請求書2枚以上にわたる場合の書き方とは？記載方法やポイントをご紹介

請求書を発行しなければならない場合、ほとんどが1枚のケースが多く、やり方が決まっているのではないでしょうか。

普段通りであれば困ることはありませんが、複数枚になった時どのように発行すれば良いのか混乱してしまうかもしれません。

こちらの記事では、どんな場合に請求書が2枚以上にわたるのか、書き方や作成時のポイントについて詳しく解説していきます。

請求書が2枚以上にわたるケース

ほとんどの場合、請求書は1枚で送られてくるため、そこまで処理に困ることはありません。
しかし、請求する内容が多い場合、用紙が2枚にわたってしまう場合や複数枚になってしまうケースがあります。時には数十枚などになる場合も出てくるかもしれません。

単純に請求する項目が多い場合だけでなく、さまざまな要因がありどうしても2枚以上にわたってしまうケースがあります。
多いのは、企業が長期休暇に入ってしまう年末年始などに営業日が普段と異なるため、2枚になってしまう場合です。

ほかにも、取引先の経理処理の都合で本来は1枚に収まる請求書も2枚以上になってしまうこともあります。普段1枚の請求書での処理しかしたことがないと、対応するのに時間がかかってしまいます。

前もって2枚以上の請求書の場合はどう書けば良いか知っておくと、スムーズに対応できるでしょう。

請求書が2枚にわたる場合の書き方

請求書が2枚にわたる書き方を事前に知っておけば、時間をかけずに正しいものを作成できます。変に時間がかかってしまうと、取引先に迷惑をかけてしまう可能性も出てきますので、注意が必要です。

ここからは、請求書が2枚にわたる場合の書き方についてご紹介していきます。

基本的な記載項目は同じ

請求書が2枚になるからといって、記入する項目が大きく変わることはありません。
基本的な記載事項は一緒ですので、普段1枚のみの請求書の時と同じように記入すればOKです。

請求書に記載する内容は請求書を作成した自社の担当者や会社名、住所、電話番号のほか、送付先企業の担当者や請求番号などを書きます。

これまでは、自社と請求先の企業名、取引内容や金額などで問題ありませんでしたが、インボイス制度を活用する場合は登録番号や消費税率、消費税額なども記載が必要です。
忘れずに記載をして作成しましょう。

金額で曖昧な書き方をしてしまうと、取引先に迷惑をかけてしまう可能性がありますので、合計の取引金額だけでなく単価や何の取引したのか内訳も一緒に書くことが大切です。

合計金額の記載場所

請求書が1枚しかない場合はその中の最後に合計金額を記載すれば良いですが、2枚目もあると迷ってしまうかもしれません。
決まりで必ずここに書かなければ請求書として認められないなどはないため、どこに書いてもOKです。

わかりやすく1枚目だけに記載しても良いですし、すべての合計だと2枚目のみに記載しても問題ありません。ただ場所が定まっていないからこそ、どこに合計金額が書かれているのかわからない請求書はダメです。
ミスにつながりトラブルの原因になります。

しっかりと目につくように、備考欄を使って合計金額を記載しておくのもおすすめです。

小計の記載方法

小計の記載も合計金額と同様に書き方が決まっていないため、どこに書いても間違いではありません。
しかし、合計金額と同じようにわかりやすく書いていないとミスにつながってしまうので、書き方の工夫が必要です。
見やすいのは、1枚ごとに小計を書く方法です。

さらに、税金は内税になっているのか外税かも明確にしておくと、トラブルを防げます。
請求書の中で書く税金の記載方法は小計に限らずすべてで統一しておくことも重要です。
バラバラな書き方になっていると、よくわからずミスにつながります。

角印を押す場所

角印に関しても、必ず請求書に押さなければならないとは決まっていません。
しかし、請求書の信頼性が上がるため、ほとんどの企業で角印を活用してます。

さらに、請求書内容の改ざんリスクも防げます。
2枚以上の複数枚にわたる場合は、1枚目に角印が押されていればOKです。
2枚目、3枚目とすべてに押す必要はありません。
しかし、取引先と交わしているルールがあれば、それに従うようにしましょう。

2枚以上の請求書作成時のポイント

ここからは、2枚以上の請求書を作成する際のポイントについて、詳しくご紹介していきます。
ポイントを掴んでおけば、2枚以上の請求書作成もスムーズです。

請求書番号の末尾に連番を付ける

元々請求書には1枚ずつ異なる番号が振り分けられていますが、それだけだと後から見返した時複数枚のものか1枚だけのものかがわかりにくくなります。
請求書が2枚にわたる時には、連番で別途番号を振ることでわかりやすくなります。
取引先からも見てすぐにわかるように連番にしておけば、何かあった時にもすぐ確認ができて便利です。

備考欄にページ数を記載する

複数枚ある時には、備考欄を活用するのも有効です。
別途伝えたいことがある時に使用する欄ですので、合計の枚数とともに今何枚目のページにあたるのかを記載しておくと大変わかりやすくなります。
備考欄に何か書かれていたら取引先も確認しますので、積極的に活用しましょう。

メールや送付状を活用する

複数枚の請求書があることを、メールや送付状を活用して伝えるのもおすすめです。
請求書を郵送する場合には送付状を付けるのが一般的ですが、この時請求書が合わせて2枚ある旨を記載しておけばOKです。
メールで送付する場合にも、同じように2枚あるなどと記載しておけば取引先も迷いません。

ホチキスやクリップでまとめる

バラバラではなく一緒の請求書だとわかるように、ホチキスやクリップを使うのも良いでしょう。
手で触ってセットだとすぐにわかりますし、後から処理を行う際にも間違いや紛失が起きずスムーズです。
取引先によっては、請求書を1枚ずつファイリングしている場合、ホチキスで止められると困ることもあるため確認しておくと安心です。

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まとめ

普段は請求書が1枚でも、時に2枚以上ある場合迷ってしまうケースも多いでしょう。

しかし、焦る必要はなく、基本的な記載項目をしっかりと記入し2枚以上ある旨をわかりやすく示しておけば問題ありません。
特に2枚になったからといって、合計金額や小計、角印の押す場所にも決まりはありません。

取引先が見た時に迷ってしまうような書き方ではなく、一目で複数枚あるのがわかり税額などもすぐ理解できるように作成することは重要です。
請求書が2枚にわたる時には、末尾に連番を付けることや備考欄にページ数を記載するなど工夫をしましょう。