【建築業】見積依頼書の書き方を解説！（無料エクセルテンプレートあり）

見積依頼書は、発注先や取引先などへ見積もりを依頼する際に必要となる書類です。

実は、見積もりを行う際には、最低限明示すべき事項を盛り込むことが建設業法によって定められています。
初めて見積依頼書作成に取り掛かる方の中には、一体どのような事項を盛り込んだら良いのかわからないという方もいるかもしれません。

そこで、本記事では、見積依頼書の書き方や作成のポイントについて詳しく解説します。
見積依頼書の作成に役立つ無料エクセルテンプレートもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

見積依頼書とは

最初に、見積依頼書の概要から見ていきましょう。
見積依頼書は、文字通り、見積書を依頼するために必要な書類のことです。
英語では、『Request For Quotation』でと表記することから、見積依頼書は『RFQ』という省略形で呼ばれることもあります。

この見積依頼書は、建設工事で発生する費用を正確に把握する目的で、発注先に対して代金算出を依頼する文書のことです。
発注を前提として見積依頼書を作成するケースもあります。

重要性

見積依頼書は、トラブル防止のために欠かせない書類です。
もしも、見積依頼書を用意せずに、口頭だけでやりとりしてしまうと、金額や期間などの条件を後から確認する手段がありません。
依頼先と発注先の双方で、『言った・言わない』のトラブルが発生するの避けるためにも、見積依頼書を作成して書面上で残しておく必要があるのです。

ちなみに、建設業法第20条（建設工事の見積り等）でも、見積もりに関して、以下のように定められています。

建設業者は、建設工事の請負契約を締結するに際して、工事内容に応じ、工事の種別ごとの材料費、労務費その他の経費の内訳並びに工事の工程ごとの作業およびその準備に必要な日数を明らかにして、建設工事の見積もりを行うよう努めなければならない。

引用元：建設業法第20条（建設工事の見積り等）

見積依頼書の役割

見積依頼書には、数量、工程、期間などの事項を記入しなくてはなりません。
これらの項目を依頼先と発注先の双方でよく確認することで、認識のズレを防ぐという役割があります。
事前に見積依頼書を作成して、具体的な金額を明らかにしておけば、取引の信頼性も高まりやすくなるでしょう。

また、見積依頼書には、取引の記録を残すことや取引の流れを作るといった役割もあります。

見積依頼書の書き方

ここからは、見積依頼書の書き方について見ていきましょう。
見積依頼書を作成する際には、『工事名称』、『施工場所』、『工事の全体工程』などといった複数の項目を記入しておかなくてはなりません。

もしも、見積依頼書にこれらの項目が提示されていない場合には、建設業法違反となり罰則を科せられる可能性があります。
記載項目に漏れがないように、十分に気を付けながら作成してください。

国土交通省の公式ホームページ上は、『建設業法令遵守ガイドライン』が用意されています。
見積依頼書の作成で迷った時には、そちらも参考にしてみると良いでしょう。

記載項目

見積依頼書の各項目の記載方法は以下の通りです。

宛先

宛先は、仕入先や発注先などの名称を記入します。
『◯◯株式会社』といったように、正式名称を入れるようにしてください。

仕入先や発注先の担当者名がわかっている場合には、『◯◯様』といったように様を付けて、社名と並んで名前を記入しておきます。

依頼主

依頼主の項目には、見積依頼書を依頼する側の情報を記入します。
社名、担当部署、担当者名などの情報を記載してください。

そのほかに、電話番号、ファックス番号、E-mailアドレス、住所などの連絡先の情報も入れておくと良いでしょう。

作成日

作成日は、『令和◯年◯◯月◯◯日』といったように見積依頼書を作成した日にちを記載してください。

納品場所

納品場所の項目には、届け先の名称を具体的に記入しておきます。
具体的な住所を記載することもあります。

『弊社指定場所』、『弊社本社』といったように記載しておくと良いでしょう。

納品期限

納品期限の項目には、いつ頃までに納品できるのかを記載してください。
『令和◯年◯◯月◯◯日』、『受注後3～7日』となどのように具体的な日にちを入れておきましょう。

支払条件

支払条件の項目には、どのような支払方法を用いるのかを記載してください。
『銀行振込』、『一括払い』、『分割払い』などのように、具体的な情報を記入しておきましょう。

項目

項目には、見積依頼品の明細を記載してください。
『商品名』や『品番』、あるいは『◯◯施工工事一式』などと記入します。

数量・単価

見積依頼品の数量や単価などを記載してください。

金額

金額の項目には、見積依頼品の具体的な費用を記入します。

備考

備考欄は、補足説明がある場合に記載してください。
補足がない場合にな記入しなくても問題ありません。

見積依頼書の作成方法

現代では、見積依頼書をパソコン上で作成するのが一般的となっています。
建設業界は、マイクロソフト社のエクセルやワードなどを使って、見積依頼書を作成する企業が多い傾向にあります。
エクセルやワードのどちらで作成しても問題はありませんので、自社で使いやすいオフィスソフトを利用してみると良いでしょう。

なお、オフィスソフトで作成した見積依頼書は、プリントアウトして郵送やファックス送信、電子化してメールへ添付するなどの方法で相手先へ届けます。

エクセルで作成する

エクセルには、日付の自動入力、関数を用いた計算式などの機能が搭載されています。
これらの機能を使えば、効率良く見積依頼書が作成できます。

表題を『見積依頼書』として、その左下側に宛先欄を用意しましょう。
宛先欄の右下には、依頼主の情報欄を設けるのが見積依頼書の一般的なフォーマットとなっています。

見積依頼品内容の前に、簡単な挨拶文を添えておくと良いでしょう。

【DL無料】見積依頼書エクセルテンプレート

アイピアでは、建築業向けに見積依頼書のエクセルテンプレートをご用意しました。
アイピアのテンプレートを使えば、一から見積依頼書を作成する手間が省けます。

ワードで作成する

ワードで作成する際にも、エクセルと同様の手順で見積依頼書を作成します。
エクセルよりも、細かく書式が設定できるのがワードのメリットです。
ただし、エクセルのようなセルの概念がありませんので、複雑な計算式を用いることはできません。

【DL無料】見積依頼書ワードテンプレート

こちらは弊社が作成したワード形式の見積依頼書テンプレートです。
ご自由にご利用ください。

管理システムで作成する

帳票のカスタマイズが可能な業務管理システムや建築見積ソフトを用いることで、より効率的に見積依頼書の作成が可能です。

見積依頼書を始めとする書類作成に多くの時間を費やしている、ミスを減らしたいという方は、業務管理システムや建築見積ソフトの導入を検討すると良いでしょう。

作成のポイント

最後に、見積依頼書を作成する際のポイントをお伝えします。

仕様書などの関連資料の貼付

見積依頼書だけでは、説明不足となってしまい、具体的な内容が伝わりにくいことがあります。
そのため、関連資料も用意しておきましょう。

工事に関する図面や仕様書などを見積依頼書に添付しておけば、正確な見積もりを相手先に伝えることができます。

商品・サービスの詳細な記載

見積依頼書には、見積依頼品の商品名やサービス名などを正確に記入しておかなくてはなりません。
誤解を招くのを防ぐためにも、省略名ではなくて必ず正式名称を用いるようにしてください。

正式名称と一緒に品番や型番などの情報も明記しておけば、お互いの認識のズレが防ぎやすくなるでしょう。

何がいつまでに必要か明確に記載

見積依頼書を作成する際には、『何を（品名や型番）』、『いつまでに（納品期限）』、『どのくらい必要か（数量）』を明確化しておくのがポイントです。

たとえば、『◯◯施工工事一式』とする場合には、表を挿入しておくと良いでしょう。
表があれば、見積もりの内容がより伝わりやすくなります。

表を入れるのが難しい場合には、箇条書きで内容を簡潔にまとめても問題ありません。

まとめ

ここまで、見積依頼書の概要、書き方、作成のポイントについてお伝えしてきました。
見積依頼書は、取引先や発注先に対して、見積書を依頼するために必要な書類のことです。

双方の認識のズレを防ぐ、取引の流れを作る、費用を明確化するといった役割があります。
見積もりを書面で残しておけば、トラブル防止にもなるでしょう。

見積依頼書を作成する際には、エクセルやワードなどのオフィスソフトを使うのが一般的です。
宛先や依頼主、納品場所・期限、金額、支払条件などの項目を必ず入力しておきます。
また、建築見積ソフトのような専用ソフトの活用もおすすめです。

一から見積依頼書を作るのは、手間がかかってしまいます。
本記事でご紹介した、弊社作成のエクセル無料テンプレートもぜひご活用ください。

建築業向けの管理システム「アイピア」