発行が必須ではないとはいえ、商品が納品されたことを証明となる納品書は、お客様にとって確認の当てとなる大切な書類です。
今回は納品書のテンプレートをエクセル・ワード形式でご用意いたしました。
また、納品書はどのようなものか、作成時の注意点などご紹介いたします。
納品書とは？
納品書とは、購入された商品やサービスを提供する際に、納品したことを証明する書類のことです。
商品が現物の場合は商品とともに送りますが、デザインやデータなどの商品の場合は、後から送付する形で納品書を発行します。
納品書の発行を義務づける法的拘束力はありませんが、万が一トラブルがあった場合に証拠書類として利用できる為発行が要求される場合が多くあります。
また、複数の商品が同梱されている場合や複数回に分けて商品が発行される場合、その確認作業にも納品書は有効です。
つまり納品書は、商品を受けとる側にとってとても重要な書類といえます。
納品書に関する詳しい記事はこちら
納品書の作成方法
ここでは、納品書の作成方法を3つご紹介します。
手書きで作成する
市販の納品書に手書きで記入する方法です。
事務用品店やネットショッピング、100円ショップでも購入可能です。
エクセルで作成する
Microsoft Excelを利用し作成する方法です。
手書きやワードに比べ、計算式が利用できることで大幅な時間削減につながります。
また、電子データで送付した場合は、紙代が節約できる為コスト削減にもつながります。
無料！エクセルテンプレート
テンプレートをダウンロードして、
必要事項を入力して印刷します。 無料でダウンロードできるサイトなどもあります。
こちらは弊社が作成したエクセル形式の納品書テンプレートです。
ご自由にご使用ください。
納品書テンプレートをダウンローできるサイト３選
‣納品書テンプレート（無料） | 受注・発注のイロハ
‣納品書テンプレート | 請求書作成ソフト – マネーフォワードクラウド請求書
‣無償ダウンロードコーナー – ナカバヤシ株式会社
ワードで作成する
Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
テンプレートを使えば、手書きに比べ短い時間で納品書を作成できます。
また、電子データで送付した場合は、紙代が節約できる為コスト削減にもつながります。
無料！ワードテンプレート
テンプレートをダウンロードして、
必要事項を入力して印刷します。 無料でダウンロードできるサイトなどもあります。
こちらは弊社が作成したワード形式の納品書テンプレートです。
ご自由にご使用ください。
納品書発行のポイント
ここでは、納品書に必要な基本項目や注意点など作成する際のポイントをいくつかご紹介します。
基本項目（記入例）
①タイトル
「納品書」と記載します。
通常は一番上に記載します。
②取引先（顧客）情報
取引先（顧客）名、担当部署、担当者名等必要に応じて記載します。
敬称も忘れないように記載しましょう。
③納品番号・発行日
納品書を自社で管理する場合に必要な番号・発行日を記載します。
発行日は、納品日や出荷日記入する場合もあります。
④件名
プロジェクト名やサービス名、工事に関する内容を記載します。
⑤自社情報
自社名、住所、電話番号、FAX、メールアドレス、担当者等必要に応じて記載します。
法的規則はありませんが、押印をしておくのが無難でしょう。
※納品書の印鑑に関する詳しい説明はこちら
⑥納期・支払条件
契約後、納期が取り決められたら納品書に記載します。
締め日支払日に当たる支払条件も忘れないように記載しましょう。
⑦合計金額
納品書全体の合計金額を記載します。
⑧ナンバー・項目名
相手方にわかりやすい品目の名前を記載します。
項目ごとに番号を振ることで、管理する際有効です。
⑨数量・単価・金額
項目ごとの、数量・単価、その合計金額を記載します。
単価は空欄のままで提出する場合があります。
また、単価が空欄の場合は、合計金額のみの記入で構いません。
単価同様、数量の記載が難しい場合、「１式」のように記載する場合があります。
⑩小計・消費税・合計
小計には、項目ごとの合計金額を合算した金額を記載します。
小計から算出した消費税、小計を足した金額を、合計金額に記載します。
この合計金額と、⑦で記載した合計金額に間違いがないか必ず確認しましょう。
⑪備考
その他、振込手数料等の必須ではないものの、記入しておくと親切な情報は備考に記載します。
また、記載項目が特にない場合は簡単なメッセージを添えておくとよいでしょう。
訂正箇所がある場合
納品書は、証憑書類である為、訂正箇所がある場合は必ず再発行しましょう。
発送後訂正箇所を発見した場合は、速やかに先方に連絡し、正しい納品書を送付しましょう。
発送後の訂正の注意点は以下の通りです。
ー紙媒体の場合
必ず正誤表をを封入し、チェックできるようにしましょう。
ー電子データ（メールでの送付）の場合
- 件名に「再発行の納品書」の添付メールである旨を記載する。
- 本文に必ず謝罪の文を入れる。
- 本文に再発行したファイルを添付したことを記載する。
- 本文に誤りの納品書の破棄をお願いする文を記載する。
納品書に関する詳しい記事はこちら
建築業向けの管理システム「アイピア」
アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
アイピアはここが便利！6つのポイント
まとめ
今回は、納品書の書き方とテンプレートのご紹介をいたしました。
納品書に限らず、建築業では様々な帳票の作成や管理で日々作業に追われますよね。
弊社が提供する『建築業向け管理システム アイピア』は、帳票の作成から管理まで簡単にご利用いただけるサービスとなっております。
帳票だけでなく、原価管理や見積管理など様々な業務を一元管理できるのが「アイピア」の特徴です。
こちらも合わせてご検討ください。
“社内のデータを一元管理”工務店・リフォーム会社が選ぶ！
