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【工務店向け】スケジュール管理の基本、オススメツール3選を紹介!

お客様とのやり取り、職人とのやり取り、見積書の提出、入金状況の確認など
工務店担当者は1つの案件で様々な進捗・スケジュールを管理しなければなりません。

これが1つでも忘れてしまったり、遅れる場合の対策が取れず放置されてしまうと
途端にお客様からの信用を失ってしまいますよね・・・。

毎月たくさんの案件を工務店だからこそ、スマートなスケジュール管理をビジネススキルとして身につけましょう!

スケジュール管理とは

予定を管理する、期限を管理する、忘れないようにする、といったように
スケジュール管理って何?と聞かれて何も答えられない方も少ないのではないかと思います。
ただ、管理するモノ・コトが多すぎてすべてをリストアップするのは意外と面倒なものです。

管理すべきスケジュールって?

工務店は普段どんなスケジュールを管理しているのでしょうか?

  • お客様との商談や、商談に必要な書類準備
  • お客様との商談後の追客(継続連絡)
  • 現地調査や工事での進捗や職人との情報共有
  • 現場からの情報共有をお客様に報告
  • 見積作成やカタログ準備などの事務所業務
  • 注文書、請求書などの書面作成や提出
  • お客様からの書類提出や入金状況
  • 社内会議や懇親会の出席や会議資料の準備
  • 出張などの外出
  • 決算書類などの経営情報の集計・書類作成

ざっとあげるだけでもこんなにたくさんあります。
もちろん担当業務ごとに分担して管理するでしょうから、これらすべてのスケジュールを
たった一人で管理することはないでしょう。

それでも、複数のスケジュールには順序があるため
「あれが終わったらこれが始められる」というような風に密接に絡み合っています。
どれか1つでも忘れたり遅れたりするわけにはいかない、とても集中力を使うのがスケジュール管理です。

スケジュール管理ができないと起こるリスク

スケジュール管理が上手にできないとどういったリスクがあるのでしょうか?
「予定が遅れる」というのは当然として、実は様々な問題が発生してしまいます。
それにより、「ずっとスケジュール管理ができない状態」が続いてしまうのが最大のリスクです。

予定の調整ができず、業務全体のスケジュールが狂う

ひとつスケジュールが狂うと、引きずられるようにして関連業務のスケジュールも狂ってしまいます。
他部署や他社との関わりがある業務の場合、それらとのスケジュール再調整が必要になってしまい、
少し遅れるだけで最終的な完了日が大きくずれ込むことも考えられます。

改めて行う全体スケジュールの構築に労力がかかる

行う業務の重要性が高ければ高いほど、スケジュールの再調整には相当の労力が必要です。
他の業務の予定も調整する必要も出てくるので、調整に時間がかかることもあるでしょう。
最悪の場合、「スケジュールの調整をしていたせいでほかの業務がまた遅れる」という本末転倒な事態にも…。

毎日、予定に追われる仕事しかできなくなる

結果的に、全体スケジュールが見えなくなってしまうので他部署やお客様からの催促があって
動くような事態にもなりかねません。自身がどれくらい仕事を抱えているかも分からない状態になり、
主体的なスケジューリングもできず、何故忙しいのかも分からない無駄な作業が増えていきます。

こんな状態では、もし業務改善を求められても何もできないことになってしまいます。
案件が増えれば増えるほど襲い掛かる可能性のあるリスクです。早めに対策していきましょう。

「デキる工務店」のスケジュール管理方法

ポイントは「タスク」「時間」と並行して管理すること

例えば「見積書を作成する」という予定があったとしましょう。
これを、実際に行う作業に分解するとどうなるでしょうか?

【見積書を作成する】
1.お客様の工事要望をまとめる
2.要望をもとにカタログや職人連絡を通じて製品原価を調べる
3.客出し価格を設定する
4.見積書を作成して印刷する
5.上司に内容確認を求め、承認を受ける
6.お客様に見積書を提出する

具体的な手順は各社異なるでしょうが、大まかには上記のような手順になるでしょう。
これら手順のひとつひとつを「タスク」といいます

この場合、最終的な「お客様に見積書を提出する」部分にだけ期限を設けるのでは不十分です。
資材や原価を調べるためにカタログや職人に連絡する時間や、上司からの承認をいつもらうのかも
スケジュールとして期限を設けて動く必要があります。

また、タスクにはそれぞれ「所要時間」を設定しておきましょう
そうすることで、スケジュール調整の際にも「1日間で出来ること」を明確にすることができます。

その日のうちで出来ない量の業務量を割り振ってしまうことが防げます。

便利なおすすめアプリ・フリーソフト

スケジュール、タスク、所要時間・・・これほど多くの情報を覚えておくことはできませんし
手書きで手帳に記していくのも相当な労力を必要としてしまいます。
スケジュール管理成功の秘訣は「習慣化」することです。習慣化するには「簡単」でなければいけません。
それらを実現するアプリ、フリーソフトを使っていきましょう。

Yahooカレンダー

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【Yahooカレンダー】
料金:無料
基本機能:カレンダー作成、他社ツールとの同期
ダウンロード方法:iPhoneはこちら/Androidはこちら

Yahooカレンダーは、無料で利用できるカレンダーアプリです。
スケジュールの登録がスタンプ1つで出来るようになっていて、ランチや出張、会議など
よく使う予定の登録がスタンプを選んで押すだけという簡単仕様です。

入力した内容をGoogleカレンダー等のカレンダーツールに同期できるのも強みです。
まずは簡単に、スマホでスケジュール管理を実践したい方にはおすすめのアプリです。

ジョルテ

【ジョルテカレンダー】
料金:基本無料(一部機能に有料部分あり)
基本機能:カレンダー機能、タスク管理(Google Taskとの連携による)、音声入力等
ダウンロード方法:iPhoneはこちら/Androidはこちら

ジョルテカレンダーは、前述のYahooカレンダーよりも多くの予定を管理するのに適しています。
Google Taslと連携することにより、予定の重要度を登録したり予定ごとのタスクを登録することができます。
一部機能に有料部分がありますが、無料機能だけで十分使えるものです。

音声入力に対応していることもあり、出先での利用でもスムーズな確認ができます。

Trello(トレロ)

タスク管理方法の決定版!「Trello」でプロジェクト・タスクを管理しよう

【Trello(トレロ)】
料金:無料(一部機能に有料部分あり)
基本機能:タスク入力、タスクの重要度や優先度の登録、タスクの期限通知等
ダウンロード方法:iPhoneはこちら/Androidはこちら

Trelloは、タスク管理に特化したツールです。最も重要な点は、「タスクをすべて書き出せる」という点。
やらなければいけない期限だけを管理していると、どうしても忘れてしまったり
覚えていても、そのことが頭の片隅にあるせいで今やるべきことに集中できない事態が発生します。

Trelloならやらなければならない事すべてを書き出してしまうことができるうえに、
やらなければならない期限になったら通知機能で知らせてくれるので、
「今やるべきこと」に完全に集中することができます。

詳しくは、弊社ブログ記事でも紹介しています。

【工務店向け】タスク管理の成功は「今やるべき事」の明確化から

スケジュール管理は、基幹システムとの“一元管理”が理想!

ここまで、簡易的にスケジュールやタスクが管理できるツールをご紹介しました。
まずはこれらを使いこなすところから、スケジュール管理を試してみてください。

慣れてきたら、スケジュール管理を基幹システムと合わせて実施することをおすすめします。

基幹システムには、営業進捗状況や工事進捗情報、業者発注、お客様の入金状況など
業務に関する情報だけでなく、会計情報を含めたあらゆる経営情報が蓄積されています。

これらと連携して情報を入力・管理することができればスケジュール管理を行うだけで
実際に行った業務内容が登録でき、かつ社内情報が蓄積されるので
基幹システム一つで予定・実績どちらともの管理ができるようになるのです。

御社でお使いの基幹システム、業務管理システムでスケジュール管理が行えないかぜひ確認してください。

基幹システムを活用したスケジュール管理、ぜひご相談ください。

アイピアなら、基幹システムとしての顧客管理、営業進捗管理、受発注管理、入金管理、会計管理など
あらゆる企業情報の蓄積と一緒に、スケジュール管理やタスク管理を行うことが可能です。

これを期にスケジュール管理の方法について考えられるなら、お気軽にご相談くださいませ。

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