建築業におけるプロジェクト管理とは？方法やツールについて解説

プロジェクトを納期に間に合うように進めるためには、管理が重要です。
しかし、規模が大きいプロジェクトを行うに際は、多くの関係者のタスクを管理しなければなりません。

管理体制をしっかりと行うには、必要なスキルや流れを把握する必要があります。
こちらの記事では、建設業のプロジェクト管理に必要なスキルをはじめ、利用すると便利なツールなどをご紹介します。

プロジェクト管理とは

プロジェクトを無事納期内に終わらせるために計画して進めていくことを、プロジェクト管理と言います。
目標としてプロジェクトの具体的な部分が決まっていても、そこにいきつくための計画ができていなければ、納期内にすべてを終わらせるのは困難です。
計画を上手にコントロールしながら進めていかなければなりません。

これまでは、主にベテランの人が今までの経験を活かしながら決めていました。
そのため、プロジェクト管理の具体的な体系は決まっていませんでした。

しかし現在は、プロジェクトを管理する手法も確立しています。
効率的に進めていくためには、人や物、金、情報、時間を管理する必要があります。
これらを計画、遂行、コントロール、集結のプロセスに分類して管理することが、スムーズにプロジェクトを進めていくうえで重要です。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の大きな目的としては、まず目標達成期間の時期の遵守があります。
大きなプロジェクトで行わなければならない仕事を、さらに細かく分ける必要があります。
各プロセスもいつまでに何を仕上げるのか具体的に決めることで目標達成も可能です。

作業を進めているうちに計画通りにいかない場合もありますが、進捗状況に応じてタスクも修正していきます。
細かく管理を行っていくと、大きなプロジェクトも計画通りに進みます。

利益の最大化を目指すためにも、各プロセスの総合的な管理が重要です。
プロセスごと細かく考えていくと、無駄に気が付くようにもなり、コスト削減につながります。

プロジェクト管理をしないとどうなるか

プロジェクトをなんとなく曖昧に進めていき管理しない場合、まず納期までに仕上げることが難しくなります。
クライアントからは、「いつまで仕上げてほしい」と事前に要望をもらっているはずです。
建築が終わったら次にしなければならない作業など、クライアント側でも計画しています。

もし納期を守れなければ、大きな迷惑をかけてしまい、信頼も失ってしまいます。
突発的にかかってくる費用も増え、元々決めていた金額をオーバーしてしまうかもしれません。

作業員も具体的に何をするのか計画が細かく決まっていないと、思ったような仕上がりにならない可能性もあります。
目標や計画を全体に共有せず、プロジェクトを細かく管理していないばかりにトラブルへ発展してしまう可能性もあるのです。

プロジェクト管理に必要なスキル

プロジェクト管理を行う場合、何も知識がないままはできません。
同時進行で工事にあたらなければいけない場合も多く、さまざまな手法やチャートを使わなければプロジェクトを上手に把握できません。

ここからは、プロジェクト管理に必要なスキルを紹介していきます。

ガントチャート

いつ誰がどこを作業しなければならないのか、細かい情報が一発でわかるツールをガントチャートと言います。
「どこどこまで進める」と曖昧に作業内容を書いていても、「誰が」まで決めておかないと、他人任せになって終わらない場合も考えられます。
一人ひとりがどこまで作業を進めていけば良いのかを細かく伝えることで、責任感も生まれスムーズに作業が進めやすくなります。

ガントチャートでは、棒グラフを利用してプロジェクトがどこまで進んでいるのか見ていきます。
縦軸は作業を行う担当者の名前、横軸には日付を記入します。

WBS

大きなプロジェクトでは、作業が多岐にわたります。
そのため、作業を細かく分解して、誰がどこまで行うのかを決めるとスムーズに進みやすくなります。
この場合に役立つのが、WBSです。

細かく作業内容を分解し、どのような作業がプロジェクトの中で必要になるのかを洗い出すことが可能です。
まず作業を洗い出しておけば、順序を細かく決められるため、実際に取り掛かる時にスムーズです。
ガントチャートの縦軸を作る場合もWBSが役立ちます。

アジャイル

作業をいくつかのステージに分け、ステージごとにレビューを行う方法をアジャイルと言います。
プロジェクトの中にはさまざまなステージがあり、すべてを一気に見ようとすると大変です。
最終工程に行く前に、段階的に今の作業内容や進捗状況など細かく検証していくことで、納期までに仕上がるように確認や修正ができます。

クライアントがイメージしている通りになっているのか確かめながら作業ができるので、完成までもスムーズです。
全体も見ながら各ステージも確認するようにしましょう。

プロジェクト管理の流れ

実際作業現場でプロジェクト管理をする際、どんな流れで行っていけば良いのでしょうか。
ここからは、プロジェクト管理の流れについて紹介していきます。

目的の確認

プロジェクトにおいて、目的は何か明確にすることは重要です。
目的がハッキリしていないと、皆どこへ向かって進んでいるのか曖昧になってしまいます。
勘違いした認識で作業を進めてしまい、結果として納期に間に合わなかったとなってしまえば、クライアントの信用にも影響を及ぼします。

目的は、明確で皆にわかりやすいものを立てておくと、チーム全体としても一体感が生まれ、モチベーションアップへつながり効果的です。
事前に明確な目的を決めておくと、評価をする際もわかりやすくなります。

タスクの顕在化

プロジェクトの中には、さまざまな作業内容があります。
曖昧なまま作業を進めてしまうと、抜けが生じ後からトラブルになる場合も考えられます。

まずは、作業しなければならないタスクをリストアップしていき、何が必要で、着手する順番はどうするかなどを細かく決めていきましょう。
実際のタスクを考え書き出していると、重要度が高いものやそうではないものなどが見えてきます。

一人ひとりが責任感を持ち、納期までに作業を終わらせるためにも、具体的な日付と担当者を決めることも重要です。
実際作業を進めてからも、進捗状況もわかりやすくなりスムーズです。

進捗の把握・計画の修正

目標を明確にし、細かく計画を立てていても、長期的なプロジェクトではアクシデントが起きる場合もあります。
その時には素早くタスクの修正を行い、納期や目標を確認しながら進めていきましょう。

逐一進捗状況のズレを修正しておくと、最終段階あたりになって作業が多く終わらないと焦ってしまうリスクを防げます。
ミーティングを開いて、作業してくれているメンバーと交流を図りながら、今どの程度まで進んでいるのか聞くことも必要です。
時にはメンバーの追加などが必要になる場合もありますが、臨機応変に対応していきましょう。

プロジェクト管理ツール

プロジェクトを進めるにあたって、管理ツールを利用します。
プロジェクト管理を効率化するためには、エクセルか管理システムを使うことが多いです。

エクセル

普段から企業でも使い慣れているエクセルは、導入にも費用がかからず普段通りで使いやすいと感じるでしょう。
実際、多くの企業のプロジェクト管理でも利用されていて、テンプレートも探せばさまざまなものが見つかります。
特にガントチャートが作りやすく、実際皆が見やすいように作成をしている企業も多いです。

しかし、細かく計画を立て順調に作業が進んでいる時は良いのですが、途中でトラブルなどが生じ計画通りにいかない場合が大変です。
手動でチャートの変更をしなければならないため、履歴を追いながら修正するのが大変に感じてしまうでしょう。
作業順序や関連付けが難しい、担当者ごとの工数集計もしにくい点もデメリットです。

管理システム

管理システムは、プロジェクトに関して一括で管理ができ、何か変更する場合も簡単にできます。
使い方を覚えてしまえば、エクセルよりも使いやすく便利に感じるでしょう。

必要な項目を入れれば、自動的に表が作成されるため手間がありません。
変更だけでなく、タスクの関連付けなどもツールがあればその場で簡単にできます。
工数集計やガンチャートの作成も問題なく行えます。

ただ、導入に関しては費用がかからないエクセルに対して、管理システムにはある程度費用が発生します。
企業によっては導入までが簡単ではなく、多少時間がかかってしまう場合もあります。

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まとめ

プロジェクト管理を行わないと、納期に間に合わない可能性が高まり、クライアントの信頼を失ってしまいます。
しっかりとプロジェクトを進めて納期までに終わらせるために、プロジェクト管理は重要です。
人・物・お金・情報・時間を適切にコントロールし、会社の利益も最大化していかなければなりません。

管理をする際にエクセルを使う方法もありますが、効率的に行うのであれば管理システムがおすすめです。
費用はかかりますが、作業を実際に進めていった時に修正や関連付けも簡単にできて効率的です。