化」するのが最適です。

例えば私たちが提供するアイピアなら、出力する見積書や請求書などに「会社ロゴ」「角印」を表示することが出来ます。

 

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