納品書とは？役割や書き方、保管期間から送り方のマナーまで徹底解説

商取引を行う上では、見積書や請求書など様々な書類を交わします。そのうちの一つが「納品書」です。
領収書などの書類と異なり、実は法律で作成が義務付けられているわけではありません。それにもかかわらず、なぜ多くの企業が納品書を送付するのでしょうか。
それは、「何を、いつ、いくつ届けたか」という事実を明確にし、取引のトラブルを未然に防ぐためです。今回は、納品書の必要性から適切な送付方法、管理方法までを詳しくご紹介します。

納品書とは

納品書とは、商品やサービスを納品した事実を記録し、取引内容を証明するための書類です。

納品書は、購入された商品やサービスを提供する際に、確かに納品したことを証明する役割を持ちます。
商品が現物の場合は荷物に同封し、データやサービスなどの形がない場合は、完了の報告として発行するのが一般的です。発行することで、取引先に安心して商品を受け取ってもらうための重要なコミュニケーションツールとなります。

納品書・請求書・領収書の違い

納品書と混同されやすい書類に「請求書」や「領収書」がありますが、それぞれ役割が明確に異なります。

これらは取引のフェーズごとに発行されるものであり、適切に使い分けることがビジネス上の信頼に繋がります。

納品書に記載すべき項目

納品書には決まったフォーマットはありませんが、実務上、以下の項目を記載するのが一般的です。

納品書と印鑑のルール

納品書への押印は法律上の義務ではありませんが、日本では「発行元の認証」として角印（社印）を捺印する習慣が根強くあります。これにより書類の信憑性が高まり、改ざん防止にも役立ちます。
なお、銀行口座の届け出印である「銀行印」は、悪用リスクを避けるため納品書には絶対に使用しないでください。

角印

納品書に捺印されている印鑑はほとんどはこの角印になります。正方形で社名が彫られている印鑑で、法人用の認印として納品書を始め、請求書、見積書などの証憑書類に使用されます。
規定はないのですが、企業から発行されている証明となり、改ざん防ぐためにも、納品書に押印することが主流となっています。

実印

印鑑登録を行った印鑑を実印と言いますが、特に法人の場合には代表印とも呼ばれます。印鑑登録ができるのは、一企業につき一本のみとなります。
規定はありませんが、丸形の印鑑が主流です。

認め印

印鑑登録された印鑑の他は、全て認印に分類されます。公文書の申請や宅配便や郵便書留などを受け取る際は「確認」や「認証」のために活用されます。

銀行印

銀行口座開設する際に登録した印鑑が銀行印です。金銭の出し入れに使われる印鑑ですから、認印としては使用せず、普段は大事に保管することをおすすめします。

シャチハタ印

朱肉を使わない利便性から、認印として多くのシーンで活用されています。
経年でインクが薄れてしまうことと、ゴム製で力加減で印影が違ってしまうことから、公的な書類には使用できません。

電子印

「e-文書法」で証憑書類の電子化が一部認められるにつれ、電子印鑑もビジネスの場で活用されるようになりました。
ただ印影をデータ化しただけに留まらず、印鑑の持ち主の情報や押印した日時などの情報を取り込むことができますので、改ざんを防ぐために非常に有効です。

納品書の保管期間

納品書は証憑書類に分類されるため、取引を行った証明として一定の期間保管・保存が義務付けられています。
保存期間は法人と個人事業主か、または確定申告が青色申告か白色申告かで異なります。
※証憑書類：何らかの取り引きがあったことを証明する書類

法人の場合

法人の場合には、証憑書類は発行から7年間の保存が義務付けられています。発行日から7年後が保存期限日ではありません。
「発行年度の法人税申告日」が起算日となりその日から「7年後の法人税申告日」までが納品書の保存期間となります。

個人事業主の場合

個人事業主の場合は、証憑書類の保存期間は青色申告・白色申告共に5年です。こちらも法人と同様に、発行年度の確定申告期限日である3月15日が起算日となり、5年後の3月15日が保存期間となります。
ただし、個人事業主の場合、証憑書類以外の帳票や決算に関する書類が青色申告・白色申告で義務付けられている保存期間が異なります。

納品書の送り方

では納品書はどのように送付するのが良いのでしょうか。
ここでは納品書の送り方をご紹介します。

商品と同梱する場合

納品書は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」ですから信書にあたります。
そのため、信書の取扱いができない宅配便で送る場合は、納品書を同封することが禁じられています。
ただ、納品書を無封の封筒やクリアファイルなどに入れた状態でしたら、商品と一緒に送ることがてきます。商品が届いたときに、納品書が同封されていない場合は、ほとんどが後から送られて来ます。

後から郵送する場合

信書にあたる納品書を後日送る場合は郵便で送ります。宅配便では信書を同封できませんが、郵便では納品書を送ることができます。

信書郵便

その他、宅配業者でも信書宅配を取り扱うサービスもあります。後日納品書と一緒に広告や新製品の紹介などを一緒に送る場合は、こちらが便利です。

信書宅配ができる宅配業者

宛名

宛名は省略せずに書きます。また、敬称は個人の場合「様」それ以外は「御中」とつけます。

注意点

A4の書類を送るには、長形3号のサイズ（120ｘ235）が一般的に使用されています。三つ折りにして送ります。
また封筒には、必ず納品書在中と記載します。

商品の送付後にFAX

商品の納品後にFAXで納品書を送る場合は、商品が到着してから送信しましょう。

商品を送付後にメールに添付

こちらも、必ず商品が到着してから送信しましょう。

商品の送付後にWEB発行

「楽楽明細」を利用すると、納品データをアップロードするだけで納品書のWEB発行ができます。納品書を発行する手間が省けますから大変効率的です。

メールに添付する場合

メールに添付する場合は、以下の3点を注意して送付しましょう。

PDFの添付を確認

メールにファイルが添付されていないことがあります。よくあるヒューマンエラーですが、度重なると信用問題に発展します。必ず添付されているか確認をお忘れなく。

件名

納品書が添付されていることが一目で分かるような題名をつけます。

内容を確認

正しい納品書が選択されているか、メールを送信する前に納品書PDFファイルを開いて、間違いがないか確認してください。

FAXで送る場合

納品書をFAXで送る場合の留意点は以下の通りです。

納品書の訂正と再発行

本来納品書は証憑書類になりますので、記入ミスや不備があった場合も、修正ペンや修正テープ、二重線で消して訂正印を押すなどの訂正方法は使用せず、できるだけ作り直します。
納品書に不備があった場合には、以下の訂正方法を行いましょう。

発送前に訂正が必要となった場合

訂正ではなく、正しい内容を印刷することをおすすめします。

発送後に訂正が必要となった場合

先方に連絡を入れて謝罪し、新たに印刷したものを提出します。
紙媒体の場合必ず正誤表を入れ、チェックできるようにします。

ファイルで提出する場合は、メールに下記を書き添えることをおすすめします。

納品書整理法

あくまでも、取引を証明する文書ですから、一定期間の保存期間が設けられています。
誰が見てもすぐ分かる状態で保管・保存を行いたいですね。納品書を発行する側と受け取る側分けて整理方法を紹介します。

紙媒体

1点目は紙媒体で管理する方法です。

発行者側

まず日付順にナンバーリングを行い、写しをファイリングします。
年度末に年度別にまとめておけば、保存期間を過ぎた納品書を毎年破棄できますから効率的です。
さらに、下記の点に注意して管理しましょう。

受け取り側

商品が届く度に納品書が届きますから、すぐに発注内容と納品書の内容が一致することを確認します。
相違ないか確認できたら、企業別にファイリングします。何度別にまとめると保存期間の過ぎた納品書の破棄が効率的にできます。

電子保存

納品書などの証憑書類は申告すれば、電子保存が可能となります。

発行者側

日付け順にナンバーリングを行い、ある程度まとめて年度毎にデータ保存しましょう。

受け取り側

紙媒体で届く納品書にナンバーリングしてから、スキャンすれば電子保存できます。年度別の企業別のフォルダを用意して、探したい時に検索できるよう日付をタイトルに入れて整理することをおすすめします。

例えば「20200601_○○株式会社_納品書.pdf」など。発行者側からPDFの納品書を受け取った場合もこの方法で整理していきます。納品書をはじめとする証憑書類は申告をすることで、電子保存が可能となります。

紙媒体で受け取った納品書をスキャンし、電子保存しましょう。年度毎のフォルダを用意して、必要な時に検索しやすいよう日付をタイトルに付け加えて整理をしてください。

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まとめ

納品書は、「取引の証明」と「管理の効率化」という2つの大きな役割を担っています。適切な形式とルールを守って発行することは、自社の信頼を守ることにも直結します。

特に建設業などでは、案件ごとの管理や帳票作成の手間が大きな課題になりがちです。見積書から納品書・請求書までを一元管理できるシステムを活用することで、転記ミスを防ぎ、業務効率を大幅に改善できます。自社のスタイルに合った最適な管理方法を検討してみましょう。