請求書を作成する際に、タクシー代や電車代などの交通費を含めるべきかで悩む方もいるのではないでしょうか。
交通費の請求をする際には、記載項目、消費税の扱い方などに気を付けなくてはなりません。
本記事では、交通費は請求書に含める場合の記載方法や注意点、交通費を経費として処理する方法などを解説していきます。
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目次
交通費は請求書に含めても良い？
そもそも、交通費を請求書に含めることは可能なのでしょうか。
交通費とは、交通機関を利用して移動した際にかかる費用のことです。
『通勤交通費』や『旅費交通費』などの種類があります。
交通費に該当するのは、電車代やバス代などの公共交通機関を使用した費用です。
そのほかに、タクシー代、飛行機代、ガソリン代、レンタカー代、コインパーキング代なども該当します。
ただし、これらの交通費の請求ができるかどうかはケースバイケースです。
ここでは、交通費として請求できるケースや範囲、交通費として請求できないケースをご紹介していきます。
交通費として請求できる範囲
交通費の請求が可能になるのは、発行側と受領側の双方において合意があった場合です。
お互いに納得しているのであれば、請求書へ交通費を含めても問題はありません。
交通費を請求する前に相手に確認を取っておいたほうが良いでしょう。
交通費として請求できる範囲は、基本的に任された業務を遂行するためにかかった費用のみです。
たとえば、仕事を委託された側が業務を遂行するために、新幹線で現地へ移動したとします。
この場合であれば、新幹線代を交通費として請求できます。
ただし、交通費の請求は、新幹線や飛行機などの大掛かりな移動に対してが一般的となっています。
普段から利用している電車やバスなどを利用した場合は、交通費を請求しないこともあるようです。
交通費の請求範囲については、取引先や契約内容によっても異なるため、確認が必要です。
交通費として請求できない場合
請求書の発行側と受領側の双方での合意があったとしても、記載内容が不十分な場合には交通費の請求ができない場合があります。
請求書に『交通費』とだけ記載した場合では、受領側が内容を確認することができません。
交通費が発生したことを証明できる資料も添えて、どのような交通手段を利用したのかわかるようにしておく必要があります。
請求書についての記事はこちら
請求書への交通費の書き方
交通費の請求を行う場合には、請求書を作成しなくてはなりません。
請求書には、書き方のルールがあります。
ここでは、請求書へ交通費を含める際に記載すべき項目、書き方、注意点などをご紹介します。
請求書の記載項目
請求書を作成して交通費の請求をする際には、下記の情報を入れましょう。
- 発行者
- 受領者
- 両者の氏名
- 社名
- 連絡先情報：電話番号
- 連絡先情報：住所
- 連絡先情報：メールアドレス
- 発行日
- 請求内容
- 請求金額
- 支払期日
- 振込先：金融機関名
- 振込先：支店名
- 振込先：口座名義
- 振込先：口座番号
支払期限については、発行側が一方的に決めるのではなくて、受領側とよく相談してから設定したほうが良いでしょう。
交通費の書き方
受領側が一目で交通費の請求だとわかるように、請求書には『交通費』という項目を記載しておくのがポイントです。
交通費の内容を把握しやすいように、移動した区間、移動の目的なども記載しておくと親切です。
複数の移動があった場合には、見やすいように数行に分けて記載すると良いでしょう。
- 日付：移動日を記載
- 品番・品名：交通費と記載して、その内容を具体的に記載
- 数量：移動回数を記載
- 単価・金額：実際に発生した金額を、消費税を含めて記載
消費税の扱い方については、後の項目で詳しく解説しています。
4月1日に、商談のためにA駅からB駅まで電車で移動した際に、3,000円の交通費がかかったとします。
その場合の記載例は、以下の通りです。
日付：4月1日
品番・品名：交通費（A駅からB駅、商談のための移動）
単価と金額：3,000円
請求書に交通費を含める場合の注意点
交通費を請求する際には、実際にかかった移動の費用を正確に記載しなくてはなりません。
電車やタクシーなどを利用する際には、領収書を忘れずにもらうようにしておきましょう。
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを使用した場合は、履歴情報をチェックして実際にかかった交通費を算出してください。
フリーランスや個人事業主などが業務委託契約を結んでいる場合には、交通費の請求ができないこともあります。
その点もよく確認したうえで、請求書を作成しましょう。
請求書の書き方についての記事はこちら
請求書に交通費を含める場合の消費税
請求書の作成時は、交通費の消費税の扱い方に注意が必要です。
交通費は、軽減税率の対象外となるため、消費税率が10%となっています。
電車代、バス代、タクシー代などの交通費は内税扱いです。
電車やタクシーなどを利用した際の料金には、消費税が含まれた額となっていますので、請求書を作成する際には、二重請求にならないように気を付けましょう。
基本的には、領収書に記載されている金額をそのまま請求書へ記載しておけば問題はありません。
交通費と宿泊費をまとめて請求する場合
交通費のほかに、ホテル代や旅館代などの宿泊費を請求しなければならないケースもあるでしょう。
交通費は内税なので、領収書に記載されている金額を記載しますが、宿泊費については宿泊施設によって消費税の記載の仕方が異なる場合があります。
宿泊施設に消費税が含まれていない場合には、自分で消費税額を計算したうえで、請求書へ記載しておきましょう。
交通費を経費として処理する方法
最後に、交通費を経費として処理する方法をご紹介します。
売上として計上
交通費は、売上として計上できます。
ただし、報酬として交通費を請求すると、交通費も課税対象になってしまうので注意しましょう。
また、収支の帳尻が合わなくなる可能性が出てきますので、交通費の扱いは『旅費交通費』とし、帳簿上で差額の相殺処理をしておかなくてはなりません。
立替金として計上
交通費は、立替金として計上することも可能です。
立替金にしたい場合には、借方を『立替金』、貸方を『現金』として処理しておきます。
後日、交通費が振り込まれたら、借方を『現金』、貸方に『立替金』として消込作業を行ってください。
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まとめ
電車代、バス代、タクシー代、飛行機代などの交通費は、発行側と受領側の双方で合意していれば請求書に含めることができます。
交通費を請求する場合には、発行者や受領者の情報のほかに、発行日、振込先、支払期限などを記載しておかなくてはなりません。
金額や移動内容の証拠として領収書も必要です。
交通費の請求では、消費税の取り扱いに注意が必要です。
交通費は内税（消費税率は10％）となっていますので、二重請求にならないように気を付けましょう。
うっかり二重請求をしてしまうと、相手先に迷惑をかけるだけでなく、自社の信用問題にもなりかねません。
また、交通費は、売上は立替金として計上することも可能です。
適切な処理を行うようにしてください。
