建設業では、請負代金や下請代金の請求や支払い、資材や建材の仕入れ代金の支払いや請求など、高額な金額のやり取りがなされています。
金額を間違えることなく、期日通りに支払いを受けることが大切になりますが、そのためには請求書や支払通知書といった書類の役割も重要です。
この記事では、支払通知書とはどんな書類なのかをはじめ、請求書との違いや書き方、保存期間や電帳法による影響などをご紹介していきます。
支払通知書とは
支払通知書は代金を支払う側が、支払内容について請求側、支払いを受ける側に通知をする書面です。
商慣習的に行われているケースが多いです。
請求書との違い
請求書とは、代金を請求する側が支払相手に対して発行する書面です。
いつまでにいくら、どのような方法で払うのか、請求内容を記載して渡します。
そのため、請求書を請求側が発行し、それに対して、支払側がいつどのように支払うといった通知をすることもあります。
支払通知書の発行は義務？
支払通知書の発行は義務ではありません。
請求書も発行が義務付けられているわけではなく、見積書や契約書で定めた金額を支払う約束をすることや口頭で請求することもかまいません。
ですが、決算や税務申告などをするにあたり、支払通知書や請求書の存在は証拠書類となりますし、取引の管理をするうえで書類があったほうがスムーズです。
一般的には請求側が請求書を発行するので、請求内容がわかれば、支払通知書を発行しなくても取引履歴は明確になります。
ただし、いつ支払うかを明確にしたい、支払側でリードを取りたいといった場合は企業の判断で発行できます。
義務ではありませんが、継続取引で支払通知書の発行が商慣習になっているケースや事前に口頭での約束で支払通知書の発行をアナウンスした場合には、その取り決めを守って発行するようにしましょう。
支払通知書を作成するメリット
支払通知書の発行は義務ではなく、請求側から請求書が発行されるのが一般的な状況で、支払通知書を作成するメリットはどこにあるのでしょうか。
支払いに関するトラブルを防止できる
支払通知書を作成するメリットの一つは、支払いに関するトラブルを防止できることです。
支払う際は銀行振込を利用するケースも多いと思いますが、いつ支払うといった支払通知書を事前に発送していれば、万が一銀行のシステム障害などで入金が遅れても、きちんと支払手続きを済ませていることを主張できます。
また、取引が多い企業ほど、入金されているのに見逃して、「まだ支払いされていない。」といった間違った連絡が入ることも少なくありません。
支払通知書を発行することで確認ミスや行き違いなどのトラブルを軽減できます。
自社の都合に合わせた支払いができる
請求書には支払期日や「×月×日までに支払ってください。」との記載があります。
余裕を持った期日を設定している割には、すぐに支払いがないと「いつ入金できますか。」と確認の連絡が入ることや「忘れないように事前連絡しました。」といった催促の電話が入ることも少なくありません。
支払いの主導権を握り、こちらの資金繰りや決済の都合で入金できるよう、「×月〇日に支払いを行います。」と支払通知書を発行しておくと便利です。
請求側から余計な催促が来るのを防げます。
請求業務をカットできる
継続的に取引している企業間や頻繁に取引がある企業間なら、請求書を発行する代わりに支払側が支払通知書を発行するという取り決めをしておくことで、請求書の発行をしないことも可能です。
また、請求書も発行するケースでも、支払通知書を受け取ることで、いつ支払いがなされるかが確認できるため、無駄な催促や支払期日の直前に入金を促す確認の案内などをする必要がなくなります。
支払通知書を作成すると支払側が主導権を握れるだけでなく、請求側にとっても請求業務をカットできるメリットが生まれます。
請求業務の効率化に関する記事はこちら
支払通知書の記載項目
では、支払通知書にはどのような項目を記載すれば良いのでしょうか。
主となる記載項目は以下の通りです。
タイトル
「支払通知書」であることをタイトルとして明示します。
いきなり金額が書かれた書類が送られてくると、請求書と間違われるおそれもあるため、タイトルは必須です。
発行日
発行日を記載しましょう。
いつ発行したかも、後日トラブル防止のために役立ちます。
発行者情報
発行した支払側の情報を記載します。
会社名や代表者名、住所や連絡先です。
宛名
宛名は請求側、支払いを受ける側の企業名または個人名です。
支払通知金額
支払う金額を正確に記載しましょう。
取引年月日
何の支払いかが明確になるよう、取引年月日を記載します。
特に継続的な取引をしている場合や同じ起業と複数の取引をしている場合には、どの取引かを明確にするためにも重要です。
取引内容・単価・消費税額
取引内容を簡潔に明示しましょう。
「××ビル補修工事」や「〇〇邸新築工事」など具体的に書きます。
単なる補修工事や新築工事では、同じような工事をしているので、どの工事かがすぐにわからなくなるためです。
商品の仕入れの支払いなどの場合は、各商品の単価や消費税額も記載します。
小計
複数の工事代金や商品の支払いをまとめてする場合には、それぞれの小計をまず記載しましょう。
総合計
小計を合計した総合計額、支払総額を記載します。
備考
いつ支払うか、どの銀行から振り込むかなど、特に伝えたい事項があれば記載しましょう。
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支払通知書の保存期間
では、支払通知書の発行をする側や支払通知書を受け取った請求側の保存期間はどのくらいになるのでしょうか。
法人の場合
法人の場合、税法上の保存期間は7年です。
支払通知書を受け取った側だけでなく、支払通知書を発行した側も原本や控えを保存します。
特に請求書の発行がない場合には、取引履歴の証明のために必要です。
個人事業主の場合
個人事業主の場合の保存期間は5年です。
青色申告などで税務調査が入った時など、書類が保管されていないと面倒なことになるので、しっかり保存しておきましょう。
電子化された支払通知書は電子データで保存
最近は支払通知書を電子データとして、メール添付などで送信する企業も増えています。
郵便やメール便では到着に2～3日かかってしまうほか、切手代や送料などがかかります。
これに対して、電子データのメール送信なら瞬時に送ることができて、コストも抑えられるのがメリットです。
せっかく支払通知書を発行したのに、入金のほうが先になることや行き違いで請求連絡を受けるトラブルもなくせます。
ただし、電子化された支払通知書は電子帳簿保存法(電帳法)が施行された関係で、電子データのまま保存することが義務付けられます。
発行した側は作成したデータをそのまま保管し、受け取った側も紙にプリントアウトして保管するのではなく、データとして保管することが必要です。
「何だ、簡単だ。」と思ってはいけません。
電子帳簿保存法では、すぐに検索できることやデータの紛失がないように管理することなどが求められるため、注意が必要です。
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まとめ
支払通知書とは、支払いをする側が支払内容について、請求者側にあらかじめ通知する書類です。
請求書は請求する側が発行するので、発行者が異なります。
支払通知書の発行は義務ではありませんが、支払いに関するトラブルを防止できること、請求業務をカットできるなどのメリットがあります。
記載項目はタイトル・発行日・発行者情報・宛名・支払通知金額・取引年月日・取引内容・単価・消費税額・小計・総合計・備考です。
保存期間は法人の場合は7年、個人事業主の場合は5年です。
また、電子化された支払通知書は電子データで保存しなくてはなりません。
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