属人化がもたらす脅威と対策!早めの仕組み作りを

 

どこの会社でも、ベテランの社員は存在します。
その中に、仕事を囲い込んだり、部下や周りの社員に仕事を任せなかったり
情報を共有しない人はいませんか?

ビジネスシーンではこのような状態を「属人化」と呼び、好ましくない傾向としてとらえています。

では何故一般的に「属人化」の状態がいけないとされているのでしょうか?
今回は、仕事を属人化するメリットとデメリット、また解消方法について考えてみます。

属人化とは?

属人化とは一般的に

「企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する。

企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。」weblio辞書-属人化

を意味します。冒頭で伝えた例のように批判的な表現として使われることが多い「属人化」ですが、
職種や業務内容によってはそれらが一般的、つまり良いとされることもあります。
属人化がもたらすメリットについては後述します。

属人化の脅威とは

まずは属人化がもたらす脅威についてピックアップしてみましょう。

業務効率の低下

特定の人しか知識・スキルを持っておらず、ブラックボックス化して周囲が把握できない状態。
そのため、特定者が退職、あるいは病気やケガによる長期不在となった場合、すべての業務がストップ。
業務効率の低下、会社の信頼の損失などのリスクが発生。

業務量過多によるボトルネックの発生

組織内のある業務が出来る人間がたった1人の場合、その者への業務が1点に集中。
業務量が増え、他の箇所への悪影響が生まれる。
一部のフロー内で業務が滞ることをボトルネックといい、
それらは多くの場合、他者からの不信感を増長させたり業務スピードを低下させたりする危険性がある。

改善・品質維持が出来ない

他の社員への共有不足により、業務手法に不足や蛇足があったとしても詳しい状況が理解できず、他の社員との比較や、改善が難しい。
そのため、上長からの業務評価の適正値がとれない場合や、
連携してプロジェクトを回すサポート社員が業務品質を確認・担保することが出来ない

ミスの隠蔽

ある一定の業務をその人に任せているために、その範囲内のミスに気づきにくい
発覚してからではかなり手遅れになる可能性も。

優秀社員への依存の危険性

1人の優秀な社員への依存により、業績の担保ができなくなるリスク。
例えば優秀な営業マンが1人いたとして、会社業績を彼のみで回している場合、
突然の退職・長期不在により業績悪化する可能性が高くなる
業績悪化に対してのリスクヘッジを常に考慮しておく必要がある。

社内コミュニケーションの悪化

仕事を囲い込みすることにより、他者との関係性や信頼度に悪影響を及ぼす危険性。
「彼が何をやっているかわからないので仕事を頼みにくい」
「周りは自分の仕事内容を知らないから、聞いても仕方がない」
といったように双方での不満が募り、よりコミュニケーションの過疎化を促進させる恐れがある。

属人化の原因は?

ではなぜこうまで悪影響を及ぼす属人化が横行してしまうのでしょう?
属人化が発生・継続してしまう理由として、以下のようなことがあげられます。

・自分にしか出来ない仕事を守ろうとする
・ミスをしてもばれにくい
・もともと標準化する意識・仕組みがない
・忙しさから、引き継ぎの時間を設けられない
・個々の能力に差異がありすぎるため、依頼先が一か所に集中してしまう

それらは個人の動機によるものや仕事場の環境面など様々ですが、多くの場合改善する余地のある事柄ばかりであると言えます。

さらに、冒頭でもお伝えしたとおり
「属人化」=悪 とは限らない
のです。属人化することによるメリットもご説明します。

属人化のメリット

個人のスキルアップができる

属人化は特定の仕事に対するスペシャリストを生む。
そのスペシャリストのノウハウが特出すればするほど、
仕事の効率が向上したり、利益や売上の向上に繋がる

企業のブランド力のアップ

個人のスキルやノウハウの上達は、顧客から見た企業のブランド力アップとなる。
例えば、属人化した知識の豊富な営業マンがいるとすると、
顧客からは「あの人に頼めば間違いない」という信頼を得やすくなる

つまり、自分にしか出来ない仕事を持たせることで個々の責任感・達成感を感じさせ、
生産性向上・やる気の向上・企業力アップに繋げることができます。
「○○好きの□□がいる」とか、「△△に関しては第一人者の××がいるから大丈夫」といったように、

それぞれの「個」を立たせることで、個性的でかつ人を惹きつける企業にすることも出来ます。

例に挙げるとするならば、雑誌や書籍の編集者、アーティスト、タレント、デザイナー、コピーライター、
クリエイティブディレクター、美容師…など。
もともと属人化した世界で生きている人々は、その属性で個の強みを活かしています。

極端な属人化を防ぐ方法

とはいえ、やはり見比べると属人化の脅威はそのままにしていいものでは決してありません。
企業にとっては、属人化のメリットを生かしつつ、
極端な属人化にならないような情報を共有できる組織作りが必要になります。

役割分担の見直し

個人の責任範囲をすべての業務において洗い出し、
属人化している箇所があれば担当者を複数にするかチーム制にします。
複数名所属させることで情報共有が容易くなり、業務の遂行状態も確認しやすくなります。

業務ノウハウのマニュアル化

業務マニュアルを作成することで、最低限の仕事のノウハウや知識は共有できます。
社内ルールであれば社内wikipediaの作成、業務マニュアル作成するのもいいでしょう。

属人化した社員への意識改革

属人化している人は優秀な人材であり、なくてはならない人材の場合が多いです。
担当の見直しやマニュアル化をすることで自身のやる気の低下をさせてしまうリスクを事前に軽減しておく必要があります。
そのため、属人化している人としっかりとミーティングをして、改革後の評価方法や会社が求めていることについて伝え、
話し合っておく
ことが非常に大切です。

まとめ

属人化がもたらす脅威は多くありますが、

その反面個々人のやる気の向上や企業ブランドをもたせるなどのメリットもたくさんあることがわかります。
そのちょうどいいバランスを保つには、企業がしっかりと仕組みを作り、
必要な個所でマニュアル化を進めルールを確立させる必要があります。

属人化と標準化のバランスについて、一度考えてみてはいかがでしょうか?

 

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