【建設業向け】タスク管理の方法とは？成功させるコツやおすすめツールをご紹介

日ごろ、様々な仕事に追いかけられてはいませんか？
仕事をできる人であればあるほど、抱えている仕事は多くなってしまうものです。
気が付けば自分が抱えている業務の数が把握できなくなり残業が増えたり、酷い時にはスケジュールを飛ばしてしまったり…なんてことも起こってしまいます。

どうすれば自分の仕事をスムーズに把握することができるのでしょうか？
とくに、建設業向けの「タスク管理」を考えていきましょう。

タスク管理とは

タスク管理とは、仕事や生活の中で行うべき作業や活動を整理し、計画的に進めていくための方法や手法のことです。
建設現場では、複数の作業が並行して進行し、さまざまな専門職の協力が必要となるため、タスクを適切に管理し、チーム全体の作業を調整することが不可欠です。
タスク管理をすることで、工期の遅延を防ぎ、品質や安全性を保ちながら、予算内でプロジェクトを完了させることが可能になります。

現場での作業の遅れや変更は、他の工程にも影響を及ぼし、最終的なプロジェクトの納期に大きな差し障りをもたらすことがあります。
そのため、タスクを整理し、優先順位をつけて計画的に進めることが、プロジェクト成功の鍵を握るのです。

タスク管理の目的とは？

「タスク管理」という言葉を聞いたことはありますか？
やることリスト、ToDoなどと言い換えられることもある基本キーワードです。

より効果的で価値のあるタスク管理を実践するために、タスク管理の「目的」をまずは明確化しましょう。

タスク管理の目的は、「今やるべきこと」に集中すること

タスク管理を行うにあたって最も重要なのは、抱えている仕事のうちで何が「今やるべきこと」なのかを明確にし、それだけに全力を注げる環境を作ることです。

一つ一つの仕事の生産性を高めるためには、まず「それだけに集中すること」が重要です。
その際、「あれはいつまでにやらなきゃ」「これも忘れないように…」など、他のことが頭に浮かんでしまうことは雑音でしかありません。
そういった雑音はストレスを生み、集中力を下げて作業効率を落としてしまう原因になります。

タスク管理は、今抱えているタスクの内容・期限・ワークフローなどの情報を整理して、今すぐではない仕事を脇に置き、「今やるべきこと」に全神経を集中させるために行うものなのです。

タスク管理のメリット

建設業の現場では、日々多くの作業が進行しており、効率的にタスクを管理することが成功のカギとなります。
ここでは、タスク管理がもたらす主なメリットを紹介します。

メリット①工期の短縮と納期遵守

タスク管理を徹底することで、作業の進行状況をしっかり把握できます。
建設現場では、スケジュールの遅れが最終的な納期に大きな影響を及ぼすため、予定通りに作業を進めることが極めて重要です。
タスクを優先順位に基づいて整理し、日々の進捗を確認することで、問題が発生する前に対処でき、工期短縮が可能になります。

特に建設業では、外部要因（天候、資材供給、労働力の変動など）によって作業が遅れることもありますが、タスク管理を行うことで、こうしたリスクに柔軟に対応する準備を整えることができます。

メリット②効率的なリソース管理

タスク管理を行うことで、現場のリソース（人員、機材、資材など）を最適に配分することができます。
建設現場では、資材や作業員の数、機材の稼働状況がタスク進行に大きな影響を与えます。
タスク管理を通じてリソースを適切に割り当て、無駄な時間や費用を削減することが可能です。

メリット③作業の優先順位付けによる効果的な進行管理

建設業の現場では、多くの作業が同時に進行しているため、どの作業を優先すべきかを明確にすることが重要です。
タスク管理を行うことで、重要度や緊急度に応じた優先順位をつけることができ、限られた時間内で最も重要な作業に集中することができます。

例えば、基礎工事が遅れていると、その後の建物の骨組みや内装工事に遅延が波及する可能性があります。
この場合、基礎工事を優先して進めることで、他の工程への影響を最小限に抑えることができます。

メリット④チームマネジメントの向上

建設業においては、複数の専門職が協力して作業を進めるため、チーム全体をうまくマネジメントすることが重要です。
タスク管理を効果的に行うことで、各メンバーの役割を明確にし、作業の進捗や責任範囲を整理することができます。
これにより、現場の作業員一人ひとりが自分のタスクに集中し、チーム全体として効率よく作業を進めることが可能になります。

タスク管理を通じて、チームメンバー間で進捗状況や問題点を共有しやすくなり、相互にサポートし合う体制を整えることができます。
また、現場監督やプロジェクトマネージャーは、タスクの進捗を一目で把握できるため、適切なタイミングでサポートや指示を行い、必要な調整を迅速に行うことができます。

メリット⑤コミュニケーションの円滑化

建設業の現場では、多くの職種が関わるため、関係者間のコミュニケーションが非常に重要です。
タスク管理をしっかり行うことで、現場の進捗状況や優先すべき作業について、全員が共有することができます。
これにより、作業員や協力業者との連携が強化され、問題が早期に発見されるとともに、解決策を迅速に講じることが可能になります。

メリット⑥品質の確保

タスク管理は品質管理にも密接に関連しています。
建設業では、品質基準を満たすことが最も重要です。
タスク管理を通じて、各工程で必要なチェックポイントや基準を設け、それを確実にクリアしていくことができます。
各タスクを細分化し、品質確認を行いながら進めることで、作業の抜けや漏れを防ぎ、最終的な建物の品質を高めることができます。

タスク管理の流れ

建設現場におけるタスク管理は、計画的に作業を進めるための重要な要素です。
タスク管理を効果的に行うことで、スケジュールの遅れを防ぎ、リソースの最適配分を実現することができます。
以下に、タスク管理の基本的な流れを紹介します。

①タスクの洗い出しと明確化

まず最初に行うべきは、現場で必要なすべてのタスクを洗い出すことです。
建設プロジェクトでは、基礎工事から内装、設備設置まで多岐にわたる作業が含まれます。
すべての作業内容を細分化し、それぞれのタスクを明確に定義することが大切です。

②優先順位の設定

次に、洗い出したタスクに優先順位をつけます。
建設現場では、依存関係があるため、ある作業が終わらないと次に進めない場合があります。
タスクを優先度別に整理し、重要かつ緊急な作業を最初に実行できるようにします。

③期限の設定

タスク管理には、必ず期限を設定しましょう。
期限を設けることで、作業の進捗を確認しやすくなり、スケジュール通りに作業を進めるための指標となります。
建設現場では、納期を守るために、各タスクごとに実現可能な期限を設けることが重要です。

④進捗の管理とモニタリング

タスクを進める中で、進捗状況を定期的に確認し、遅れがないか、問題が発生していないかをモニタリングします。
進捗状況を把握するためには、チェックリストやタスク管理ツールを活用すると便利です。
特に建設現場では、作業員や協力業者との情報共有が重要です。

⑤問題の発見とリスケジュール

進捗管理を通じて、もし問題が発生した場合には早期に発見し、迅速にリスケジュールをしましょう。
建設現場では予期せぬ事態が起こることもあるため、リスク管理も重要です。
例えば、資材の納期遅延や天候の影響などです。

⑥タスクの完了と評価

タスクが完了したら、当初の計画と実際の進捗を比較し、適切に評価します。
建設業では、完成した作業が品質基準を満たしているかも重要な確認ポイントです。
また、終了したタスクについては記録を残し、次回以降の参考にします。

タスク管理のコツとは？

ここタスク管理を効果的に行うためのコツをご紹介します。
以下のポイントを押さえることで、作業の効率が格段に向上します。

コツ①　タスクの内容を細分化する

大きな目標やタスクをそのまま設定してしまうと、実行が難しく感じることがあります。
タスクを小さく分けて、具体的で明確なものにすると、進捗が見えやすくなり、達成感も得やすくなります。

コツ②　優先順位をつける

すべてのタスクが同じ重要度ではないので、優先順位をつけることが現実的な計画に繋がります。
最も重要なタスクを先に処理し、次に取り組むべきものを後回しにします。これによって、焦らずに効率的に進められます。

コツ③　現実的な計画にする

計画が実行可能であり、達成可能な範囲内で設定されていることが大切です。
これを意識すると、タスクが未完了になりやすいというストレスを減らすことができます。

コツ④　タスク管理の基本「GTD」を理解しよう

タスク管理が失敗する3つの要因を紹介し終えたところで、具体的な解決策を紹介していきましょう。
タスク管理には、「GTD」と呼ばれる基本的な考え方が大切で、最初に紹介した「タスク管理は今やるべきことに集中するためのもの」という目的も、このGTDに則って考えられたものです。

「GTD」とは？

GTDはGetting Things Done「仕事を成し遂げる」という意味で、タスクやプロジェクトなどの仕事を整理して管理する仕組みです。
再三言うようですが、目的は「今やるべきことに集中すること」です。

GTDは主に、以下の6ステップを通じてタスクの管理を行っていきます。

収集	あらゆるタスクを書き出す
処理	重要度、実行する時期などの情報を補足する
明確化	具体的な手順を明らかにする
整理	タスクを分類する
実行	実際にタスクを行う
レビュー	タスクを振り返り、管理する

タスク管理が失敗する理由

タスク管理の目的を明確にしたことで、タスク管理における「失敗」とは何かが明確になります。
例えば自分が抱えている仕事量やスケジュール、優先度が把握できないことで「今やるべきことが分からない＝集中できない」状態に陥ることです。

集中できない状態で仕事をした結果、大切な仕事を飛ばしてしまうようなことが起こってしまうのです。
では、そういった失敗に陥ってしまう理由・原因は何なのでしょうか？

タスク管理に失敗する理由①：複数の仕事を同時並行でしてしまう（マルチタスク）

「マルチタスク」とは、複数の仕事を一緒に行うことを指します。
一見すると有能なビジネススキルのようにも思えますが、実はそうではありません。

マルチタスクを行うと、どうしてもタスクの達成度が見えにくくなります。
今やった仕事が次に何に繋がっていくのか等全体のスケジュール感が把握しづらくなるのです。

解決策：タスクを細分化しよう

複数の仕事に混乱しないよう、「タスクの細分化」が必要です。

そもそもあらゆるタスクはマルチタスクから成り立っています。
例えば「皿洗いをする」というタスクでも、「水で汚れを落とす」「洗剤で洗う」「キッチンペーパーで拭く」「乾燥させる」という4段階のタスクに分解することが可能です。

これらをタスクとして順番に行うことで、一つ一つの仕事に集中することができるのです。
仕事においては、プロジェクトや工事案件に置き換えて考えることが出来ますね。

タスク管理に失敗する理由②：全体を把握する仕組みが無く、見落としてしまう

ビジネスマンなら誰しも、タスク管理として様々な方法を使った経験があると思います。
何かしらのシステムであったり、「ふせん」を使ったアナログな方法であったり様々でしょうが、それらは一般的に「ToDoリスト」と呼ばれます。

ToDoリストの活用がうまくいけば、自分の仕事が把握できるようになるはずですが、多くの方はそうなっていないようです。
ふせんなどを使って管理した結果「今何をするべきか」がひとまず把握できるようになっていても、「今自分がどれくらいの仕事を抱えているのか」が把握できていないせいで、見落としが発生してしまったり、新しい仕事を抱えすぎてしまうようです。­

解決策：全体が把握できる仕組みを作ろう

ふせんの管理や自己流で作成したExcelでの管理だと、どうしても「目先の仕事」にしか意識が届かなくなってしまうケースが発生します。

「今、自分がどれくらいの仕事を抱えているのか」が把握できる仕組みを用意しましょう。
具体的なツールはこのあと紹介していきます。

タスク管理に失敗する理由③：都度入力する、定期的に振り返るなどの仕組みがない

ToDoリストの活用が失敗する最も大きな理由は、「何を記載するか」という方法を感覚的に行ってしまうことにあります。

例えば準備の段階では丁寧にタスクを記録していたのに、外出や商談などが重なってくると多忙のためか入力をおろそかにしてしまうケースです。

また同様に、作るだけ作って振り返りが出来ないので入力がおろそかになっても、修正の必要性に気が付かないケースも多分に含まれます。
これらの結果ToDoリストの活用が面倒になって、ToDoリストが、ただの「備忘録ツール」に成り下がってしまいます。

これでは、本来もっと高めることができた生産性を無駄にしていて大変もったいないですよね。

解決策：確認・入力が手軽にできるツールを用意する

入力が面倒になったり、確認するのが億劫になる方法を廃止しましょう。
まずは操作が手軽・簡単で「確認したくなる」ツールを使っていくべきです。

タスク管理・プロジェクト管理におすすめのツール「Trello」とは？

今回はGTDと併せて、タスク管理ツールの「Trello」を紹介します。

Trelloはパソコンやスマホで利用できる手軽なクラウドタスク管理ツールで、
1番のポイントはふせんをイメージしたデザインであることと、全体が簡単に見渡せるという点です。
Googleアカウントがあれば簡単に利用でき、共有も可能な点も素晴らしいですね。

このTrelloを用いて、GTDの考え方をもとにタスク管理を行ってみましょう。

Trelloを使ったタスク管理の方法とは

この章では、Trelloを使ったタスク管理の方法をご紹介します。

手順①収集：あらゆるタスクを書き出す

GTDの手順その１は「収集」です。GTDでは「あなたの記憶は信用に足るものではない」という考え方が最も重要です。

例えばやりかけの仕事について思い出さなければならないシーンで、明確にいつまでに何をしなければならないかというところまで正確に思い出せる場合はごくわずかです。
たいていは、「何か思い出さねければならないんだけど・・・」と中途半端なところで、モヤモヤとストレスを溜め込むのみで、結局思い出すに至りません。

記憶に頼らなくて済むように、すべて書き出しましょう。
Trelloを使えば、簡単にあらゆる仕事を書き出してしまうことができます。
ここではそれぞれの仕事の詳細は考えずに、まずはすべて書き出すということを目的にしましょう。

手順②処理：重要度、実行する時期などの情報を補足する

タスクを書き出すことができたら、次は書き出したタスクひとつひとつに情報を補足していきます。補足していく情報は以下の通りです。

Trelloならそのほかにも様々な情報を付与することができますが、
慣れないうちにたくさんの情報を管理しようとしてしまうと持て余してしまうことになりかねないので、まずはこの2点に集中しましょう。
Trelloで追加する場合は、以下のようにタスクひとつひとつに「期限」と「メンバー」を入力することが可能です。

手順③明確化：具体的な手順を明らかにする

タスク管理の手順①②を経て何をするべきかが少しわかるようになったでしょうか。
やるべき仕事を決めたら、具体的な手順を明確にしていきましょう。

例えば、「○日11時までに会議資料を作る」というタスクがあったとしましょう。
一見具体的なようですが、このキーワードそのものはゴールでしかありません。
会議資料を作るためにどのような作業をどういう順番で経ていく必要があるかを明確にしていきましょう。

Trelloを活用する場合、明確化したタスクごとにふせんを作成してしまっても構いませんが、ふせんの中でチェックリストを作成することができるので、余裕があればこちらを活用してみましょう。
ただしこのチェックリストの詳細は全体ページでは確認することができないので、タスクとして把握したい場合はふせんを分けるほうが賢明です。

手順④整理：タスクを分類する

GTDの重要な要素のひとつに「コンテキスト」という考え方があります。
人によって解釈の異なる考え方ですが、一言でいうと「タスクを実行する“状況”を分類する」ものです。

ここまでの手順でたくさんのタスクを作ることができました。
とはいえ、それが雑多に並んでいるだけだと必要な作業を見落としてしまうかもしれません。

そこで、タスクをパッと見たときに見やすい最適な個数に絞り込む必要があります。
絞り込むための分類方法がコンテキストなのです。
GTDで推奨されるのは、5W1Hに当てはめて分類する方法です。
例えば外出時・出張時・出勤時などのタイミングや、オフィス・自宅などの場所、メール、電話、資料作成などの行動を基準にすると良いでしょう。

Trelloでは、ラベル機能を使ってコンテキストを分類することが可能です。
全体ページでも色でわかるようになるので判断も簡単です。

手順⑤実行：実際にタスクを行う

タスクが整理できたことで、頭の中が整理されたのではないでしょうか。あとは実際に仕事をこなしていく段階です。

Trelloではタスクの並びを進行状況ごとに置き換えることができるので、着手したり完了したりと状況が変わるごとにふせんを動かしていきましょう。

手順⑥レビュー：タスクを振り返り、管理する

GTDにおいて最も重要なのが、この「レビュー」です。
せっかく仕事を管理しているのに、終わったら仕事をチェックし忘れていたり、新しいタスクの追加を忘れてしまっては何の意味もありません。

定期的にTrelloを見返して、見落としがないかを確認しましょう。
Trelloに「レビュー」というタスクを作って、定期的に見返すようにしておいてもいいかもしれません。
ここまでに設定したコンテキストなどが、レビューする際の時間短縮に役立ちます。

タスク管理に関するよくある疑問を解消！

ここでは、タスク管理について、よくある疑問をまとめました。

タスク管理の目的は何ですか？

タスク管理の目的は、日々の業務やプロジェクトを効率的に進めるために、やるべきことを整理・優先順位付けし、進捗を追跡することです。これにより、重要なタスクを見逃さず、無駄な時間を減らし、生産性を高めることができます。

タスク管理ツールはどのように選べば良いですか？

タスク管理ツールを選ぶ際は、個人のニーズやチームの規模に合わせたものを選ぶことが大切です。シンプルなリスト管理ができるものから、ガントチャートやカレンダー機能を備えたプロジェクト管理ツールまで様々あります。重要なのは、使いやすさ、機能の豊富さ、そして他のツールとの連携性です。

タスクを効率的に優先順位付けする方法は？

タスクの優先順位を付ける方法にはいくつかありますが、代表的なものとして「アイゼンハワーマトリックス」があります。これは、タスクを「重要で緊急」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類する方法です。この分類で、最も優先すべきタスクを明確にできます。

タスク管理でよくある失敗は何ですか？

よくある失敗には、タスクが過剰に細かく分けられすぎて管理が煩雑になることや、タスクの優先順位が不明確で重要なことに集中できないことがあります。また、完了したタスクを適切に更新しないことや、計画通りに進行しない場合の柔軟な対応をしないこともよく見られます。

タスク管理を続けるためのコツは？

タスク管理を続けるためには、毎日のルーチンに組み込むことが重要です。例えば、毎朝タスクリストを確認し、進捗をチェックする時間を取るとよいでしょう。また、大きなタスクは小さなステップに分けて実行可能な状態にし、達成感を得られるようにすることもモチベーション維持に役立ちます。

建設業のタスク管理なら『建築業向け管理システム　アイピア』

まとめ

いかがだったでしょうか？

建設業におけるタスク管理は、作業の進行状況を把握し、工期や予算を守るために不可欠です。
効率的な管理により、工期短縮、リソース管理の最適化、チーム全体の進行管理が可能になります。

タスク管理の成功には、タスクの優先順位をつけ、進捗を定期的にモニタリングし、問題に早期対応することが重要です。
また、適切なツールを活用することで、タスクを管理しやすく、見落としを防ぐことができます。

これらのポイントを実践することで、より効率的で成功を収めるプロジェクト運営が実現できるでしょう。