タスク管理はみなさん知っていると思います。
しかし、タスク管理をすることによって業務が効率化したと実感している人はあまり多くはありません。
特に営業マンはタスク管理が苦手とされています。
ですが、売れる営業マンは「どのタイミングでこのお客様にご連絡をしよう」とか「この仕事はいつまでに終わらせておこう」などタスク管理をしっかりとしています。
ここではタスク管理について間違ったやり方や具体的な方法についてみていきます。
なぜタスク管理が必要なのか？
営業マンは多くの業務を抱えています。
お客様への対応はもちろんのこと、営業日報や社内用の資料作成もやらなければいけません。
多くの業務を抱えていると怖いのが「仕事の漏れ」です。
お客様対応でも抱えている案件数が多くなると、電話をすることを忘れたりします。
また、タスク管理をしていない場合、納期や期限に間に合わないということがあります。
ほとんどの業務には納期や期限があります。
タスク管理をしていないと今抱えている業務の全体像が見えづらく、
納期や期限から逆算して「いつまでに○○をやっておかないといけない」という判断や、
「このタスクを先にやらないといけない」といった優先順位の判断ができません。
こういった問題を解決するためにタスク管理が必要になってきます。
そのやり方、間違っている？タスク管理ができていない人
タスク管理をやろうと思ってもできない人や、タスク管理のやる意味を感じない人は、やり方が間違っている可能性があります。
例えば、「ホームページのブログを作成する」という仕事があったとします。
予定に「ホームページのブログを作成する」と入力していませんか？
これでは、内容が漠然としているので、実際にどれだけ時間がかかるのか？どういった作業が必要なのかがわかりません。
タスクで管理する際は少なくとも、
ブログのネタを探す
原稿の作成
ホームページに反映する
といった感じで細分化すると良いです。
大きな項目で入力すると時間の読みの精度が落ちて、後ろにずれ込んでしまいます。
そして、以降の予定が後ろにずれ込み、組んでいた予定が破綻してしまいます。
また、マルチタスクで仕事をしている人が多いのではないでしょうか？
社会で業務効率の改善・向上と言われており、
多くの業務を抱えている現在人はマルチタスクで業務を行わないと間に合わない状態でもあります。
ですが、タスク管理と面からみた場合、マルチタスクになってしまうことも、間違ったタスク管理といえます。
人間の脳は１度に１つの物事しか処理できません。
マルチタスクとは「複数を同時に処理している」のではなく、
脳が瞬時にスイッチを切り替えることで、表向きは「同時に処理している」ように見えるだけです。
タスク管理を行う場合は、複数の仕事が同時期に重ならないように管理することが大切です。
また、ノートや付箋紙でタスク管理を行っている人もいますが、その方法はおすすめできません。
理由は、タスク管理は後でタスクの順序や内容が変更することが頻繁に発生します。
ノートで管理をした場合、順序の変更や内容の変更などを反映するのが難しいです。
付箋紙についてはタスクの順序がわからなくなってしまったり、付箋紙自体を紛失してしまうというリスクがあります。
タスク管理の具体的な方法とは
タスク管理の基本は、どのような目的を達成するためのタスクなのかをはっきりさせること、
タスクの期限を明確にすること、そしてタスクを処理する順序をあらかじめ決めておくことです。
これらの基本をしっかり踏まえてタスク管理を行うことができれば仕事を効率化することにつながります
仕事を細分化させる
上記でも少し触れましたが、タスクは作業を細分化して管理するようにしましょう。
タスクを見れば、具体的に何をやればよいか分かる状態にしておくことが重要です。
また、文章をずらずら書かれていると分かりづらくなるので、短く簡潔に書くようにしましょう。
１日の業務に落とし込む
タスク管理は日にちではなく、日時で管理するようにしましょう。
何時～何時まではこのタスクを行う。
ということがわかるようにしましょう。
そうすることで、タスクから次のタスクに移る際に、「次はどのタスクをやろう」といった残りのタスクを確認する必要もなく、何も考えずにスムーズに次のタスクに移ることができます。
優先順位を明確にする
期限とも関係していきますが、タスクに優先順位をつけることは重要です。
優先順位をつけることによって期限内に重要な仕事が確実に終わるようなります。
四象限マトリクスで管理すると分かりやすくなります。
四象限マトリクスとはx軸とy軸で４つの領域を作りｙ軸を重要度、ｘ軸を緊急度で分けて管理をします。
上の図から分かるようにAの領域のタスクからやっていくようにしましょう。
簡単に例をあげると、
Aの領域
期限が迫っているタスク全般がAの領域になります。そのほかには、お客様のクレーム処理やサービス障害への復旧対応など今すぐやらないといけないタスクです。
Bの領域
上司からの誘いや生産性の低い社内会議などです。成績が伸びていない営業はBの領域のタスクをやっていることが多いです。Bの領域は営業の数字に直結してこないので、ここの領域を減らすと良いです。
Cの領域
長期的なプロジェクトやお客様との関係づくりなどがCの領域になります。今すぐの結果にはつながりませんが、継続的に売上を上げるためには必要なタスクです。
Dの領域
同僚との雑談や必要の無い残業、飲み会などにあたります。このDの領域に貴重な時間を使わないようにしましょう。
まとめ
タスク管理をすることで、次に何をするべきかが明確になり業務効率も上がるので、ぜひやっていきましょう。
また、タスク管理をする際はツールを使うことをオススメします。
無料から有料まで様々なツールがありますので、活用していくとよいでしょう。
その中でも、営業のタスク管理としてSFAを使うという方法もあります。
SFAでタスクを管理することで、個人ではなく企業としてタスク管理を行うことができます。
さらに、案件管理や営業の進捗も一緒に共有して管理ができますので、より効果的に営業活動を行うことができます。
