経営

業務標準化とは?マニュアル作成なんて面倒くさい人のための効率ノウハウ

リフォームなどを行う建築業界では、小規模であればあるほど「営業のみ」「現場のみ」と専任を置いていることは少ないものです。営業もするし見積も作るし現場管理もする…と日々忙しくされておられます。

一人一人がハイレベルに働くことで成果を出しているのが現状でも、将来的な規模拡大に向けて「業務標準化」を考える必要はいずれ出てきます。

業務標準化とは

業務標準化とは、人によって手続きの手順が異なっている業務の整理し、組織として最適な業務手順を決めて徹底させることを指します。これにより、業務効率や業務品質の向上を図ることが大きな目的です。

業務標準化をする目的・理由

一言で言えば、「属人化しているから」です。忙しい中で、限られた人数でなんとか成果を残すために「人」に頼って業務を回していると、様々な業務が「その人にしか出来ない仕事」になります。

ところが、会社規模が大きくなったりお客様・取引先の数が増えてくると効率面の低下が始まります。もしかすると「その人が辞めたら停止してしまう」ことさえあるかもしれません。

そんなことを防ぐために、業務を「人」ではなく「仕組み」によって回せるようにすることで、業務効率や品質の向上、社員の入退社によって停止しない安定性を持つことが業務標準化を行う大きな目的の一つです。

参考記事:属人化の原因を徹底分析!標準化と使い分けて、業務効率を数倍高める方法

標準化すべき対象業務

「事務作業」の画像検索結果

すべての業務を標準化すればいいというわけではなく、標準化することで効果を発揮する業務を選択する必要があります。

具体的に言えば、「従事する全員が一定レベルの成果をあげなければならない業務」が対象です。例えば以下のようなものが該当します。

  • 発注処理
  • お客様へのご請求・入金処理
  • 協力業者(下請け業者)からの請求対応・支払処理
  • お客様へ提出する見積作成

こういった業務は、従事する担当者によって「出来ない」ということは許されません。また、なんとか手続きそのものは完了しても、その後のトラブルを避けるために手続きの順序も標準化していることが求められます。

業務標準化のためにできること

業務を標準化するにあたって出来ることは何でしょうか。そもそも標準化が求められるのは「属人化することで成果を最大化してきたものの、今後の発展・規模拡大を行うためには現状の方法では限界が見えてきた組織」…であると言えます。

その前提で、どんなことが出来るかを考えてみましょう。

標準化すべき対象業務の選定

まずは、何を標準化すべきなのか選定しましょう。選ぶ基準は前述したとおりですが、まずは「事務業務」から選ぶのが分かりやすいかもしれません。

経理担当者さん、事務員さんにお願いしている業務の中でこんな不安があるものはありませんか?

  • 担当者が不在・お休みだと誰にも状況が分からない仕事
  • 万が一担当者が退職してしまったら、誰にも引き継げない仕事
  • 長らくベテラン事務員さんが一人でやってくれている仕事
  • これ以上数(案件やお客様)が増えたら、事務員さんに残業を依頼しなければいけなくなりそうな仕事

このあたりのポイントで想像してみて、思い当たるものがあれば標準化のチャンスです。

業務フローの整理

何を標準化したいかを明確にできたら、次にその業務の手順を書き出してみましょう。専門的なやり方もありますが、まずは箇条書きにしてみるだけで十分です。

書き出す際は、表現方法に注意が必要です。「書類を受け取る」「パソコンで〇〇のソフトでこんな操作をする」など誰が見ても分かる単純作業レベルに落とし込んで箇条書きをしていきましょう。箇条書きした項目が「消込処理をする」など専門用語を混ぜていると、結局分かる人と分からない人が出てきてしまうので要注意です。

書き出している最中に、「こういう場合はどうしてたんだっけ?」「ずいぶん手間のかかる方法を取っていたんだなぁ」と様々な気づきが生まれます。

「マニュアルの作成」は非推奨

最後にマニュアルを作成しましょう…と言いたいところですが、あまりお勧めしません。この項の冒頭でお伝えしたように、標準化が必要なのは「属人化することで成果を最大化してきたものの、今後の発展・規模拡大を行うためには現状の方法では限界が見えてきた組織」です。

つまり、「全員もれなく忙しい」はずです。何十人と事務員がいるなら話は別でしょうが、マニュアル作成の時間が取れなかったり、マニュアル作成そのものが目的になってしまって、活用したり確認する手間が予定に発生してしまう可能性すらあります。

パッケージシステムの手順に沿ったほうが標準化効果を最大化しやすい

「システム」の画像検索結果

マニュアル作成に高いハードルを感じる、マニュアルを運用していけるか不安がある…という方には、パッケージシステムの導入がおすすめです。

パッケージシステムとは、その業務一連の流れがすべて1つのシステムの操作で完結するITツールのことで、手順通り利用していくだけで、システム提供者が考える「理想的な業務フロー」が実現できるものです。

システムの手順に沿って業務を進めていくことになるので関わる担当者は全員同じ方法を取れるうえに、直接担当しない人にも情報共有ができるので担当者の不在時にも確認ができ、属人化の解消にはもってこいです。

ただし、現状の業務手順によっては「やり方がガラリと変わる」ということもあるのには注意が必要です。例えば紙管理やExcel管理をしていた業務がシステム化されれば、当然やることも変わるので一定期間の「慣れ」が必要にはなります。

【注目】自社にとって本当に必要なパッケージシステムとは?
もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、業務標準化が出来るパッケージシステムに興味がある方は、まずはじめに「業務管理システムアイピア」をご覧ください。パッケージシステムで何が出来るのか、どんな効果が期待できるのか知るところからはじめましょう!

 

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